Experten: Få ut max av whiteboarden i digitala möten

Marcus Boij är teknisk chef på mötesspecialisten Informationsteknik. Han har varit med i många projekt för att hjälpa företag och verksamheter att ge mer möjligheter till interaktiva möten.

Telekom idag tar honom till hjälp för olika sätt att få med whiteboarden i det digitala mötet, oavsett om det sker från mötesrummet eller från hemmakontoret.

Vi börjar där Marcus Boij började; med det som kallas för en content camera. Här finns det massor av möjligheter att takmontera kameror eller att köpa färdiga kit från olika tillverkare.

– Jag rekommenderar verkligen att man köper en certifierad, färdig lösning med en arm som monteras ovanför whiteboarden. Då får du både rätt vinkel och avstånd, och det blir en snygg installation och inte en Kjell & Co-do it yourself-variant, säger han. Dessutom har de två bästa varianterna, Huddly Canvas och Logi Scribe, inbyggd usb-förlängning så man slipper en massa extra burkar med usb-förlängning som kan krångla.

Håll tavlan vit

För att få ut maximalt av sina content cameras så är det tre saker som behöver uppfyllas.

• Whiteboarden ska vara i huvudsak vit och inte innehålla hyllor eller stora aluminium-lister. Undvik arkitektens coola svarta glastavla
• Storleken ska vara anpassad till kamerans möjligheter. Olika kameror passar olika whiteboards.
• Det måste finnas ett utrymme ovanför whiteboarden för att montera armen med kameran.

– Man behöver också kolla på om lösningen är certifierad för den mötesplattform man använder som till exempel Microsoft Teams Room, så kallad MTR. Har man MTR så blir det bara en knapp i mötesrummet för att komma igång i mötet, säger han.

Marcus Boij är nästintill uteslutande med som distansdeltagare i möten och har därför mer än en gång hamnat utanför i ett digitalt möte.

– Det är så lätt när man använder whiteboarden att man glömmer bort de digitala deltagarna. Att man ställer sig med ryggen för kameran och så ser bara de som är med i rummet tavlan, säger han och fortsätter:

– Med en modern content camera så kan kameran och mötestjänsten regenerera bilden så att den alltid syns i förgrunden även om någon ställer sig för.

Inbyggd content camera

En intressant variant är Jabras Panacast50 som har byggt in Content camera-funktionen i samma kamera som filmar deltagarna. Detta ger en prisvärd lösning som är enkel att installera, men kvaliteten på whiteboardbilden når inte upp till samma nivå som Huddly Canvas och Logi Scribe.

Fortsätter man upp ytterligare snäpp i prisstegen så kommer interaktiva skärmar, vilket finns i tre olika smaker:

• Displayer med touchfunktion som används tillsammans med ett Microsoft Teams Rooms eller Zoom Rooms system, till exempel Nec 65 tum Du-Co Room system eller Dell C6522QT med flera. Dessa är bildskärmar som man kan skriva på med hjälp av den mjukvara som är inbyggd i videoklienten. I Teams Rooms används alltså Microsoft Whiteboard som finns inbyggd i Teams rooms appen.
• Allt-i-ett-enheter med inbyggd videoklient som exempelvis Microsoft Surface Hub 2, Neat-board eller Yealink Meetingboard. Det är Marcus Boijs personliga favorit, som är nästan lika enkel som whiteboard med content camera, men som faktiskt stöder riktig interaktivitet där både distansdeltagare och fysiska deltagare kan rita på samma whiteboard.
• Interaktiva skärmar med inbyggd mjukvara för digital whiteboard som till exempel Samsung Flip. Eller Smart IQ-serien.

Marcus Boij tycker att det finns många bra lösningar i alla tre kategorierna, men det finns saker att se upp med.

– För det första ska man välja skärmar med bra touch-/ritfunktion. Det finns många dåliga varianter på touch, be att få testa innan du köper eller köp skärmar med Inglass touch som är bäst i klassen.

– För det andra så finns det interaktiva skärmar med egen inbyggd whiteboard-app, som exempelvis Samsung Flip eller Smartboard. Dessa är bra att skriva på, men funkar inte smidigt med Microsoft Teams rooms eller Zoom Rooms.

– Och till sist. Investera inte i för avancerad teknik om du inte har anställda som verkligen brinner för ny teknik och nya sätt att jobba. Vi har installerat mer än 70 rum till ett byggföretag med hela interaktiva väggar, där de nu har valt att ta bort denna lösning eftersom den inte används.

Det är ju en klassisk regel, att den dyraste tekniken är den som inte används. Hur undviker man det med whiteboards i digitala möten?

– Gör som många gör, börja med en enkel lösning med content camera. Väljer du en annan lösning som Microsoft Surface hub 2 så prioritera utbildning högt. Det krävs inte så mycket, men det får inte glömmas bort.

De digitala tjänster som finns inbyggda i möteslösningarna som Microsoft Whiteboard kan man börja använda utan att investera i interaktiva skärmar. Det gäller även fristående tjänster som Miro, Mural, Flatboard med flera.

– Samma sak där. Det blir bra om det används och är många gånger enkelt att komma igång med. Men det kräver ett förändrat arbetssätt och det krävs förändringsledning för att få till den förändringen. Och när förändringen väl är på plats kommer era användare vilja ha interaktiva skärmar i mötesrummen som då kommer att användas och inte stå och damma.