Experten: Här är bästa lösningen för digitala whiteboards

Videomöten En mötesförhöjare – eller ett tekniskt sänke. Digitala whiteboards kommer med stora löften som inte alltid är lätta att realisera.
– De ska fungera minst lika bra som “vanliga” - annars kommer folk inte använda dem, säger experten Marcus Boij.

Experten: Här är bästa lösningen för digitala whiteboards

När vi nu går över till hybridmöten är en av utmaningarna att behålla den mänskliga upplevelsen av att skriva med en vanlig penna på ett block eller en whiteboardtavla. Det är något som alla klarar av, förklarar Marcus Boij, teknisk chef på Informationsteknik Scandinavia. Han berättar att vi de senaste 15 åren har gått igenom väldigt många olika interaktiva lösningar, där många varit dåliga.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

– Upplösningen har varit för låg och texten har kommit lite efter. Dessutom har handstilen inte blivit så mjuk och naturlig som den blir om man skriver med vanlig penna.

Men innan han går in på de olika alternativen som finns idag, betonar han att den lösning man väljer ska vara anpassad efter vilka som använder den.

– För vanliga användare ska lösningen vara så enkel den kan bli. Och för användare som arbetar mycket med digital whiteboarding – kan det krävas en mer avancerad lösning.

Mest avancerade lösningen inte alltid den bästa

Som ett exempel tar han den lösningen som ett stort byggbolag har på ett av sina norska kontor.

– De har installerat en enorm “Hoylu Wall”. Det är en flera meter bred digital skrivtavla där flera personer samtidigt kan arbeta på en oändlig kanvas. Den passar för dem som jobbar med lösningen dagligen. Men för någon som bara har interaktiva möten ibland blir insteget för att hantera den typen av teknik för stort. Där kan snarare en “content camera” på en vanlig whiteboard eller den inbyggda funktionen i Teams, Zoom eller Meet vara ett bättre alternativ.

Marcus delar upp de olika lösningarna som finns på marknaden i olika kategorier: Heldigitala “allt-i-ett-skärmar”, touchskärmar, interaktiva skrivtavlor också kända som digitala whiteboardtavlor och vanliga fysiska whiteboardtavlor där man monterar en videokamera ovanför, en så kallad content-kamera.

– “Allt i ett skärmarna” är kanske den allra smidigaste lösningen. Där är du å ena sidan är låst till Microsoft Teams, Zoom eller Google Meet, och använder dig av deras whiteboard-mjukvara. Fördelen är att det är smidigt att logga in och koppla upp sig.

Passar ”BYOD-rummen”

Marcus berättar att touchskärmarna, som består av en skärm från valfri tillverkare, passar bra i så kallade “Bring you own device”-mötesrum. Fördelen är att man är fri att använda vilken mjukvara och videomöteslösning man vill – men å andra sidan är det inte lika enkelt att koppla upp sig som i en “allt-i-ett-skärm”.

– Tipset är att välja en Windows- och Teamscertifierad skärm, från till exempel Sharp, Nec eller Avocor.

De interaktiva skrivtavlorna även kända som digitala whiteboardtavlor, är en bildskärm med inbyggd dator – de är dock inte gjorda för att visas i ett hybridmöte utan framtagna för att arbeta mer digitalt i det rum man befinner sig.

– Det kan vara riktigt krångligt eller helt omöjligt att få in det man gör på den interaktiva skrivtavlan i ett videomöte. Med till exempel en Samsung Flip på väggen, är det lätt att komma igång. Man tar upp pennan och kan enkelt börja rita på den. Men det är väldigt komplicerat att få in det man ritar i det digitala videomötet.

Han berättar att många tillverkare arbetar för att hitta en smidig lösning för att integrera de digitala whiteboardtavlorna i videomötena.

– Jag vet att Flat Frog i Lund håller på att integrera sin mjukvara Flatboard i Teams.

Det som ligger närmast de vanliga fysiska whiteboard-tavlorna, är content kameror, där man som namnet antyder monterar en kamera ovanför den befintliga whiteboardtavlan. Fördelen med dessa är att man fortfarande har den enkla upplevelsen med en vanlig penna och nackdelen är att de som deltar på distans inte kan interagera utan bara passivt titta.

– Det finns även molnlösningar där man samarbetar kreativt utan fokus på just mötesrummet, utan där alla använder varsin surfplatta eller dator med pekskärm, säger Marcus Boij.

Sju tips för att komma i gång med kreativa hybridmöten

  1. Trygghet – Använd lösningar som användarna känner igen. Den klassiska whiteboarden regerar fortfarande om den används tillsammans med en whiteboardkamera så att även distansdeltagarna kan se det som ritas och skrivs på tavlan
  2. Enkelhet – Skaffa Teams room, Zoom room, Google Meet eller liknande system i mötesrummen så att ni bara trycker på en knapp för att komma med i mötet. Teknikstrul skapar stress som lätt dödar kreativiteten
  3. Funktion – Det finns en uppsjö olika whiteboardliknande digitala samarbetsverktyg, allt från Microsoft Whiteboard som är inbyggt i Teams till specialiserade mjukvaror som svenska Flatfrog Board. Tänk igenom vilka funktioner och användarupplevelse ni behöver och välj sedan lösning.
  4. Hårdvara – Skaffa riktigt bra interaktiva skärmar med bra skrivkänsla och tänk igenom hur du skall få in funktionen i ditt hybridmöte, eller använd istället snygga skrivtavlor med whiteboardkamera. Om du tänker använda Teams, Windows Ink eller liknande så se till att hårdvaran är certifierad till lösningen
  5. Igenkänning – Gå inte i fällan att skapa bara ett kreativt rum. Utrusta alla mötesrum med liknande kreativa funktioner så det blir en naturlig del av er möteskultur.
  6. Atmosfär – Stämningen i rummet som skapas med snygg inredning, belysning och bra akustik skapar en atmosfär som påverkar kreativiteten positivt
  7. Distansdeltagarna – Designa mötesrummen så att distansdeltagarna inkluderas och förse dem med verktyg så att de kan delta kreativt.

Senaste artiklarna

Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv om aktuell teknik.