Experten: Så får du ut mest av videomötet

Videomöten Förberedelse och tydlighet. Det är två nyckelfaktorer för att videomötet ska bli lyckat, enligt experten Annie Petersson.
– På fysiska möten kommer man undan med gott fika – det fluffmomentet finns ju inte digitalt, säger hon.

Experten: Så får du ut mest av videomötet

När coronapandemin tvingade kontor att stänga och folk att jobba hemma kom möteskaoset. För att inte helt haverera var många företag tvingade att snabbt ta till sig nya möteskulturer – med de baksidor som hastverk ofta för med sig.
Nu, när vi snart närmar oss årsdagen av att Sverige flyttade till hemmakontoret, är situationen bättre – men fortfarande är det många organisationer som plågas av mötena inte blir som tänkt.
Så hur ska man göra för att utnyttja videomötets potential?

Annies tre råd för att få ut det mesta av videomötet

– Förbered mötet och informera noga vad som gäller till de som deltar
– Ha rätt utrustning anpassad för arbetslivet – inte privatlivet. Vissa hörlurar är bra i löpspåret men det innebär inte att de är bra i mötet.
– Tänk på din miljö. Från din dator: Se till att ditt ansikte får bra ljus framifrån, höj din dator så kameran kommer i ögonhöjd. Investera i ett UC-certat headset och gärna en extern kamera. Se till att det inte kommer ljus bakifrån. Sitter du i ett konferensrum, se till att zooma in eller att autofokusen är på. Om det låter burkigt eller dina ögon blir ansträngda, se över akustik och belysning.

Annie Petersson kallar sig för ”resfri mötesfantast” och jobbar till vardags på Informationsteknik Scandinavia. Hon säger att 2020 blev lite omtumlande då alla helt plötsligt över en natt skulle digitaliseras.
– Jag har jobbat med videomöten i tio år och under tidigare år har det handlat väldigt mycket om att förklara att det fungerar och att man inte ska vara rädd för tekniken. Jag kan säga att det har varit ett hårt jobb att hålla på med den här marknaden. Sen kom corona och helt plötsligt har alla en åsikt, och vissa tar på sig ledarhatten efter att ha gjort fyra möten, säger hon till Telekom idag.

Men även om videomötet har kommit i fokus så är det fortfarande många som inte utnyttjar potentialen i det som medium. Här menar Annie att det saknas en hel del kunskap om hur man ska göra.
– Jag tycker att det viktigaste är förberedelse. Redan när man bjuder in ska man berätta förutsättningarna. Kommer alla ansluta från en laptop, eller sitter vissa i konferensrum? En tydlig sak är att berätta hur den som är värd kommer att ansluta.

Mer påtagligt när mötet inte är förberett

Ett bra riktmärke är enligt Annie att det är bättre att ge för mycket information än för lite. Specificera webbapplikation, webbläsare, se till att de som sitter med laptop har ett certifierat headset. Vidare ska det var tydligt om vissa funktioner är avstängda och om folk kommer att ha mikrofonen avstängd.
Det här är grunden, men det krävs mer för att mötet ska bli lyckat.
– Det är påtagligt att många beskyller videoformatet för dåliga möten, men det finns ju dåliga fysiska möten också. Dock är det mer påtagligt när det är digitalt, säger Annie.
– Jag tycker också att det är väldigt vanligt att man skyller på den som bjudit in. Visst, det är den personens ansvar att styra upp mötet, men om exempelvis deltagare inte sätter på kameran eller sitter och pillar på mobilen samtidigt – då är det svårt att få till ett bra möte. Det är allas ansvar att göra sitt bästa för att mötet ska bli bra.

Så vad tycker mötesexperten om kameratvång? Är det vettigt eller onödigt?
– Jag tycker det är jätteviktigt att alla ska känna sig trygga, men med det sagt – kameran ska alltid vara på om det är ett möte. Mötet är till för att man ska delta och jag kan göra en jämförelse för de som inte förstår: Skulle du sitta med en påse över huvudet på ett möte? Även den visuella kommunikationen är viktigt. Man kan se folk och hitta bejakande i det man säger. Det är svårt att samarbete med människor om det är alldeles kolsvart.

Möten ingen plats för inaktiva deltagare

Men hur ska man då tänka med folk som absolut inte vill ha video påslaget om de inte har ordet?
– Då är det bättre att hålla mötet på ett sätt så att de bara är med när de ska tala. Se till att de bjuds in till sin tur, och låt dem lämna om de inte behöver vara med längre. Mötet gagnas ju inte av att ha massa inaktiva personer. Sen är det ju en helt annan sak om exempelvis en vd ska informera 200 anställda – då kanske det inte är av vikt att alla har kameran på, säger Annie Petersson.

Andra saker man som mötesanordnare bör tänka på är längden på sammankomsten. Att ha maratonmöten vid skärmen är nästan dömt att misslyckas, eller i varje fall tappa effekt.
– Jag tycker att alla möten ska vara så korta som möjligt. Det är klart att det är jobbigt att sitta vid en skärm. Jag tycker att det högst ska vara 40-45 minuter och sedan ett avbrott. Visst kan man ha en fikarast digitalt, men det tror jag kommer att försvinna. När man går till fikarummet vill man ju prata om det man är intresserad av – inte behöva sitta och lyssna på en person som pratar om exempelvis söta kattungar.

Många funktioner – men används alla?

När det gäller finesser som de olika videomötestjänsterna erbjuder är Annie inte helt övertygad om att de alla behövs. Visst finns det bra funktioner, men användandet av vissa är nog ganska lågt enligt henne.
– Generellt kan jag ju säga att ju fler funktioner som gör att människor vill ha videomöten är toppen. Funktioner har sin roll, men ibland upplever jag att många efterfrågar dem och vill ha mycket lull-lull – men hur mycket används de? Hur ofta krävs det sju uppkopplade whiteboards? Och sitter man och fibblar för mycket med funktioner istället för att vara aktiv, då motverkar det ju syftet med mötet.

I dagsläget finns det flera olika alternativ för digitala möten, men vad skiljer dem åt? Annie säger att de stora spelarna i dag är Zoom och Teams.
– De är de vanligaste och räcker jättebra till för många. Här kan man, på gott och ont, nästan säga att de kapprustar kring utvecklingen av funktioner. Det fina med Teams är att du har allt i ett. Du har ett före-under-efter i en och samma lösning. Dock kan man ställa vissa frågor om säkerheten och för vissa företag är det här en sak som gör att man inte kan ha verktyget.
– Zoom är även det lättanvänt och jättebra för många, men inte för de med säkerhetskrav.

”Äg” din egen konferensmiljö

Ok, så vilka alternativ finns om man inte ska titta på dessa två? Annie, menar att lösningar med tvåvägasautenticering eller bank-id är ett alternativ. Där nämner hon lösningar från Pexip och Cisco som exempel. Dock tycker hon att det finns fler vinster med att titta bortom Zoom och Teams.
– Först ville folk inte köra video, sen ville alla köra video och var glada att man enkelt kunde lösa problemet. Nu har vi kommit till en fas där man inser att man vill ha något mer och ett exempel är hur man kan få ut sitt varumärke och ”äga” sin digital miljö. Med en egen licens kan du designa utseendet och funktionalitet. Förutom att det då bygger varumärket, visar det den som deltar i mötet att hen har kommit rätt. Man kan även se till att endast de saker man vill ska gå att använda. Zoom och Teams var gratis och när de nu vill ha mer så frågar de mig varför det kostar. Men det är som med allt annat – man får vad man betalar för.

Även om Annie är en expert på videomöten så tycker hon att man ska se det digitala som ett komplement snarare en allenarådande lösning för framtiden.
– Jag brukar säga att det inte finns något som ersätter det fysiska mötet. Men det fantastiska här är att vi kan ses oftare. Vi kan ha tätare kontakter och det gör att vi kan träffa personer som vi annars inte hade träffat.

Senaste artiklarna

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde.