Expertens råd: 5 steg till bättre videomöten på arbetsplatsen

Videomöten Teamslänk i mötesinbjudan, rätt utrustning och en duktig Barista. Det är framgångsreceptet för att locka tillbaka de anställda till Microsofts huvudkontor i Stockholm.
– Arbetsplatsen måste vara mer attraktiv än hemarbetsplatsen, säger Teams-experten Robert Karlsson.

Expertens råd: 5 steg till bättre videomöten på arbetsplatsen

Att pandemin har fått videomöten att öka explosionsartat lär inte ha undgått någon, men enligt Robert Karlsson, Teams-expert och ansvarig för Teams Mötesrum på Microsoft, var videoanvändningen hög i Sverige redan innan Corona. Något han tror beror på teknikmognaden i Norden – med många innovativa bolag i spetsen.
– Det som har hänt efter snart två år av hemarbete är att vi har drivit på digitaliseringen och fått en ännu starkare videotradition. Och när vi nu är på väg tillbaka till arbetsplatsen igen gäller det att kvalitén och enkelheten med att ta videomötena från kontoret är minst lika bra som hemifrån.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Vi når Robert Karlsson via videolänk. Han ser ut att befinna sig i en pittoresk medelhavsby. Bakom honom syns vita stenhus och turkost vatten. Men i själva verket är han på hemmakontoret i Strängnäs.
– Jag brukar variera bakgrunden med olika semesterbilder och Microsofts Teams egna bilder.

Hemarbete ger bättre livspussel

Han berättar att många har investerat i en bra kamera och headset hemma – vilket har förändrat våra krav. Att arbeta hemma har blivit bekvämt och en förutsättning för att få ihop livspusslet. Därför menar Robert att det behövs det något extra för att locka tillbaka folk till ett kontor där man inte riktigt vet förutsättningarna.
– Den nya arbetsplatsen kommer dels behöva fler mötesrum av varierande storlek än tidigare och dessa behöver uppgraderas med rätt utrustning. En kamera, ljudpuck och USB-kabel räcker inte. Helst ska all hårdvara, såsom konsol, videokamera, mikrofon, skärm och högtalare finnas på plats och vara integrerade, så att det bara är att trycka på “starta mötet”.

Tekniken ska vara enkel och bara fungera – men det finns en sak som Robert anser vara ännu viktigare för att lyckas i det nya normala.
– Många har fallit in i nya rutiner under pandemin och insett att de sparar tid när de inte behöver pendla till och från arbetet varje dag. Därför måste den “nya” arbetsplatsen vara mer som en magnet, som gör att människor vill slita sig från den bekväma hemarbetsplatsen.

Baristan är det sociala navet

Microsoft bytte nyligen lokaler. Efter drygt tjugo år i Kista flyttade man in till Regeringsgatan i centrala Stockholm. Där har man satsat på många sociala ytor och en heltidsanställd barista som fungerar som ett socialt nav.
– Boris gör jättegott kaffe och är omtyckt och välkänd bland våra kunder och anställda. Det har verkligen bidragit till att göra kontoret till en plats för de spontana mötena.

Han menar inte att alla behöver ha en egen ”kaffekonstnär” för att locka folk till jobbet, men tycker ändå att man ska fundera kring vad man kan göra för att arbetsplatsen ska kännas lockande.

Förutom att det ska vara enkelt att ta videomöten från arbetsplatsen tycker Robert att en digital möteslänk bör vara ett hygienkrav i alla kallelser som skickas ut.
– Om det visar sig att barnen är sjuka på morgonen och man måste arbeta hemifrån ska det vara enkelt att ansluta till mötet.

Robert Karlsson är ansvarig för Teams Mötesrum hos Microsoft, som alltså är själva kombinationen av hårdvara, med skärm, konsol, videokamera och högtalare – tillsammans med själva mjukvaran för mötesfunktionen.
– Tekniken utvecklas väldigt snabbt och dagens videomöten har blivit mer än bara ljud och bild.

Parallella interaktioner

Han berättar att en stor del av interaktionen i dagens videomöten pågår parallellt i chatten som finns vid sidan av, eller att man kanske vill texta mötet för att kunna följa med i dialogen bättre – och utan rätt utrustning finns det en risk att man missar en del av diskussionerna. Men framför allt skapar en dedikerad utrustning en enkelhet för medarbetarna – att kunna gå in i ett mötesrum, se sitt bokade möte på konsolen och trycka på anslut.
– Att allting bara fungerar är otroligt värdefullt och sparar väldigt mycket tid.

Robert Karlsson 5 bästa tips för bra videomöten.

  1. Sätt medarbetaren i centrum
    Anpassa kontor- och mötesrum för videomöten och med rätt teknologi. Men se framför allt till att bli en centrumpunkt – genom att skapa trivsel på arbetsplatsen. Utforma kontoret för spontan interaktion.
  2. Alltid digital möteslänk
    Det ska finnas en digital möteslänk i alla möteskallelser. För att underlätta för dem som valt att arbeta på annan plats eller inte har möjlighet att komma in till kontoret på grund av sjukdom eller VAB.
  3. Video överallt
    Många företag har utrustat sina större mötesrum med videoutrustning. Eftersom vi framöver kommer att ha fler möten där färre deltar fysiskt i rummet och fler på distans -finns ett stort behov att utrusta de mindre rummen på ett liknande sätt för att möjliggöra interaktiva och engagerande möten.
  4. Det ska vara enkelt att starta videomöten och tekniken ska bara fungera.
    Tekniken ska inte vara ett hinder, utan en möjliggörare. Med rätt teknik på plats är det enkelt för alla att komma in i ett mötesrum och koppla upp sig med en enda knapptryckning på ”starta mötet”. Att behöva tänka på sladdar, ljudpuckar och kameror i ett rum är inte ett recept för framgång men är inte heller något som krävs med moderna lösningar på plats.
  5. Dra nytta av den teknik som finns tillgänglig.
    Mötet ska vara lika bra för dem som är på plats som för dem som sitter på annan plats. Låt mötesrummet bli viktigare. Ta del av de innovationer som finns och dra nytta av styrkan med att mötet är mer än bara ljud och bild.

Senaste artiklarna

Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv om aktuell teknik.