Experten: Så lyckas du med mötesrummen

Att utforma mötesrum som uppfyller alla medarbetares krav och önskemål är inte det lättaste. Kraven de anställda ställer är på många sätt högre än någonsin. Dessutom finns det enligt mötesrumsexperten Annie Petersson på Exobe, ingen lösning som passar alla.

 –  Det går inte att säga är ni hundra anställda så ska ni ha tjugo rum som är paketerade på det här sättet. Den viktigaste frågan att börja med är:  ”Hur arbetar vi, på plats eller hybrid” och ”Vilken typ av möten har vi?”, säger Annie

 För några år sedan höjdes det röster om att mötesrummen spelat ut sin roll och att alla möten istället bara skulle ske framför separata skärmar.

 – Men nu har de flesta insett att det faktiskt har en stor betydelse att träffas i verkligheten och många vill sitta i samma rum. Det gör också att det blir ännu viktigare att få de som deltar på distans att känna sig delaktiga och som en del av gruppen. 

 Samtidigt behöver kvalitén på mötesrummen att höjas.

 – För några år sedan var mötesrummen bra men standarden hemma dålig. Men efter pandemin så har de flesta bra headsets och kameror och vet hur man ska sitta för att få till ljus. Nu är hemmaanvändare bra utrustade, men mötesrummen behöver bli bättre.  

 Det är enligt experten en knäckfråga för att lyckas få de som vill locka anställda tillbaka till kontoren.

 – Många företagsledare vill få tillbaka personalen till kontoren. Samtidigt som många anställda tycker att de inte kan vara på kontoren för att mötesrummen antingen inte finns eller helt enkelt är för dåliga.

 Annie Petersson arbetar som rådgivare inom mötesrum och mötesytor och träffar dagligen företag som behöver förbättra sina mötesrum. Väldigt mycket har hänt de senaste åren, många har tagit till sig ny kunskap kring förutsättningar för användarvänliga mötesrum men fortfarande finns utmaningar.

 Särskilt att få ihop beslutsfattarna kring inköp av mötesrum att se det som en helhet där akustik och överhörning mellan rum fortsatt är ett stort bekymmer. 

 Vad beror det på?

 – Förut hade man några rum som var avsedda för videomöten. Nu har man istället tekniken för möten i alla rum. Det leder till problem i väggarna. 

– Branschen har pratat om det här i flera år men nu verkar fler förstått. 

 Vad är lösningen? 

 – Jag har varit med i diskussioner där man pratat om att ändra byggstandarden framåt. Det är ju – och har framförallt varit väldigt populärt att göra det enkelt att kunna flytta väggarna men lätta väggar leder till överhörning.

 – Säg att du jobbar med produktutveckling, hr eller på annat sätt med känsliga uppgifter blir det naturligtvis ett stort problem om du inte kan hålla samtalet konfidentiellt.

 De senaste decennierna har det blivit allt mer populärt med glasväggar på kontoren. 

 –  För mig borde glasväggar vara big no no. Ljuset studsar och ljudet blir konstigt. Det kan också bli konstigt med kameror som fångar upp personer utanför mötesrummet. 

 Men det finns fler vanliga missar företag och organisationer gör med sina mötesrumsplaner – förutom att ta för lätt på akustiken.

 – Många som är ansvariga för mötesrum är tekniknördar. Det leder till att de tycker att det mest spännande är att välja vilken tillverkare man ska använda sig av. 

 – För mig är det den minst viktiga frågan. Förutsatt att det är produkter som är certifierade för mötestjänsten så gör tekniken jobbet.

 Att beställarna av mötesrumslösningar tenderar att vara väldigt tekniskt kunniga får också konsekvenser.

 – Det gör att beställarna lätt också utgår från att användarna också är extremt tekniskt bevandrade. Så behöver det inte alltid vara. Då kanske man väljer en billigare – men mindre användarvänlig lösning som skapar problem längre fram.

 – Ofta är det värt att välja den kanske något dyrare lösningen där användaren bara behöver trycka på en knapp för att komma igång. Det är en större investering, men dina användare kommer snabbare i gång med sina möten och det blir färre användar-support. 

 I större bolag och organisationer börjar man inse att man behöver ha livscykelhantering på utrustningen i mötesrummen.

 – Tidigare har det varit att man på en ort köpt sina saker, och på en annan ort köper man sina saker men nu börjar företagen inse att det inte bara är prylar i ett rum. Särskilt som alla rum nu har utrustning jämfört med tidigare – några enstaka per kontor.

 – Utan en del av ett större ekosystem. Fler förstår vikten av att ha kontrollen över sina tillgångar på samma sätt som det varit länge med datorer och telefoner.

 Ai-utvecklingen har också nått mötesrummen. Dels naturligtvis genom ny funktionalitet i videomötestjänsterna för att exempelvis sammanfatta möten – men även i hårdvaran märks teknikutvecklingen av.

 –  Många tillverkare har tagit fram ai-kameror som man ställer på bordet som kan fånga upp alla deltagare kring bordet. ”Termos-kameran” på bordet i kombination med kameran i fronten av rummet gör att deltagarna kan röra blicken hur de vill och med hjälp av ai skickas den bästa bilden ut i mötet. Tekniken har funnits ett tag men nu ser fler och fler kunder nyttan som kommer med att ha fler kameror. 

 En del företag har valt att utrusta även andra rum än de traditionella mötesrummen med videokonferensutrustning.

 – Några har videomötesutrustning i sina fika-rum för att enkelt kunna koppla upp sig för en video-fika med kollegor på distans.