Expertens 6 tips: Så får du till bästa videomötena

Videomöten Croissantformade bord och ändamålsenliga mötesrum. Ska man få till bästa möjliga videomöten är det vad som gäller. ”En bra utgångspunkt är att distansdeltagarna ska stå i centrum”, säger experten Annie Petersson.

Expertens 6 tips: Så får du till bästa videomötena

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Efter pandemi, hemarbete och nedsänkningar har vi nu återgått till en ny slags vardag med hybridlandskapet. Videomöteskonsulten Annie Petersson på Exobe tycker att vi har fått bättre rutiner och videomötesetikett i hemmamiljö  – samtidigt som hon märker att många företag fortfarande famlar med att hitta bra lösningar på kontoren.

– De flesta har blivit väldigt vassa på de personliga videomötena –  vi ser sällan människor som är filmade från näsperspektivet idag. Värre är det på kontoren där man ofta har väldigt fina mötesrum som funkar bra för de fysiska mötena men inte för hybridmöten. 

Där är bra att ställa sig frågan: hur upplever kollegorna på andra sidan mötet? Enligt Annie Petersson kanske den mysiga belysningen i konferensrummet inte alls gör sig lika bra för dem som befinner sig på andra sidan skärmen. En annan fälla kan vara akustiken i rummet. 

– Ljudet kan upplevas jättebra för de som är på plats fysiskt men inte för dem som deltar hemifrån. Oftast är det faktiskt så att det är de som som sitter hemma som har skaffat sig bra ljud och bild, medan mötesrummen på kontoret släpar efter.

”Ihopbuntning” ett vanligt problem

Ett vanligt problem är att videomötesklienten buntar ihop alla kollegor som deltar från konferensrummet i en bild medan distansdeltagarna, som har en kamera per person, visas i porträttbildsformat. Enligt Annie Petersson kan det ge en skev fördelning.

– Upplevelsen blir lätt att mötet då sker mellan dem som syns bäst medan det gänget, var ansikten buntats ihop i en gruppbild knappt syns. 

Enligt Annie Petersson kommer man enkelt runt problemet idag eftersom dagens kameror och videmötesklienter har teknik som kan beskära kamerabilden så att alla framställs individuellt och lika stort.

Däremot hjälper bra teknik föga om själva mötesrummet inte är rätt möblerat. 

– Ofta vill företagen att mötesrummen ska fungera för alla typer av möten Det säger sig självt att ett enda rum inte kan fungera lika bra i alla lägen. Ibland vill vi ha ett stå-möte, ibland kreativa workshops, ibland mysiga möten.

Rätt typ av rum

Hon liknar det vid en schweizisk armékniv som är allsidig men fungerar halvdant i alla lägen –  det finns också andra alternativ som är mer ändamålsenliga. 

När företagen får rådet att skapa flera varianter på mötesrum blir ofta reaktionen: ska vi ha ett sånt mötesrum också? Det ser dyrt ut, hur blir det med vanliga möten då?

Där menar hon att det inte behöver blir så kostsamt.

– Ofta tror företagen att de måste satsa på det största rummet och att hybridkonvertera ett rum som rymmer tjugo personer är dyrt. 

Hennes erfarenhet är att det ofta blir så att max sex personer sitter där ändå. Då anser hon att det är mycket bättre att börja med att göra om ett mindre rum för hybridmöten – för att se om man gillar upplägget.

– Jag och mina kollegor föreslår bananformade bord som man placerar framför en skärm eftersom det påminner väldigt mycket om hur man brukar sitta vid möten – mitt emot varandra. Vi kallar det för Front Row-sittning.

Inspirationen till det bananformade mötesrummet hämtade de från hur man brukar sitta, alltså mitt emot varandra. Problemet var bara att deras kunder inte kunde hitta den typen av mötesbord hos leverantörerna.

– Vi fick helt enkelt låta ett snickeri ta fram en sådan lösning eftersom våra kunder inte kunde hitta något bananformat bord på marknaden.

Fakta

Annie Petersson bästa tips för bättre videomöten

  1. Ljud – Bra ljud är grunden i alla möten, annars orkar ingen lyssna. Ha minimum ett bra headset. I stora mötesrum, sitt nära mikrofonen.
  2. Belysning – se över lampor och ljus från fönster. Ljuset i rummet förändras över året och dagen. Dagtid kan det behövas mörkläggningsgardiner.
  3. Var närvarande – förut gjord folk ofta annat under mötena, men nu upplever experten att fok har blivit mer fokuserade.
  4. Ha kameran på – Vi får så mycket bättre kontakt när vi ser varandra. Det är lättare att förstå varandra när vi ser varandras ansiktsuttryck.
  5. Använd mötesreaktioner – använd tumme upp och hjärtfunktionerna för att visa uppskattning under mötets gång. Att visa uppskattning ge energi och skapar god stämning.
  6. Ha en tydlig agenda.

Senaste artiklarna

Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv om aktuell teknik.