Experten: Så löser du konflikter i Teams

Kontoret En ogenomtänkt kommentar som leder till ett ”Slack-gate” eller missförstånd som mynnar ut i ”Teams Wars”. Konflikter på arbetsplatsen har ingalunda försvunnit bara för att vi blivit digitala.  
– I det digitala är det lätt att glömma att det sitter en människa i andra änden, säger Kati Vilkki.

Experten: Så löser du konflikter i Teams

Dagens digitala verktyg och samarbetsplattformar har hyllats som effektiva och smidiga. Men det finns även rätt stora utmaningar att köra Slack eller Teams på företaget.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår unika digitala Premium-tjänst öppen bara för prenumeranter.
  • Ett nischat nyhetsbrev för just ditt intresseområde; Professional eller Contact Center.
  • Full tillgång till vår digitala kunskapsbank med över 16 000 artiklar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Kati Vilkki är coach på Reaktor och har skrivit en uppmärksammad artikel om problemet. Hon säger att hon inte tror att det går att undvika konflikter bara för att man bytt media. Snarare tvärtom – de digitala verktygen kan snarare underblåsa konflikter.
– Grunden för konflikten är densamma oavsett om vi befinner oss i samma rum, eller om det är digitalt. Jag säger något som ger en reaktion hos dig. Du ställer dig i försvar och då känner jag mig attackerad. Men i den digitala miljön är det annorlunda – kanalen kan nästan sägas vara bidragande till konflikten, säger hon till Telekom idag.

I en chat syns inte arga miner

Vadå, på vilket sätt menar Kati att kanalen eldar på konflikten? Jo, genom att den är så smal.
– När vi är i samma rum så ser vi hela kroppsspråket och vi kommunicerar på samma våglängd. Men i en chat ser man inte om folk ler eller ser arga ut. Sedan kan krav på snabba svar vara något som driver på. I min erfarenhet händer det oftare att det brinner till när folk är trötta och stressade. Så i de värsta fall jag sett är att folk skickar ut något det sista de gör på en dag – och så exploderar konflikten, säger hon.

Kati är tydlig med att hon ser de digitala verktygen och kanalerna som en stor tillgång, men att en brist de har är att de reducerar vår empati. Folk är inte lika eftertänksamma när de inte ser vem de kommunicerar med.
– Konflikterna är desamma digitalt som fysiskt, att man inte känner sig sedd och hörd. Men vi missförstå varandra oftare digitalt. Konflikter blir även lätt mer spridda och det kan vara förödande.

Med det menar Kati att ett replikskifte i skrift kan vara mellan två-tre personer – men bevittnas av en hel organisation.
– Du kanske inte skulle hamna i en situation där två personer står på scen och bråkar inför ett fullsatt auditorium, men det händer hela tiden i Teams och på Slack. Konflikter blir väldigt visuella. Och det här ger stor inverkan på en organisation. Det ökar rädslan och folk börjar tänka ”Kolla vad som kan hända om man sticker ut”.

Diskutera fram riktlinjer

Så hur ska man hantera utmaningen och vad ska man göra som företag för att undvika konflikter?
– Det finns flera saker att göra. Det första är att tillsammans lära sig att interagera bättre. Diskutera fram vad som är ok att säga och hur man bör uttrycka sig.

Genom att höja lägstanivån så minskar man friktion. Sen är jag övertygad om att det här inte kommer göra att vi slutar ha konflikter, men det är ett viktigt första steg. Det andra är att vi måste lära oss hur vi ska hantera våra konflikter.

Föregrip konflikterna

Här menar Kati att en viktig investering man som företag kan göra är att lära sin organisation att gå emellan. Föregripa att diskussioner spårar ur.
– Ju fler personer som har kunskapen att gå emellan – dess bättre. Om jag ser att någon skickar ett meddelande som ser kantigt och stressat ut, då kan jag gå in även om det inte är adresserat till mig. Genom att göra det så kan man även ta udden av det onda.

– Jag vill hända att det är ett kollektivt ansvar att lösa konflikter – inte chefens. Om jag ser nära kollegor ryka samman är det även bättre att jag går in, istället för att en chef som inte är så nära kliva in. Risken är då att smärtan blir dubbel.

Organisationen ska även se till att få konflikter lösta, Kati menar att om man inte gör det så riskerar man att få en surdeg som ligger och drar – med risk att komma tillbaka i än värre skepnad. Ofta är det här något som kan lösas av de som haft konflikten. Men det finns även andra alternativ.
– Vi har även haft konflikt-klinker för att kunna bygga upp förtroende igen.  När vi hanterat konflikter så här har det lett till att folk känner att samhörigheten är starkare efter konflikten.

Det här är även viktigt i fallet med en offentlig konflikt. För även om två trätande blir sams 1-on-1 – så måste man kommunicera ut att konflikten lösts, säger hon.

Kulturen påverkas enormt

Och vad händer då om man inte tar tag i konfliktproblematiken?
– Det leder till skräckkultur. Rädsla är en naturlig reaktion och om vi är rädda så känner vi mindre empati för andra – samtidigt som vårt egna behov av empati blir högre. Det här leder till en nedåtgående spiral som ger rädsla, isolering och stagnation. Och när vi får mindre interaktion så blir sammanhållningen på företaget svagare. Folk börjar tänkta tankar som om det är värt risken att våga kommunicera – vilket innebär att organisationen förlorar förtroende, kreativitet och effektivitet.

Men även om man inte tagit tag i sina konfliktproblem, är det aldrig för sent att börja arbeta med att förbättra sin kommunikationskultur. Kati säger att alla organisationer vinner på att investera i förtroendebyggande och goda interaktioner.

Och Kati menar att yngre människor generellt är bättre i det här avseendet.
– Jag ser på dagis i Finland att barn redan här lärs hur de ska kommunicera känslor och lyssna på dem.Hantera dem på ett helt annat sätt än hur det var på 60-talet när jag växte upp. Det här ger genomslag i hela livet och jag ser att yngre medarbetare är bättre på att uttrycka känslor och interaktion. För mig är empati och respekt stora bedragare till produktivitet – så det är kontraproduktivt för företag att inte satsa på detta. Sen kommer vi till att vi har en ålderskris i många länder. Folk ska jobba till de är 70 år. Om de inte blir behandlade väl – vem skulle vilja vara kvar i arbetslivet då, säger Kati Vilkki.

Senaste artiklarna

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde.