Volvo Group väckte användarnas ha-begär

Flera it-tjänster hos Volvo Group skulle ut i global lansering under åren 2013–2014. Det rörde sig om en massiv utrullning till cirka 65 000 användare som rörde det mesta, från nya Windows och Lync till funktioner kring mobilitet. Men istället för att jobba på klassisk maner, där it-avdelningen är drivande valde lastbilsjätten en helt annan strategi.

Sara Järpenberg har den lite annorlunda titel: Ansvarig för kommunikation till it-användare. I bagaget har hon 16 års erfarenhet på Volvo Groups it-avdelningen. Och i denna utrullningen fick hon ta tyglarna för en helt ny typ av införande.

Intern marknadsföring

Volvo Group inledde ett samarbete med Sigmas digitala kommunikationsbyrå Maverick och hela projektet bygger på att skapa en hajp och få förändringar att verka som en en attraktiv framtid.

– Det handlar om ett förändrat arbetssätt för oss. Vi jobbar med lanseringen på samma sätt som man jobbat med extern marknadsföring. Det handlar om att sälja in förändringen till användarna istället för en ”take it or leave it”-inställning. Målet var att få användarna att älska de nya tjänsterna och vilja ha dem redan innan själva lanseringen.

Och suget för tjänsterna kom, med besked. I flera av lanseringarna överträffade man sina mål med dubbleringar och lyckades även ligga före i projektplanen.

– Med 16 års erfarenhet på it-avdelningen tror jag aldrig det har hänt. Vi låg före tidsplanen och stängde projektet innan deadline, säger Sara Järpenberg och skrattar.

Fokus på förarbetet

För att förstå användarna och verkligen lära känna sin målgrupp gjordes ett enormt förarbete inför varje planerad lansering.

– Vi började med att lära känna målgruppen genom intervjuer, pilotgrupper och undersökningar. De skulle vara ”riktiga” användare i organisationen, från alla världsdelar, olika kön och åldrar för att få en så bra spridning som möjligt.

Det krävdes inte speciellt stora grupper för att läsa ut trender och åsikter. Vissa saker var triggare och det drog man nytta av på Volvo Group.

Efter det tog man fram kommunikationskoncept för den interna marknadsföringen. Bland annat en sajt, fysiska posters och reklamfilmer för att väcka nyfikenhet.

– Ofta finns det 100 coola och bra funktioner i ett verktyg och vi vill gärna visa på allt. Men vi valde som strategi att endast välja ut en och lyfta fram: Easier to work! Det var motiveringen, vi ville inte snacka om de 99 andra bra sakerna, det skulle bara förvirra och ta bort hooken. Men detta kunde alla förstå – det blir enklare att jobba och du kommer arbeta effektivare.

Pris-regn över projektet

Projektet har haft många vinster. Snabbare processer, minskade kostnader och mer nyfikna och engagerade medarbetare som vill byta verktyg. Som exempel kan nämnas att 81 procent av användarna var nöjda med sin it-miljö, jämfört med 65 procent innan kampanjerna. 86 procent av de som besökte kampanjsajten, när det var dags att migrera till Windows 7, vidtog åtgärd efter att de besökt sajten och registrerade sig för att tidigarelägga sin migrering. Vilket också lett till ett ökat engagemang bland användarna.

Men, som om de goda resultaten inte var nog så ledde arbetssättet också till att Volvo Group blev nominerade, och vann, två kategorier på Swedish Learning Awards. Bästa innovation och Bästa kompetenssatnings.

– Det är helt fantastiskt! Att tävla men också vinna något som man arbetar dagligen med. När jag ser tillbaka över allt vi gjort och åstadkommit har jag fler wow-moment som gör att jag nästa ryser. Det ger en verklig boost att tävla med sitt arbete, säger Sara Järpenberg.

Sara Järpenberg kommer att medverka på kommande Nolldistans den 6 maj för att berätta mer om Volvo Groups spännande arbetssätt.