Experten: ”Kontoret är ett strategiskt verktyg”

Kontoret Mindre skrivbord och mer hjärta. De stora trenderna för kontor handlar framöver om kultur och arbetssätt, det menar Heléne Lidström på Castellum.
– Man vill skapa en plats som ger mersmak och en miljö man vill vara på.

Experten: ”Kontoret är ett strategiskt verktyg”

Det är ett tag sedan insikten om att kontoret efter pandemin kommer vara något helt annat än de man gick från i början av 2020. Efter att den värsta pandemichocken lagt sig så pratades det initialt om kontorsdöden, att vi ”aldrig” skulle återgå till hur livet var innan covid. Och även om det absolut stämmer att det finns ett tydligt före/efter – så är kontoret som koncept långt ifrån historia.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Men vad är det som är framtiden och vad är det företagen är ute efter? På fastighetsägaren Castellum är det här en angelägen, för att inte säga livsviktig fråga.

– Det vi sett är att den individuella prestationen fungerat under pandemin och att det fungerat för många att jobba hemifrån. Men ungefär hälften av vår arbetstid så jobbar vi tillsammans, och där har vi sett i studier att det inte fungerar lika bra, säger Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg på fastighetsbolaget.

Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg Castellum

Heléne berättar att de två år som folk mer eller mindre varit förvisade till hemkontoret satt sina spår både i form av beteende, men framförallt i form av förväntningar. När man haft möjligheten att friare få disponera hur man arbetar, tränar och sköter familjelivet i övrigt – är viljan att återgå till ett strikt 8-17-schema snudd på obefintlig.

– Det här är den stora frågan: hur sjuttsiken ska vi utforma arbetsplatsen för att locka tillbaka medarbetare? Här måste arbetsgivare tänka till och se till att erbjuda en arbetsplats som tillgodoser individens och verksamhetens behov.

”Kontoret är ett strategiskt verktyg”

Men vad innebär då det? Jo, väldigt mycket – och framförallt markant annorlunda än vad man kunde komma undan med för bara några år sedan.

– Innan pandemin så var skrivbordet en trygghet som många inte ville släppa. Bara talet om flexibla kontor utan fast plats skrämde många. Men nu är det inte så längre. Därför kan man inte se en arbetsplats som x antal kvadratmeter, där ett visst antal skrivbord och mötesrum ska finnas.  Nej, nu är utmaningen att inse att kontoret är ett strategiskt verktyg och en viktig del i företagets kultur, säger Heléne.

Så betyder det att företag överlag krymper sina kontor och att allt fler vill ha mer mötesrum och sociala ytor? Nja, inte riktigt enligt arbetsplatsstrategen.

– Många behöver den yta de har, men behöver allokera om för att skapa bättre förutsättningar. Vi ser att våra hyresgäster vill ha hjälp, men att man inte riktigt vet vad man vill ha. Och visst, till viss del handlar det om att tillgodose dagens behov som i många fall handlar om att man vill ha fler mindre mötesrum. Men vi ser även att rummen används annorlunda. När vi gör beläggningsmätningar så ser vi att man sällan vill vara sex personer i ett mötesrum avsett för sex, nej där vill man vara tre.

Kontor inte bara en lokalfråga

Det här innebär enligt Heléne att man som arbetsgivare måste hålla tungan rätt i munnen när man planerar om sina kontor. För även om det finns tydliga trender i kontorsutformningen, får man inte hasta iväg.

– Vi måste göra vår hemläxa och veta vilka behov som ska täckas. Gör man inte det riskerar man att springa iväg åt fel håll, vilket blir kostsamt. För man måste veta att det här inte bara är en lokalfråga, utan det handlar framförallt om ledarskap och arbetssätt.

Så att bygga massa lounger eller videomötesrum är enligt Heléne i sig inte en lösning, utan bara ett alternativ om det passar verksamheten och dess kultur.

– Vissa företag, säg Google, har vissa häftiga lösningar. Men kan ju inte bara kopiera det och tro att det funkar. Där kan vi bidra och hjälpa till och i diskussion arbeta fram hur arbetsplatsen ska utformas.

Välmående och kultur är viktigt trender

Något däremot alla företag måste ta med i sin planering är hälsa och välmående. Två otroligt viktiga trender som absolut inte går att bortse ifrån.

– För det första handlar det om att jag tror att arbetsgivare kommer vara mer angelägna än någonsin att skapa en arbetsplats man längtar till. Få till känslan ”wow, här vill jag jobba”. Dels för att bygga sin företagskultur, men även för att hålla sig attraktiv. Och här är kontoret ett strategiskt verktyg. Nummer två är att välmående och att bygga en arbetsplats som är hållbar på alla nivåer. Hur kan vi bygga för att kropp och själ ska må bra och hur ska vu uppmuntra till reflektion, rörelse och umgänge. Förut gav arbetsgivaren friskvårdsbidrag och tyckte då man kunde bocka av välmåendet – det tror jag inte kommer räcka framöver, säger Heléne.

Andra kontorstrender Heléne ser är att man vinner på att titta utanför den berömda boxen. Vilka andra saker kan kombineras med kontor och på så sätt ge ett 1+1=3 resultat.

– Tänk att ha en härlig restaurang som hjärtat i hela kontoret och som då blir en inbjudande miljö. Det gör att istället för torra kanelbullar vid fikat – kanske det blir en yogurtbuffé. Eller ett inslag av coworking där man som företag erbjuder hubbar där man låter andra jobba och på så sätt få nya möten och kanske samarbeten.

Förverkliga idéer – men bygg på data

Men även om det är spännande med trendspaning och intressant att se vart vi är på väg – är Heléne tydlig med att hon anser att kontorsomvandlingar ska ske baserat på behov och data. Och här är de som fastighetsägare gärna med.

– Mitt råd är att man inte ska gå på en lösning för fort. Backa ett steg och säkerställ vad det är något man vill ha. När våra hyresgäster kommer med en vision, så kontrar vi med frågor för att se om den faktiskt fungerar för verksamheten. Vi lånar mer än gärna ut sensorer för att mäta beläggning för att underlätta vid planering. För om det finns fakta på bordet och ett gediget underlag – så blir resultatet bättre och våra hyresgäster nöjdare.

Kontoret ska fungera även på distans

Fredrik Pürkner, affärsutvecklare Logic IT

Så vad är det företagen vill ha. Och vilken teknik är det som krävs för att man ska kunna förverkliga sina visioner om ett fungerande kontor som ska passa både för de som är på plats och de som är på distans?

– Innan pandemin pratade man om att ha videomötesrum. Men då med tanken att prata från ett mötesrum till ett annat. Så är det inte längre. Nu ska möten kunna ske var som helst, från kontoret till bilen eller sommarstugan – och oavsett var du är ska du få en bra upplevelse, säger Fredrik Pürkner, grundare och affärsutvecklare på Logic IT.

Så vad är då den vanligaste frågan kunder som vill investera i sin teknik ställer? Fredrik säger att överlag vill företag hitta lösningar föra alla sina ytor och att man nu även tänker mer kring vilka funktioner som ska tillgodoses.

– För bara ett par år sedan var det vanligt att man köpte proprietära system, vilket ofta var dyrt och inte alltid så skalbart. Nu krävs det att man måste tänkta till. Det första man måste tänkta på är vilken mötesplattform man använder som standard och sedan utifrån denna bygga en lösning som fungerar.

Små rum och standardiserad plattform

Tekniken som finns i dag är båda bättre och billigare än någonsin – vilket då gör att det är ganska enkelt att sy ihop vad man ska ha.

– Ta exemplet att med pandemin så vill fler öppna upp kontoret och fri sittning är numera vanligare än fasta platser. Men då måste man ju försäkra sig om att all teknik för att kunna ha ett möte finns vid varje plats. Sedan efterfrågas även smårum där man ska kunna ta mindre möten och som fortfarande ska ge en bra upplevelse.

När det gäller det senare har Logic IT en spännande lösning. För om flexibla kontor är något man är ute efter – varför då inte se till att göra delar av det modulärt och mobilt?

– Vi har speciella kuber som vi erbjuder. Förenklat kan man kalla dem för en telefonkiosk på hjul och i denna finns det optimerad belysning, mötesteknik samt ventilation redan installerat. Det enda man behöver göra är att ansluta stickkontakten – så kan man köra möten därifrån.

Fredrik säger att kuberna finns från en person upp till mötesrum för sex personer.

– Det finns en önskan om att man inte ska behöva bygga massa fasta installationer och under pandemin har det visats intresse för kuberna. Visst, de kostar ungefär lika mycket som en fast installation… men fördelen är ju att de är mobila och kan flyttas eller monteras ner.

Teknik som tjänst på uppgång

En annan trend som man ser på Logic IT handlar om hur företag vill köpa sin teknik.

– Tjänstefiering. Vi ser ett intresse att få teknik levererat som tjänst och mot en månadskostnad så får man både teknik, support och helpdesk i ett paket. Vi tror även att fastighetsägare kommer vara mer delaktiga och att de vill färdigställa kontor med teknik integrerad och klar. Vi för dialoger med både fastighetsvärdar och arkitekter eftersom tekniken nu ska planeras in på ett annat sätt än tidigare.

Något som däremot inte kommer den närmsta tiden är hajpade tekniker som ar och vr. Detta för att tröskeln för tekniken, i form av särskilda enheter är stor.

– När det gäller vr och ar så tror jag absolut att även det kommer, men på lite längre sikt. Vi ser att folk är intresserade, men det är nog en lite längre resa innan det faller ut på bred front, säger Fredrik Pürkner.

Senaste artiklarna

Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv om aktuell teknik.