De var först med att koppla allt via Teams

Samarbetsverktyg Kommunpersonalen i Voss blev först med en komplett arbetsplatsintegration i Teams. Nu anser it-chefen att svenska kommuner borde ta efter sin norska granne.

De var först med att koppla allt via Teams

Voss kommun i Norge blev en av de första i världen att koppla Microsoft Office 365 med telefoni- och mobilintegration direkt i Teams. De kommunanställda kan sköta all sin kommunikation i Teams – allt från telefoni till chatt och videokonferenser. En viktig aspekt är hur mycket effektivare alla samarbeten har blivit. 

– Nu kör vi projekt där alla samarbeten sker i Teams. Man kan dela filer, jobba i filer samtidigt, och man slipper ha flera versioner av ett dokument. Man får besked när flera jobbar i dokumentet samtidigt så att du alltid jobbar i den senaste versionen. En annan sak är att man är säker på att alla som är med i teamet får samma information samtidigt. Allt finns i ett verktyg, vilket är bra exempelvis om någon i teamet är dålig på att kolla sina mejl. Och förut hade vi sju lokala servrar för att drifta Skype för företag – nu har vi ingenting för Teams. Det ligger färdigintegrerat med köpet – vi har ingenting lokalt, säger Kim André Vaksdal, tidigare it-chef påVoss kommun. 

Svenska kommuner borde ta efter Voss

Han tycker att svenska kommuner absolut borde överväga att satsa på en komplett arbetsplatsintegration i Teams. Ett incitament kan vara potentialen för besparingar.  

– Vi ser det mest i form av lönekostnad och resekostnad, för man kan ha samarbeten över geografiska gränser utan att lägga tid på att resa. Istället för att åka till Oslo så kan du koppla upp dig på storskärm, och det blir som ett virtuellt mötesrum. Det finns alltid de som säger att man inte kan ersätta det personliga mötet – men man kan i alla fall ersätta statusmöten och uppföljningsmöten. De kan man gott ta i Teams istället för att lägga tid på att resa, säger han.

Skapar ordning vid sammanslagningen

Bakgrunden till att den lilla norska kommunen är Teams-pionjärer beror till viss del på att man ska slås samman med kommunen Granvin herad. Personalen kommunicerade i en rad olika system – från sms till sociala nätverk. Med många olika tekniklösningar blev det kämpigt för it-avdelningen klara administrationen och garantera säkerheten i organisationen. Och även för de anställda skulle arbetet förenklas om alla jobbade under ett samlat system. Förra hösten inleddes samarbetet med Telenor och Microsoft kring att rulla ut Teams.  

– Vi har en licens per brukare. Det är energieffektivt – och säkerhetsmässigt bra. Microsoft har inte tillgång till internt innehåll som ligger i Teams, och om vi har lust att dela med externa så har de inte tillgång till det andra, säger han. 

En stealth-utrullning

I Voss är den offentliga sektorn en av de största arbetsgivarna. Av de 15 000 innevånare jobbar nära nog var tionde för kommunen – och hittills verkar de acceptera sitt nya arbetssätt. 

– Vår personal har tagit det väldigt bra. Vi har gjort en stealth-utrullning där en mindre grupp har fått ta till sig produkten först, och de har sedan blivit lite av ambassadörer och lärt upp andra. Vi har sett en markant ökning av aktiviteterna i Teams, och i dag är det en majoritet i administrationen som jobbar i Teams. Vi har också kört en kurs, och det tar bara en halvtimme/timme att gå igenom de viktigaste funktionerna. Nyckeln är att man får lära sig hur man använder Teams. Det är ett intuitivt system som är lätt att sätta sig in i – om du kan använda en PC med Office-produkter så tar det inte lång tid, säger Kim André Vaksdal.

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation och telekombranschen.
Just nu begränsat erbjudande!

Gratis nyhetsbrev!

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Telekomidag sparar mina uppgifter