Experten: Första intrycket lika viktigt digitalt som fysiskt

– Många har kanske skalat ner sina arbetsplatser under pandemin och när de anställda nu kommer tillbaka möts de av fler öppna kontorslandskap, vilket lämpar sig dåligt för hybridmötena. Därför står många inför uppgiften att anpassa kontoren efter det nya arbetssättet – där fler hybridmötesrum behövs, säger Måns Gjötterberg, ansvarig för mötesteknik på Office Management.

Enligt mötesexperten är den stora utmaningen för många små- till medelstora företag att hitta en balans för sina mötesrum. För till skillnad från de stora företagen – har de inte möjlighet att ha ett tiotal mötesrum anpassade för olika ändamål.

– Alla har inte den ekonomiska eller utrymmesmässiga möjligheten.

Måste inse verkligheten

Vissa kanske tycker att man inte behöver ändra allt för mycket, bara för att digitaliseringen innebär att alla inte längre är på samma adress. Men det menar Måns är att inte inse hur viktigt de nya sätten att kommunicera blivit. För enligt en marknadsundersökning Office Management genomfört nyligen uppger 97 procent av de tillfrågade att det har hybridmöten. 

– Hybrida möten har fått företagen ställa högre krav på tekniken – det som tidigare varit “nice to have” har nu blivit “need to have”, enligt Måns Gjötterberg.

Att det digitala mötet har blivit mer prioriterat märks även av vid det så kallade “första mötet” med en ny kund eller leverantör.

– Förut ville man oftast ses fysiskt vid första mötet, det är inte alls lika självklart längre. Däremot vill man fortfarande göra ett gott första intryck – precis som vid vanliga möten.

Hur gör man ett gott första intryck digitalt?

– Det handlar, precis som i verkligheten om att ge ett proffsigt intryck. Mötesvärldens “nystrukna skjorta och putsade skor” motsvaras av bra ljud och bra bild i den digitala världen.

Det här innebär att de inledande pandemiåret, då mängder av möten med dåliga kameravinklar, taskigt ljus och burkigt ljud inte längre är ok. Och den pågående trenden på många företag är att successivt byta ut utrustning mot bättre. För skillnaden på om det blir affär eller ej, kan avgöras på hur proffsigt videomötet är

Men videomöten är inte bara för extern representation och affär. Det är i många fall ett dagligt arbetsverktyg internt, och har så varit ett tag. Trots det är det många som inte hittat en lösning för att ersätta ”snacket vid kaffeapparaten”. 

– Vi själva är utspridda på flera kontor runt om i Norden utöver de som jobbar på distans. På våra kontor är i olika loungedelar uppkopplade tillsammans för att förenkla att ”ta en kaffe” mellan kontoren. Men det går såklart bra för de som är på distans att ringa in till ”fika-rummet” som egentligen bara är ett vanligt Teams-möte. För bästa upplevelse så rekommenderas en funktion som kallas Audiofence som gör att endast de i loungerna hör eller kan bli hörda för att inte riskera omedveten överhörning eller att någon blir störd.

Styr det i realtid

Något som även börjar komma är så kallade ”live editing”. Så vad är det? Jo, video har historiskt kommit i två smaker. Inspelad, där man kan lägga på texter/bilder, göra spännande klipp eller liknande för bästa effekt – eller rå live-video. Båda har sina fördelar, men varför inte kombinera?

Det finns redan lösningar för att lägga virtuella bakgrunder i möten, men utbudet är större än så. Och efter år av att bara ha sett sig själv och andra i generiska små videorutor – är suget för något mer dynamiskt stort.

– När pandemin kom tog webinar vardagen med storm. Idag ställer det högre krav att få deltagare att anmäla sig men framför allt för att inte lämna mötet/webinaret/konferensen. Vi rekommenderar att jobba med bland annat Greenscreen-effekt för att få bättre profilering på eventet samt chat och röstning under webinaret för att få ökad dynamik och mer interaktivitet.

Videomöten förädlas bättre genom att applicera såväl mikrofon som kamera, eller kameror, så de upptar rätt typ av scenarios. Ett litet större mötesrum kanske har en mer informativ presentatör och då är det inte lämpligt att enligt ”standard” filma från den främre skärmen utan kanske snarare växla till den bakre skärmen för att på så vis ”bygga ut” rummet för de digitala mötesdeltagarna.

– Vi ser att många kunder väljer att gå mer åt ett nischat spår när de väljer utrustning för sina behov. Tidigare var ett videosystem ”bara” ett videosystem men idag är det så mycket mer funktioner som önskas. 

För att tillgodose behoven rekommenderar vi en videolösning där det tillåts att växa in i de funktioner som framkommit som behov. Över tid ser vi att användarna uppskattar funktionerna mer och mer oavsett om det är Cisco Webex, Microsoft Teams, Google eller Zoom.

När användarna gör förflyttningen så skapas fler önskemål kring all funktionalitet som finns i plattformarna och därmed ökar kraven. Men jag vill påstå att utvecklingen av plattformarna och lösningarna ligger längre fram än kraven för utökad funktionalitet, och det är nog oftast när vi känner till funktioner så som, AI-baserade översättning osv, som vi känner att vi behöver dem.