Connect-talarna: Så behåller man kreativitet digitalt

När Telekom idag frågar Henrik Byström hur man bör lägga upp arbetet nu när restriktionerna har släppt vill han först illustrera hur mycket som faktiskt har hänt de senaste åren – genom att blicka tillbaka i tiden.

– För drygt tio år sedan fanns det en stor skepsis mot hemarbete och Microsofts jobba hemma-dag uppfattades som något högst kontroversiellt, men vi kunde redan då se samma effekter som pandemin har fört med sig – mindre trafik och köer i Stockholm och att koldioxidutsläppen minskade. Vi såg även att folk uppskattade att arbeta hemifrån i lugn och ro. Men man kunde ju se utmaningarna också – och dem har vi försökt jobba med sedan dess. Att stressen ökade var något som var aktuellt redan för många år sen och vi kunde tidigt se utmaningar såsom ökad isolering och polarisering, säger han.

Den vanligaste frågan Henrik fick då var: “Hur vet du att folk gör sitt jobb när de inte är på kontoret?” Något han kontrade med: “Hur vet du att de gör sig jobb bara för att de är på kontoret?” Han menar att frågan om var arbetet ska utföras inte längre är lika viktig – och något som pandemin bevisat.

– Pandemin har motbevisat rädslor om att hemarbete inte skulle fungera. Tvärtom har vi klarat pandemin så pass bra just tack vare att vi har kunnat arbeta hemifrån – och inte minst tack vare tekniken. Faktum är att studier visar att produktiviteten faktiskt har ökat under pandemin.

I fjol startade Henrik Byström det egna bolaget Downriver Management, där han ska hjälpa kunderna med affärsutvecklande digitalisering. Han har närmare trettio års erfarenhet av digitalisering, varav 14 på just svenska Microsoft. Där använde man erfarenheterna från ett modernt arbetssätt när man inredde sitt nya kontor i centrala Stockholm.

– Vi såg redan då att människor satte sig hemma när de ville koncentrera sig. Att arbetade offsite exempelvis på ett hotell eller liknande när de ville skapa och vara mer kreativa. Och det var då vi insåg att vi var tvungna att bygga om kontoret eftersom vi hade en arbetsplats där folk inte kunde koncentrera sig men inte heller vara kreativa. Microsoft ville ju ha en arbetsplats som var precis tvärtom.

Det finns studier som visar att stora organisationer inte är lika kreativa vid distansarbete. Vad är din syn på det?

– Det har vi också sett. Microsoft har gjort en del sådana studier. Ett år in i pandemin kunde man se att företags självskattade innovationsförmågan hade sjunkit från 42 till 29 procent jämfört med en studie som gjordes ett år innan pandemins början, säger han och fortsätter:

– Lägger man då ett större filter på detta med andra data så kan man se att till exempel Nya Zeeland, som är ett land där samhället har öppnats och stängts fler gånger. Där har man sett en korrelation mellan att människor tar fler externa kontakter när samhället öppnar upp samt att vi kryper in i en “teamisolering” igen (närmsta teamet) när samhället stänger ner. Och för mig har de här två faktorerna en direkt korrelation till vår skattning av innovationsförmågan.

Henrik Byström håller med om att distansarbete kan ha en effekt på innovationskraften, men menar att det inte behöver vara negativt. Han menar att innovation mer handlar om hur man jobbar snarare än var man jobbar. Som ett exempel nämner han virtuella bolag – som ju driver sin innovation helt och hållet utan ett gemensamt kontor.

Så hur ska vi tackla den här frågan när vi inte möts fysiskt?

– Först och främst måste man titta på vad man vill åstadkomma. Vilka är målen? För att nå dem måste man genomföra ett antal aktiviteter som ska ge ett visst resultat. Sen får vi diskutera hur vi skall samarbeta på bästa sätt.

Han jämför arbetet med en idrottsperson som har ett tydligt träningsprogram – på vägen till OS-guldet så vinner de deltävlingar och når andra delmål. Detta gör att de ser att aktiviteterna leder dem rätt. I näringslivet är det på ett liknande sätt. Egentligen spelar det ingen roll var eller vilken tid på dygnet du gör aktiviteterna. Det viktiga är att de leder i rätt riktning mot målet.

– Jag tycker det är där diskussionen behöver vara istället för kring platsfrågan.

Handlar det om digital mognad?

– Till viss del handlar det om att vi inte har rullat ut modern teknik eller vet hur vi ska tillämpa den. Men det är även en kulturfråga. Med det sagt kommer inte innovationen bara för att vi har tekniken – vi behöver en kultur som fostrar innovation och nätverkande – och sedan behöver man veta hur man ska använda de olika tekniska förmågorna.

Kan man se de digitala mötena som en fullgod ersättare till de fysiska mötena?

– Jag tycker inte man ska se det som antingen eller. Vi måste gå bort från själva platsfrågan. Platsen är ett verktyg vi har – det har sina styrkor att vi kan träffas och känna fysisk energi, men vi kan vara lika samverkande i ett digital forum. Det behöver inte vara antingen eller.

Men hur ska man få ihop det rent konkret i en stor organisation, ska man ha tydliga regler?

– Jag börjar bli ganska trött på förstå-sig påare som säger sig ha facit. Det finns tusentals olika studier som visar en massa olika saker, men ingen har ju jobbat i just ER organisation. Man behöver, precis som med allting, ta till sig den kunskap som finns i studier och andra källor och omsätta det i sin egen verksamhet. Just nu är det väldigt mycket åsiktsbaserade beslut i stil med “Vi ska vara på kontoret två dagar i veckan.” Och där tror jag man går fel. Den planen spricker lätt.

Han menar att det handlar om att snacka.

– Det som är nyckeln här är att man måste snacka om det i laget. Hur vill vi ha det? Varför trivs du så bra hemma och andra inte? Vissa jobbar bäst under andra tidpunkter på dygnet än majoriteten av kollegorna. Och där kan tekniken stötta oss eftersom ett möte inte längre behöver vara en företeelse som sker vid en viss tidpunkt – utan ett inspelat möte kan till exempel möjliggöra så att kollegor kan ta del av det senare och då ge sin syn på saker som diskuterats.

Hur ska vi få till innovationsprocessen?

– Kan man ha ett öppnare mindset så finns det många intressanta samarbetsprocesser. Ta ett stort byggföretag som har personal utspritt på hundratals olika platser. Med hjälp av digital teknik kan de “mötas”, fotografera, dokumentera och starta ett flöde där de delar idéer med varandra. Som ledare kan du då jobba med processerna för själva coachandet och guida dem i hur tekniken kan användas för att skapa innovation, säger han opch fortsätter.

– Ibland kan det vara svårt att förmedla alla digitala möjligheter för medarbetarna. Där kan vi som har arbetat länge med digitalisering hjälpa till att förklara, exempelvis att här skulle ai-teknik kunna passa, och här kan man ta hjälp av sensorer som mäter, eller här en app som gör si eller så. Den verkliga utmaningen ligger hos ledarna att coacha sina medarbetare att ta till sig tekniken och inte bara rulla ut teknik.

Hur tror du att det kommer att se ut om två år?

– På sikt tror jag att polariseringen mellan att jobba hemma eller på jobbet kommer att försvinna. En annan effekt jag tror att vi kommer att se mer av är att storstäderna kommer att växa mer på bredden – dels har folk inte längre råd att på samma sätt bo i innerstäderna och dels har pandemin bevisat att arbetet inte längre behöver vara lika platsberoende. Det leder också, tror jag, till att vi kommer att anställa folk från hela Sverige, till och med hela världen framöver.

Sofia Ahlmark Hyvärinen har över 20 års erfarenhet inom telekomvärlden och klev in i rollen som säljdirektör för B2B på Tele 2 mitt under pandemin. I egenskap av ledare har hon absolut märkt av utmaningarna – inte minst på ett personligt plan men framförallt med att ha sina medarbetare på distans.

– Visst är det så att möten mellan människor bygger kreativitet så det man kan fundera på är vad vi hade varit om vi inte hade haft en pandemi. Nu har vi lanserat ganska många nya tjänster den här tiden, säger hon.

Har du märkt av att innovationskraften har blivit lidande?

– Ur ett medarbetarperspektiv har jag sett att det har varit tufft. Det ställer högre krav på våra medarbetare att vara kreativa på ett Teamsmöte. De mänskliga mötena ger energi vilket är en förutsättning för kreativitet, en skärm mellan oss är inte den bästa förutsättningen för spontana dialoger och samtal som kan generera många bra idéer och lösningsförslag. Ett besök vid kaffemaskinen kan ibland leda till att något löser sig, när vi inte är på plats så krävs ett telefonsamtal eller ett inbokat teamsmöte.

Personligen satsade Sofia Ahlmark Hyvärinen på tätare digitala sammankomster och fler “one to one”-möten än tidigare för att kompensera för att man inte kunde ses fysiskt.

Hur ska ni göra nu framöver?

– Vi är tydliga med att kontoret är vår naturliga arbetsplats. Så vi ser gärna att våra medarbetare är här majoriteten av tiden. Men majoritet av tiden kan även innebära flexibilitet – vi vill fortfarande vara en flexibel arbetsgivare. Jag skulle säga att det beror på vilken typ av arbetsuppgifter man har. Så vi har inget strikt budskap, det är upp till respektive grupp att bestämma hur de vill göra.

Sofia Ahlmark Hyvärinen ser framför allt fram emot de energigivande mötena, och att hitta nya mötesformer digitalt.

– Jag tycker att det är svårare att sprida energi via en skärm – det är något jag har jobbat med. Och det har blivit betydligt fler Powerpoints sedan pandemin – förr kunde man använda flera olika hjälpmedel. Även om det finns digitala whiteboard-varianter tycker jag inte att de är superanvändarvänliga. Jag ser fram emot att hitta flera nya sätt att ha distansmöten på nu.