Kollaboration för innovation

[ARTIKEL FRÅN TELEKOM IDAG NUMMER 3–2012]

Dagens unified communications bygger mycket på att man vet vem man söker och enkelt ska kunna nå den personen på bästa möjliga vis. Oavsett om det för tillfället råkar vara via mobilen, videolänk eller kontorstelefonen. Men vad händer när allt vi vet är att vi behöver en viss kunskap? En idé tillräckligt snillrik för att knäcka ett problem eller någon specifik kompetens vi själva saknar.

Tja, en möjlighet är förstås att söka hjälp hos någon erkänt duktig konsult. Fast tänk om lösningen redan finns rakt under näsan, utan att vi vet om det? Det är här social collaboration kommer in i bilden.

Naturligt utbyte

Social collaboration kan bäst beskrivas som det tredje c:et i ucc. Översatt till it-termer pratar vi intranät, gemensamma arbetsytor, internbloggar, rss-flöden och tweets. Mjukvaru- eller molnbaserade verktyg som inte bara gör det möjligt att dela med sig av vad man själv har erfarenhet av, kan och vill – utan också fånga upp hur andra tänkt och gjort. Bortom sitt omedelbara kontaktnät.

– Poängen är att skapa ett företagsklimat som främjar innovation. Där det är naturligt att utbyta kunskap, idéer och best practices och hålla oss informerade om vad som händer inom den egna organisationen, vare sig vi jobbar som säljare, chefer, cio:er eller lagerarbetare, säger Lars-Olof Allerhed, collaboration evangelist på IBM.

Virtuellt teamwork

Låter det luddigt? Låt oss ta ett belysande exempel. Anta att ert företag håller på att införa ett nytt telefonisystem. I god ton uppdaterar projektledaren löpande på internbloggen hur arbetet fortskrider. En dag konstaterar han att implementeringen riskerar att försenas eftersom man har stött på patrull.

I tåget på väg hem passar Sofia från en helt annan avdelning på att kolla in intranätet via mobilen, mest för att hon är nyfiken på att veta hur andra reagerat på BYOD-frågan hon kastat ut. Hennes blick faller på uppdateringen. Trist att de kört fast. Men vänta, visst känner hon igen samma problem från ett snarlikt projekt? Sofia tycks minnas att kollegan hade en smart lösning. Då denne är online skickar hon ett snabbt meddelande och vips har ett spontant virtuellt teamwork börjat ta form.

Företaget i fickan

Istället för att gå igenom otaliga led kan man platta ut hierarkierna, göra varandras styrkor sökbara i personliga profiler à la Linked in eller Facebook och förhoppningsvis slippa dyra konsultarvoden.

– Tillsammans blir vi både smartare och snabbare. I ett stort samarbetsnätverk kan olika medarbetare sköta olika deluppdrag och projekt som normalt skulle ha tagit månader kan kortas ner till veckor, hävdar Lars-Olof Allerhed.

Också Microsoft ser social collaboration som en självklar del i konsumentifieringen av it och i sitt eget ekosystem.

– Närheten till information ökar utsikterna att lösa affärsproblem på nya sätt och med den här tekniken kan du ha hela företaget med dig i fickan eller handväskan. Plattformen möjliggör den form av sociala och sömlösa upplevelse som folk vill ha baserade på erfarenheter från deras vardag – samtidigt som den levererar den säkerhet som företag behöver, säger Emelie Ekblad, produktmarknadschef för Lync.

Smidigare integration

Enligt de båda jättarna på området kan cio:er som suckat över att unified communications varit en mardröm att pussla ihop med olika administrationsgränssnitt för varje komponent andas ut. Rent tekniskt ska nästa steg inte behöva vara så svårt att integrera. I fråga om social collaboration rör det sig antingen om helt webbaserade tjänster eller öppna api:er som man kan skriva egna appar ovanpå.

– Tanken är också att samla allt på samma ställe. Du ska inte behöva ta dig ur Outlook eller Lotus Notes, utan samarbetsverktygen ska finnas där som en socialt naturlig del av hur du jobbar. Ett komplement till din nuvarande vardag, förklarar Lars-Olof Allerhed.

Kräver rätt attityd

Något som däremot kan sätta käppar i hjulet är kulturen. Här finns inget utrymme för det gamla sättet att se på information och kunskap; ”jag är värdefull för att jag kan och därför håller jag det för mig själv”.

– Sådan mentalitet, där någon agerar flaskhals för att hålla sin egen inbox full, får företaget ingen utväxling av. Värdet av var och en ökar istället i takt med hur mycket de delar med sig, fortsätter Lars-Olof Allerhed.

För att lyckas behöver företag genomgripande förändra sitt sätt att arbeta. Det innebär bland annat att identifiera eldsjälar som kan visa hur man bäst drar nytta av plattformen. Även företagets ledare bör föregå med gott exempel och blogga istället för att skicka veckobrev etcetera. Men man måste också tillåta anställda att följa vad andra gör och skapa tid för det. Här kan det vara klokt att involvera hr-avdelningen för att fastställa hur kommunikationen internt ska se ut.

Positiv spiral

Enligt Emilie Ekblad finns tekniken och lösningarna redan och på Microsoft märker man av ett växande intresse hos företag att vilja samarbeta socialt. Hur långt de har kommit på denna resa varierar däremot. Ett antal ligger långt framme, men den stora massan står och funderar.

– Vi tror att det finns många fördelar i det nya sättet att använda it som företagen kan utnyttja och finna synergier i. Till exempel i fråga om karriärsutveckling och hur vi rekryterar.

Nyutexaminerade kan raskt bli mer än färskingar genom att dela med sig av sina idéer, kontaktnät och intressen. Och att se att det finns möjlighet att komma någonvart, utan att nödvändigtvis ha funnits med i koncernen i tjugo år kan i sin tur göra arbetsplatsen mer attraktiv för innovativa ungdomar.

– Nu står vi äntligen inför den generationen av uc som erbjuder det som de flesta trodde att uc skulle leverera från början, avslutar Lars-Olof Allerhed.

/// BOKTIPS ///