Digitaliseringsdirektören – därför satsade vi på Google Workspace

Efter att ha inventerat marknaden så kom man fram till att det fanns alternativ till Microsoft. Verktyg som dels mötte behoven och dels var tillräckligt säkra. Därefter, eftersom man är en kommun, så var det dags att gå ut i upphandlingen.
– Vi tittade om vi kunde gå åt något annat håll, vilket implicit handlade om vi kunde välja något annat än Microsoft. Och när vi gick ut i upphandling så var det snabbt ganska klart. Vi valde Google för att de bäst svarade upp till vad vi krävde – samt att det var 140 miljoner billigare än Microsoft, säger Jakob.

Hittills är vi supernöjda

Själva visionen inför upphandlingen var att man skulle få ett system som skulle ge mobilitet och ökat samarbete. Efter två års arbete så migrerade kommunen över till Google Workspace.
– Förflyttningen skedde för två veckor sedan, men implementeringsprojektet sträcker sig fram till sommaren 2022. Och sett till hur det har gått hittills är vi supernöjda. Och det inte minst att vi har gjort det under brinnande pandemi.

Digitaliseringsdirektören säger att Linköping fått en hel del uppmärksamhet för att de valde ett eget spår. Men även om det är bra för andra att se vad mönsterbrytandet kan innebära, finns det en stor fördel med att det blir en märkbar förändring.
– Jag har varit med om förflyttningar med Microsoft. Det stora fördelen här är att man ser att man flyttar till en helt ny plattform. Och det i sin tur triggar till ett nytt beteende och arbetssätt. Så ur ett säkerhetsperspektiv så är medarbetare mer medvetna om vilken miljö de är i. Det här gör det lättare att förklara ur ett informationssäkrhetsperspektiv säger Jakob.

Själva förflyttningen skedde över en helg. Medarbetare gick hem från en ”värld” och på måndagen möttes det av en ny. Och i Linköpings fall var det en bra strategi.
– Att vi gjorde en punktinsats var bra och vi var jättenära 100 procent vilket var kul. Men det här föranleddes av att vi i somras gick live med it-avdelnigen och därefter såg till att migrera över ambassadörer i hela kommunen. Sen tror jag en annan nyckel är att vi inte har drivit det som ett teknikprojekt, utan som ett verksamhetsutvecklingsprojekt.

Förändring är en viktigt kulturfråga

Utöver hur man valt själva förflyttningen så säger Jakob att man även har satsat på att utbilda medarbetarna. Det har skett via egna onlineutblindingar via en utbildningsportal.
– E-utbildningarna har gjort att vi kunnat lyfta våra medarbetare till en basnivå. Där en sak har varit att få cheferna att kunna tekniken så att de kan förmedla kunskapen. Det här är egentligen allra mest en kulturfråga. Att man ska vilja lära sig nytt och se det som ett sätt att bli en bättre medarbetare.

Det är ännu för tidigt för att kunna se vilka effekter det nya verktyget gett. Men Jakob är säker på att det snart kommer börja märkas.
– På sikt innebär samarbetsplattformen att vi kan leverera bättre kvalitet till våra brukare och kommuninvånare. Man kommer fortare få rätt svar helt enkelt. För de som arbetar med det så kommer man lösa rätt frågor och bli effektivare. Istället för att slänga med bilagor i ett mail som sedan kan leva i flera olika versioner – så lägger man länkar till ursprungsdokument. Det här gör att alla tittar och diskuterar samma information, vilket är kraftfullt.

På sikt tror Jakob att kommunen kommer att utnyttja alla funktioner i Workplace, men att det i vissa fall kan ta lite längre tid att få alla med på tåget. Men när implementeringsprojektet är klart 2022 så tror han att man i Linköping har hela samarbetssviten på plats.
– Vi kommer att använda allting och det är just helheten som gör att vi blir effektiva. Då kommer det även vara tydligare vad som är vår samarbetsplattform och verksamhetssystem. Allt samarbete kommer vara ”googlifierat”, men så fort det blir en handling så flyttas det ut till verksamhetssystemet.