De sju viktigaste frågorna för digitalt samarbete
Samarbete Större krav på det virtuella ledarskapet, tydligare strategi och rätt utrustning. Det är tre viktiga pusselbitar för att det digitala samarbetet ska fungera. Så hur ska vi tänka – och vad anser experterna är de viktigaste frågorna 2022?
Förr var samarbete väldigt ofta likställt med att man träffades och hade fysiska möten. Men i det nya normala där digitaliseringen etablerat sig och vi inte längre träffas lika ofta fysiskt – måste vi utveckla nya former för vårt samarbete. Men hur ska vi göra det, vad ska man fokusera på – och vad får man inte missa?
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
- Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
- Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
- Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams-telefoni, SD-Wan och Chattbotar.
- Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Sofia Fiske är strategisk konsult på konsultbolaget Diwo som arbetar med digitalisering, hon berättar att det är svårare att nå fram med sina budskap genom en skärm.
– Det är svårare att luta sig mot subtila signaler och kroppsspråk i ett videomöte. Skärmen blir som ett filter som fungerar som en hämmande faktor mellan oss. Mycket av det vi sänder ut och tar emot sker på ett undermedvetet plan. Det handlar om energi.
Mer hämmade och produktiva
Hon tror att det till en viss del går att överbrygga det digitala gapet med rätt utrustning och rätt arbetssätt på företaget.
– Det är generellt mindre småsnack och fler tysta stunder i digitala möten. Vi tenderar att bli lite mer hämmade och gå mer rakt på sak, vilket inte bara behöver vara negativt, eftersom vi också blir mer produktiva.
Men samtidigt kvarstår det sociala behovet och nätverkandet. Och för att lyckas med det anser Sofia att företagen måste skapa utrymmen och mötesplatser för detta som ligger utanför de vanliga plattformarna som Teams och Slack – där hon lyfter fram mer sociala plattformar som Yammer.
– Men utmaningen att nå ut med sitt budskap gäller även på en organisationsnivå -nu när vi inte samlas fysiskt lika ofta längre.
Dessutom anser hon att det är viktigt att alla medarbetare får en digital representation och identitet eftersom det är många medarbetargrupper – i synnerhet inom första linjen (reds. Anmärkning Blue Colllar) som varken har dator eller mobil på jobbet idag.
– Jag tror att det kommer bli allt viktigare att även dem som arbetar i första linjen får en enhet. Ju mer transparent och direkt vi kan kommunicera med varandra desto lättare kommer vi att kunna lösa utmaningar.
De sju viktigaste frågorna för digitala samarbeten enligt Sofia Fiske
- Organisationer behöver ha en strategi för hur flexibel arbetsplatsen ska vara framöver. – Vi kommer inte gå tillbaka till hur det vara förr – men hur går vi framåt? Det gäller att tratta ner det till konkreta situationer och man behöver inte sätta en strategi som ska gälla för alla – utan strategin får gärna innefatta en variation för olika roller.
- Se över samarbetsarkitekturen. Vilken applikation ska användas när? Arbetssätt måste bakas ihop med rätt applikation på olika nivåer. Vilka digitala verktyg ska stödja oss som individ, den närmsta arbetsgruppen, på en nätverkande nivå och som organisation.
- Nätverk – Jag hoppas att nätverkandet får ta mer plats under 2022. Vi har svårare för social interaktion digitalt och den spontana sociala interaktionen har blivit lidande. Tillfällena då man stötte på en kollega vid kaffemaskinen eller bara satte sig bredvid någon i lunchrummet har blivit färre – man har sett i studier att våra nätverk har krympt. Som arbetsgivare behöver man skapa sociala ytor i form av Yammer och andra sociala enterprise applikationer som främjar det sociala. Det är viktigt att det är ett annat nätverk än det man har vid det dagliga samarbetet. Jag tror vi kommer att få se mer av detta – men det krävs moderering och underhåll uppifrån.
- Inkludera First line – Se till att alla har en digital representation. Många jobbar fortfarande med en gemensam datorn. – Vi måste tillgängliggöra information, idag går jättemånga i en organisation miste om information. Ju mer transparent vi kan kommunicera desto lättare blir det att lösa utmaningar och fatta rätt beslut. Målet är att få den här användargruppen att kommunicera mer i realtid genom att de får en egen mobiltelefon – aka egen digital identitet.
- Överbrygga gapet i hybridvärlden. Vi behöver skapa så lika förutsättningar som möjligt oavsett om man jobbar mest hemma eller från kontoret för att motverka att det bildas A- och B-lag. Det finns hjälpmedel som underlättar. Till exempel digitala whiteboards istället för vanlig whiteboards som gör att även de som sitter hemma kan hänga med lika bra som dem som är på plats fysiskt.
- Säkerhet kommer fortsatt vara en stor fråga. 2020 och 2021 fick vi agera snabbt för att möjliggöra ett säkert hemarbete. Det ska inte kännas som att vi har en stor mur runt vår IT miljö utan här vill vi skydda information, identiet och enhet istället – nu behöver vi hitta en bra balans mellan användarvänlighet och säkerhet.
- Virtuellt ledarskap och virtuellt medarbetarskap. Man behöver förstå hur man ska vara en närvarande chef utan att träffa sina medarbetare fysiskt. Hur kan jag vara en coach utan att vi ses fysiskt? Hur kan jag förmedla att jag finns tillgänglig även om vi inte ses? Vi rör oss även mot ett håll där medarbetarna måste ta större ansvar för de frågorna. Ta större ansvar för sitt eget resultat. Och lära sig hur man prioriterar och motiverar sig själv. Vi pratar om framåtlutat medarbetarskap.
Olika verktyg för olika tillfällen
Rätt applikation vid rätt tillfälle är A och O. Men enligt den digitala strategen är det inte självklart att det är samma digitala verktyg ska stödja oss som individer, som i den närmsta arbetsgruppen som på en nätverkande nivå eller som organisation.
– Rätt applikation vid rätt tillfälle, säger Sofia Fiske.
Hon gör en spaning in i framtiden och berättar att vi kommer att få allt fler ”Immersive experiences” framöver. Det vill säga uppfattningen av att vara på en plats när man faktiskt är på en annan. Hon tar Facebooks namnbyte till Meta som ett steg närmre livet i ”The Metaverse”.
– Om bara några år kommer vi att interagera med internet på mer virtuella sätt – med Ar-glasögon och Vr-glasögon.
Följ med på promenad
Hon berättar att Adidas har tagit fram ett par prototypskor. ”Metaverse”-skorna, alltså ett par uppkopplade skor som gör att vi kan ta med oss mötesdeltagarna på en promenad i rummet.
– Det kommer ta ett tag innan skorna blir demokratiserade. Själva glasögonen kommer inte dröja tio år. Och jag tror inte heller att alla kommer att ha sådana på jobbet om tre år. Men det kommer gå mycket snabbare än vad många andra tror.
Utöver att vi måste fortsätta jobba aktivt för att sudda ut skillnaderna mellan dem som jobbar hemifrån eller från kontoret tror Sofia Fiske att det kommer blir ännu mer fokus på det virtuella ledarskapet framöver.
– Cheferna behöver förstå hur de ska kunna vara närvarande i en arbetsmiljö där vi inte träffas lika ofta fysiskt längre. ”Hur kan jag vara en coach utan att träffa mina medarbetare fysiskt?” och ”Hur kan jag som chef förmedla att jag är tillgänglig även om jag inte finns på plats fysiskt”?
Men enligt Sofia rör vi oss också mot ett håll där även medarbetarna kommer behöva ta ett större ansvar för sitt eget resultat och ledarskap.
– Det pratas mycket om ett mer framåtlutat medarbetarskap som innebär att man måste lära sig att ta ett större ansvar för sina resultat och lära sig hur man prioriterar och motiverar sig själv – när man inte är på plats fysiskt med någon som ”vakar över en”.
Se varandra
Anna Bellman har jobbat med kommunikation i 27 år, varav 15 år i eget bolag, och är nu aktuell med boken ”Skapa engagemang digitalt”. Hon håller med om att det digitala samarbetet ställer större krav på oss som individer – för att nå fram genom rutan. Hon menar att en av de stora frågorna man måste vara medveten om är väldigt mänsklig – behovet av att se varandra.
– En av anledningarna till att många tycker att det är svårare att samarbeta digitalt är att vi inte kan läsa av varandra på samma sätt i ett videomöte som när vi ses fysiskt, säger Anna Bellman.
Hon upplever att många verkar ha accepterat att det inte är lika roligt med digitala möten som med fysiska.
– Det försvinner en del energi och engagemang i det digitala, men det behöver inte vara så. Om man går in i något med inställningen att det kommer att bli trist och tråkigt så blir det precis så trist och tråkigt. Vad händer om man vänder på det i stället? säger Anna Bellman.
Anna Bellmans tips för bättre kommunikation
- Tänk på din egen inställning. För att få upp engagemanget måste du gå in i mötet med den inställningen du själv vill bli bemött med. Se intresserad ut. I det digitala är det ännu viktigare att du är tydlig med ditt kroppsspråk och tittar in i kameran.
- Fokusera och var närvarande i möten – stäng av alla andra program och notiser under mötet och fokusera. Att fokusera gör att du blir bättre i ditt jobb och du får dessutom mer gjort om du fokuserar.
- Kvittera och stäm av i samtal – var en aktiv lyssnare och mötesdeltagare. Fråga vad som förväntas av dig inför mötet. Ha även för vana att stämma av att alla har förstått genom att ställa sonderande frågor.
- Självledarskap – ta ansvar för att fylla på din egen energinivå under dagen genom att ta behövliga pauser och bensträckare. Vill du ha en hög energinivå måste du skaffa den själv, det är inget som kommer att serveras av sig självt. Se till att du äter, sover bra och rör på dig. Och också att du tänker positivt: ”det här är bra”! Det låter banalt men vad du matar dina tankar med är otroligt viktigt.
- Tydlig möteskultur – Börja med incheckning – håll inte för långa möten (45 minuter är en bra riktlinje) – och avsluta med reflektion. Ha för vana att ta en avslutande kvart där alla får en chans att reflektera – det är oftast då de bästa idéerna föds.
- Ta aktiva pauser – var inte rädd för att ta fem minuters paus mitt i ett möte. Skicka gärna med en fråga som mötesdeltagarna kan reflektera över.
- Utgå från att vi är olika – Vi har lätt att tro att andra fungerar som vi själva gör. Men vår bakgrund, personlighet och kunskapsnivå gör att vi ser på saker på olika sätt.
Checka in och reflektera
Anna tycker att var och en har ett ansvar att ta med sig rätt energi till mötet. Hon är övertygad om att det digitala kan göra oss till bättre kommunikatörer – något hon redan tycker sig se exempel på bland sina kunder.
– Många inleder redan sina möten med att gå laget runt och ”checka in” och avslutar med en reflektionsrunda. I takt med att saker och ting går fortare i samhället tror jag att det kommer att bli ett ännu viktigare verktyg. Många som lägger den sista kvarten på reflektion vittnar om att det är då som de riktigt bra idéerna kommer fram. Reflektionen är det som ger oss resultat – och det gäller både fysiska och digitala möten.
Anna Bellman återkommer till att grundstenarna för god kommunikation är lika viktiga i det fysiska som i det digitala.
– Eftersom vi människor ser på saker på olika sätt vill jag betona en viktig punkt som handlar om att kvittera och stämma av. Vi har lätt att tro att andra fungerar som vi själva gör, men så är det inte. Alla är olika. Och det bästa sättet att ta reda på det är inte genom att fråga: Är ni med? Utan att ställa mer sonderande frågor som: Vad är din reflektion kring detta? Skulle du kunna summera det vi pratat om? Vad betyder det här utifrån din arbetssituation?
