5 råd för bättre möten

En svensk tjänstearbetare använder cirka tolv timmar av sin arbetsvecka till möten. Av dessa så säger 50 procent att det inte finns tydliga mål, 40 procent menar att det inte finns ett tydligt syfte och 50 procent tycker att de flesta möten av ineffektiva.

Det menar konsulterna på 3S som bland annat jobbar med företag för att utveckla deras möteskultur.

– Kvantitet visar på en brist av kvalitet. Kompetensen kring hur man genomför möten är helt enkelt för låg, och därför har vi också långa och många möten. Det är utan tvivel en kompetensfråga, menar Jacob Marinko, senior konsult på 3S.

Telefonmöten vanligast

Siffrorna bygger på intervjuer med 3 000 svenska medarbetare på bland annat Riksbanken, Hyresgästföreningen, IF Metall, Täby kommun och Congrex.

Sett till virtuella möten i siffer-sammanställningen var telefonmöten var vanligast, efter detta följde videokonferenser och sedan webbmöten.

Undersökningen visar tydligt att medarbetarnas krav på mötesstruktur och tydlighet är större vid virtuella möten än vid det fysiska mötet.

5 nycklar

3S har tagit fram fem råd för att skapa en mer medveten och hållbar möteskultur.

1. Nulägesmätning, ta rada på hur det ser ut – egentligen. Hur tycker medarbetarna att möteskulturen fungerar? Detta skapar reflektion och en gemensam start inför ett kommande mötes-arbete i organisationen.

2. Engagera ledningen, för att förändra på ett effektivt och hållbart sätt krävs det att ledningen ser den strategiska nyttan och föregår med gott exempel. Här gäller det att få ledningen att ta ägandeskap för frågan, men initiativet kan komma från organisationen.

3. Gemensamma spelregler, som bestämmer hur vi vill ha det på våra möten. Att leva efter dem är en stor men viktigt utmaning. Spelreglerna ska vara synliga i mötesrummen och successivt bli en del av en ny kultur. För att göra skillnad behöver medarbetarna engageras i processen.

4. Kompetensutveckling, vad behövs för att ny/stärkt kompetens för att leverera den bästa möteskulturen? Hur får vi våra mötesledare att bidra till en mer effektiv möteskultur? Glöm inte att det oftast är chefer som är mötesledare, och att de i många fall spenderar ännu mer tid i möten än den genomsnittliga medarbetaren. De behöver kompetens att leda möten på ett effektivt sätt.

5. Integration i verksamheten, se till att möteskulturen lever i vardagen! För att lyckas behöver man inkludera möteskulturen i system, rutiner och kommunikationsplaner. Exempel kan vara i rekrytering, introduktioner av nya medarbetare, mallar för utvecklingssamtal och kommunikation på intranätet.