Bjanka Colic: Möteskulturen är en del av visionen

För ett tag sedan läste jag i en artikel att organisationen Fellowmind introducerat en ny roll på kontoret, en mood manager. Kortfattat, en receptionist som i sin rollbeskrivning också ska skapa trivsel på jobbet genom roliga mejl, spontana jippon och härliga frukostar.

Det låter kanske lite överdrivet, men samtidigt är det precis vad andra stora företag gjort under en ganska lång tid. När Google introducerade pingisbord, lekplatser och tre mål om dagen så var det främst för att motivera medarbetarna till att hänga mer på kontoret, insupa mer av kulturen och fortsätta lösa problem långt efter att klockan slagit 17.00.

Att många företag skulle befinna sig i limbo nu efter pandemin, har många föreläsare och tidningsartiklar redan siat om och det är inte överraskande att vi ser olika lösningar på hur man motiverar kontorets nya roll.

Vissa har kanske tagit det enkla beslutet att kalla tillbaka all personal. Tydligaste exemplet är Elon Musk som inte vill ha kvar de medarbetare som inte infinner sig på kontoret minst 40 timmar i veckan. Hemjobb går bra – efter att man gjort sina 40 timmar. Andra har valt att ge medarbetarna eller team fullständig autonomi att själva styra över sin tid och arbetsplats. Majoriteten har dock valt en mellanväg och beslutat om fasta dagar eller en andel i procent som man som medarbetare rekommenderas vara på plats.

När kontoret inte längre är kärnan för en organisations existens och dess fortsatta utveckling, så har det skapat en förändring för mötes- och samarbetsformer. Innan pandemin var möten synonymt med fysiska konferensrum, idag är walk-and-talk och digitala möten en normalitet. Våra mötesrum funkar fortfarande hyfsat för att genomföra möten utifrån gamla premisser, men de är sällan rustade för framtiden.

Missat att utnyttja limbon

Den största förundran i dialogen kring kontorets nya plats är kanske det faktum att det är väldigt få organisationer som valt att använda denna limbo till att faktiskt utmana kontorsnormer, testa nya arbetssätt och mötesformer.  Majoriteten har egentligen bara ersatt digitala möten med hybrida möten, en full arbetsvecka hemifrån med några dagar på kontoret och klassiska mötesrum har uppgraderats till Teams Meeting Rooms.

Därför var det en energifylld dialog jag hade med en kund som berättade om deras idé att möteskulturen skulle genomgå en förändring, sättet de möts på, hur de definierar kontoret, hur möten och kontoren ska bidra till organisationens och medarbetarnas bästa. Inställningen handlade om att utmana gamla antaganden, tänka innovativt och framtidssäkra. Kan vi bygga sömlösa upplevelser mellan det digitala och hybrida både i konferensrummen men även utanför? Hur kan vi nyttja öppna ytor för att skapa spontana sammankomster oavsett var man befinner sig? Och så vidare.

Trendrapporterna pratar om att framtiden för möten kommer vara ”omnichannel”, vr eller avatarer men våra mötesrum är fortfarande väldigt mycket konstruerade efter idén att möten har man på kontoret med utrustning som inte uppdaterats på flera år. Det beklagliga är att hybrida möten och antal dagar på kontoret diskuteras som något isolerat fenomen när det egentligen hör ihop med företagets övergripande vision.

Vad är målen för vår organisation och hur ska kontoret, våra arbetssätt och vår kultur hjälpa oss att nå dessa?

När man tänker på arbetsplatsstrategin utifrån ett större perspektiv så känns en mood manager, trots sin lekfulla twist, som ytterligare en metod att få tillbaka folk till kontoret istället för att utmana nya arbetssätt, diskutera medarbetarskap och framtidssäkra arbetsplatsen.

Bjanka Colic

Digital strateg, Diwo

Ps. Medan jag skrev denna krönika så kom jag in på en nyligen publicerad video om Googles nya jättecampus, Bay View, och blev angenämt glad över att techjätten fortsätter att utmana våra förutfattade meningar om vad arbetssätt är och hur kontor kan vara utformade, väldigt inspirerande. Kika på den här!