nr-logo

Strategisk kunskap om företagskommunikation

En gemensam mötesstrategi kan man få alla att blicka åt samma håll och fokusera på rätt saker. FOTO: Pixabay

5 råd för bättre möten

Svenska tjänsteanställda sitter i möten cirka tolv timmar en genomsnittlig vecka. 50 procent tycker samtidigt att de flesta möten är ineffektiva och saknar tydliga mål. Kraven på de virtuella möten är dessutom ännu högre.

  • Artikel annons 1

En svensk tjänstearbetare använder cirka tolv timmar av sin arbetsvecka till möten. Av dessa så säger 50 procent att det inte finns tydliga mål, 40 procent menar att det inte finns ett tydligt syfte och 50 procent tycker att de flesta möten av ineffektiva.

Det menar konsulterna på 3S som bland annat jobbar med företag för att utveckla deras möteskultur.

– Kvantitet visar på en brist av kvalitet. Kompetensen kring hur man genomför möten är helt enkelt för låg, och därför har vi också långa och många möten. Det är utan tvivel en kompetensfråga, menar Jacob Marinko, senior konsult på 3S.

Telefonmöten vanligast

Siffrorna bygger på intervjuer med 3 000 svenska medarbetare på bland annat Riksbanken, Hyresgästföreningen, IF Metall, Täby kommun och Congrex.

Sett till virtuella möten i siffer-sammanställningen var telefonmöten var vanligast, efter detta följde videokonferenser och sedan webbmöten.

Undersökningen visar tydligt att medarbetarnas krav på mötesstruktur och tydlighet är större vid virtuella möten än vid det fysiska mötet.

5 nycklar

3S har tagit fram fem råd för att skapa en mer medveten och hållbar möteskultur.

1. Nulägesmätning, ta rada på hur det ser ut – egentligen. Hur tycker medarbetarna att möteskulturen fungerar? Detta skapar reflektion och en gemensam start inför ett kommande mötes-arbete i organisationen.

2. Engagera ledningen, för att förändra på ett effektivt och hållbart sätt krävs det att ledningen ser den strategiska nyttan och föregår med gott exempel. Här gäller det att få ledningen att ta ägandeskap för frågan, men initiativet kan komma från organisationen.

3. Gemensamma spelregler, som bestämmer hur vi vill ha det på våra möten. Att leva efter dem är en stor men viktigt utmaning. Spelreglerna ska vara synliga i mötesrummen och successivt bli en del av en ny kultur. För att göra skillnad behöver medarbetarna engageras i processen.

4. Kompetensutveckling, vad behövs för att ny/stärkt kompetens för att leverera den bästa möteskulturen? Hur får vi våra mötesledare att bidra till en mer effektiv möteskultur? Glöm inte att det oftast är chefer som är mötesledare, och att de i många fall spenderar ännu mer tid i möten än den genomsnittliga medarbetaren. De behöver kompetens att leda möten på ett effektivt sätt.

5. Integration i verksamheten, se till att möteskulturen lever i vardagen! För att lyckas behöver man inkludera möteskulturen i system, rutiner och kommunikationsplaner. Exempel kan vara i rekrytering, introduktioner av nya medarbetare, mallar för utvecklingssamtal och kommunikation på intranätet.

Kommentarer

Kommentera

Kommentarer förhandsgranskas inte. Alla kommentatorer ansvarar för sina egna inlägg. Håll god ton och följ lagen. Klicka här för att läsa våra regler för kommentarer.

  • Annons 3

Fler nyheter

FMI väljer iipax one

Ida Infront, dotterbolag till Addnode Group, har fått uppdraget att leverera dokument- och ärendehanteringssystem till Fastighetsmäklarinspektionen, FMI

Digital hjälp till 1000

Projektet Kickstart digitalisering har fått mer pengar från Tillväxtverket. Nu ska svenska företag få hjälp med sin digitala övergång för att ligga före sina utländska konkurrenter.

  • Annons 4

5G tidigare än beräknat

Rapporter om att stora telekombolag landsätter storskaliga 5G-projekt duggar allt tätare över hela världen. Branschanalytiker spår nu hur 5G utvecklingen ser ut en bit in i framtiden.

Förstärker 5G-signaler

Trots att 5G ännu inte lanserats på de breda kommersiella kanalerna sker tekniska förbättringar för att vässa signalerna.

Prenumerera på Telekom idags nyhetsbrev. Det är helt gratis. Anmäl dig här