Varberg lyfter Skypeluren

”Stor och omvälvande förändring”

Det är, förutom en ny teknisk lösning, också nya arbetsmetoder och nya gränssnitt som gäller för personalen i kommunen. Därför har det varit väldigt viktigt att fånga personalens intresse och förtroende.

– Där har Uclarity varit jätteduktiga på att arbeta med det, hade vi inte tagit hjälp där hade det varit svårare. Det här är en så pass stor och omvälvande förändring, säger Anders Boustedt.

Kommunen har fokuserat på ett flertal olika utbildningsinsatser – handledare har utbildats i klassrum vid tre tillfällen, man har hållit webinarier, producerat videofilmer på internwebben och handledare har utbildat på plats ute i verksamheten. I samband med lanseringen användes konceptet Miljösmart kommunikation. I oktober, då det var dags för den stora övergången, arbetade man också med en särskild lanseringsakut som gav fler möjligheter att få hjälp och support för kommunens medarbetare.

– När det blir en så stor big bang så gäller det att hålla tungan rätt i mun, och det gäller att utbilda, säger Anders Boustedt.

Det enda som inte riktigt blev som det var tänkt var att utbildningspaketet som riktade sig mot kommunens chefer. Där var det en händelse som inte hade gått att förutse, eller räkna med, som kom emellan.

– Det var jättesynd att projektet krockade med flyktingkrisen. Vi hade behövt den aktivitet som vi planerade för chefsledet, säger Anders Boustedt.

Knepigare blev det att rensa bland anknytningarna i kommunen. Kanske hade det inte behövt bli så, menar Anders Boustedt.

– En lärdom vi dragit är att det gäller att ha örnpejl på sin katalog. Redan 2011 föreslog jag att vi skulle koppla ihop telefonnummer och vårt active directory. Där ångrar jag att jag inte stod på mig mer, säger han.

Varbergs kommun kunde rensa ut cirka 400 anknytningar som inte behövdes. Det kunde vara folk som slutat eller konferensrum som inte behövde eget nummer.

– Det var synd, för vi hade byggt prismodellen och budgeten utefter det, säger Anders Boustedt.

Idag är det ungefär 1 000 anknytningar i kommunen som använder Skype för företag.

Samarbete över kommungränsen

De nya möjligheterna att samarbeta, både internt och externt, är en stor och positiv förändring efter att arbetet nu är klart.

– Alla kommuner här i Halland kör Skype för företag, landstinget i Hallands län kör Skype för företag och det gäller också räddningstjänsten som vi har här ihop med Falkenbergs kommun, säger Anders Boustedt.

Exempelvis under en stor krisövning inom kommunen där flera olika aktörer behövde vara delaktiga så gjorde det stor nytta att kunna använda verktyget, inte minst för att kunna använda både chatt och telefoni samtidigt.

– Hade det här varit en lösning som bara fungerat i Varbergs kommun och var specifik för verksamheten här så hade jag nog inte kämpat lika mycket för det. Nu kan jag ha alla leverantörer jag behöver prata med samlat på ett ställe, och jag kan ha andra it-chefer i min lista också. Allt från it-chefen i Tyresö till Mellerud och Vänersborg.

Anders Boustedt medverkar som talare under Nolldistans 15 maj. Vill du veta mer om programmet och boka din plats? Klicka här.