nr-logo

Strategisk kunskap om företagskommunikation

Krönika

Välj bort risken för mötesinfarkt

  • Artikel annons 1

Runt en tredjedel av vår arbetstid spenderas i möten, varav kanske hälften saknar ett reellt syfte eller mål. Många sätter en ära i att klara av att göra flera saker samtidigt, som att läsa mejl under möten, men egentligen har vi rätt dålig simultankapacitet. Detta gör mötena både ineffektiva och för många.

I en del mötesbenägna organisationer blir möten som en typ av demokrati som gått snett, alla måste vara med och tycka om allt. Det har gått så långt att en del börjar diagnostisera organisationer som i riskzonen för mötesinfarkt. Det är omöjligt att boka in personer för möten då alla har sina kalendrar dubbelbokade för lång tid framöver.

Ett tecken på stundande mötesinfarkt hittar vi i själva mötesrummen, eller utanför kanske. Är rummen alltid upptagna? Hur fungerar de digitala mötesrummen? Är det enkelt att boka, leda, spela in och publicera möten? Får dina möten rätt publik som driver arbetet framåt?

Dagens möten ska vara möjliga med interna användare, så väl som med vem som helst med en telefon eller dator utanför organisationen. Delade kalendrar och närvarostatus gör det enkelt att boka upp kollegor till den sista tillgängliga minuten. Inspelningsfunktioner och intranät gör tillgången till sparat material enorm. Vi ser även tendenser till interna klickbildningar, en grupp medarbetare gillar ett specifikt system som inte gillas av en annan grupp som arbetar på ett annat sätt. Vi förstår att med moderna mötessystem som ständigt blir bättre, och användare som ständigt blir flitigare på att använda systemen, så är mötesinfarkten nära förestående för många.

För att förstå problemet och skönja en lösning kan vi snegla mot sociala nätverk eller egentligen vilken plattform som helst som distribuerar innehåll. Som sociala varelser vill vi ha ett system för professionella kontakter och publiceringar, men ett annat för lekfulla uppdateringar kring vår fritid. Vi vill ha separata system för att prata med familj och vänner, kontra system vi använder professionellt. Barn och unga vill inte vara i samma nätverk som föräldrar, singlar vill socialisera utan inblandning av folk i parförhållanden.

Men istället för att bara se till bättre teknik och nya digitala mötesformer måste vi låta mänskliga faktorer guida oss mot effektivt samarbete och effektiva möten. Det sägs att organisationskulturen alltid vinner över strategier, men egentligen måste vi få båda dessa komponenter att dra åt samma håll. Här finns ledtrådarna till hur vi vill samarbeta, och här finns även de viktigaste kriterierna för att göra rätt val av teknik för effektiva möten.

Istället för att se mångfalden inom mötessystem och möteskultur som ett problem så ska vi bejaka den. Vi behöver fler system, inte färre. Det finns nog inget system som passar alla i alla lägen, vi tycker väl alla om smörgåsbordets valmöjligheter? Kanske ska vi inte fokusera så mycket på verktyget utan mera på den publik vi vill nå. Vad använder de idag? Vad fungerar bra och anammas, vad fungerar dåligt och måste påtvingas? Hjälp din organisation bort från mötesinfarktriskzonen och fram mot mötesvalmöjligheterna, och glöm inte att det faktiskt går att tacka nej till vissa möten oavsett system.

 Mattias Kressmark är konsult inom unified communications och har 20 års erfarenhet från telekombranschen. Det senaste decenniet har han arbetat med implementationer av moderna samarbets- och möteslösningar både i Sverige och internationellt.

Taggar:

Kommentarer

Kommentera

Kommentarer förhandsgranskas inte. Alla kommentatorer ansvarar för sina egna inlägg. Håll god ton och följ lagen. Klicka här för att läsa våra regler för kommentarer.

  • Annons 3

Fler nyheter

  • Annons 4

Förändrar världen med teknik

Tietos innovationschef tror på att kunskapsöverföring och utbildning kan göra både företag och samhälle mer jämlika och på så vis även mer effektiva och framgångsrika. Och att proppen till utveckling ofta sitter högst upp.

Prenumerera på Telekom idags nyhetsbrev. Det är helt gratis. Anmäl dig här