Experten: De här verktygen använder vi för bästa samarbete

Samarbetsverktyg När det kommer till samarbete på Telavox utvecklingsavdelning används flera olika verktyg som alla har sina fördelar – ett ”allmängiltigt” och flera nischprogram.
– Vi har rotat oss i fyra stora, men sedan används andra vid specialistbehov, säger utvecklingschefen Henrik Thorvinger.

Experten: De här verktygen använder vi för bästa samarbete

Samarbete har varit en framgångsfaktor för människan sedan urminnes tider, men under senare år har nya verktyg tagit begreppet till en ny nivå, och ”Unified Collaboration” har blivit ett nytt begrepp. Hos Telavox, som själva jobbar med att utveckla smarta och effektiva kommunikationslösningar är olika samarbetsverktyg vardag, Och där har man insett att var sak har sin plats.

– För det vardagliga såsom chatt, samtal och generiska videomöten använder vi vår egen tjänst Flow. För tracking och ticketing använder vi Jira från Atlassian. När det kommer till kod är det Github och för samarbeten kring dokument eller där det ska skapas content är det Googles G-suite som gäller, säger Henrik Thorvinger, utvecklingschef på Telavox.

Verktygen kompletterar varandra

Enligt Henrik har man officiellt ”sanktionerade” verktyg inom organisationen, men att det utöver dessa finns en hel palett med alternativ som även har sin roll i mindre team eller där det krävs vissa specialfunktioner.

– Jag vet att det används Trello och andra enklare boards. Men vi försöker se till så att det är våra officiella kanaler som används så långt som möjligt. Vid specialistbehov eller för team som behöver viss nischad mjukvara finns även det. Och de blir som ett komplement till det andra.

Henrik förklarar att eftersom de olika verktygen kompletterar varandra så fungerar det bra.

– Vi har ett verktyg specifikt för ticketing/ärendesupport, men när det eskalerar till ett utvecklingsbehov – då går det över till Jira. Det är kanske inte uttalat, men det är intressant att se hur det har vuxit fram. Det blir ganska naturligt och handlar inte som mycket om konkurrerande verktyg där tycke och smak spelar in, säger han.

”Smörjer organisationen”

Effektiviteten i kommunikationen är den stora vinsten med verktygen, och en tjänst som varit pådrivande är Google Drive. Därtill har Telavox egenutvecklade Flow gjort organisationen effektivare

– Flow är det vanligaste sättet att kommunicera på Telavox kollegor emellan. Den är även viktig när nya medarbetare onboardas så de snabbt kan komma in i gemenskapen. Dessutom ger det en värdefull överblick hur organisationen är uppbyggd eftersom man kan se vad ens kollegor jobbar med och vilken avdelning de tillhör. Med chatten är det tillgängligheten samt att man kan skriva kort utan hej och vänliga fraser. Det är direkt och informellt på ett väldigt smörjande sätt för organisationen. Sedan kommer det i en app där allt är prydligt. Revolutionen för oss var nog när G-suite kom och vi började använda det ordentligt. Det kollaborativa att man kunde skapa slides snabbt – och att i ett tidigt skede kunna skapa ett tomt dokument där alla kan skriva samtidigt. Det minskade behovet av att ha massa dokument och mappträd, säger han.

Och att man sett till att implementera rätt samarbetsverktyg för rätt uppgift är något som uppskattas.

– Vi anställer folk hela tiden och de som kommer från större bolag är nog den största chocken och glädjen att få använda den här typen av verktyg. Det bidrar även till kulterna att man visar upp arbete tidigt, istället för i slutet av skedet när det börjar bli försent att ändra, säger Henrik Thorvinger.

Fakta

Tre tips för att få till bra samarbete

1. Ta bort trösklarna så att det är enkelt och snabbt att förmedla sina tankar. Man ska kunna kommunicera naturligt och snabbt.

2. Se till att ha molntjänster tillgängliga. Se till att även ha policys för att begränsa hemjobb. Vi har inga problem med hemjobb. Men det får inte bli för mycket, för då kan det minska det naturliga samarbetet med kollegor. Även stress och utbrändhet kan öka om hemmet inte blir en “skyddad zon”.

3. Våga skapa en kultur där man delar idéer tidigt och inte håller på sina tankar och förslag. Att få folk att våga presentera dåliga och halvfärdiga projekt. Det skapar transparens och innovation. Det hjälper verktygen till med, men kulturen är oerhört viktig – så se till att man inte har för stor  prestige. Det leder till att idéer kan korsbefruktas.

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation och telekombranschen.
Just nu begränsat erbjudande!

Gratis nyhetsbrev!

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Telekomidag sparar mina uppgifter