Expertens sju tips: Så får du till bästa videomötet

Videomöten Tydlig agenda, begränsad tid och en stark ledare. Enligt Johan Åberg på Easy telefoni är det, samt ytterligare en funktion, videomötets grundpelare.
– Använd muteknappen och använd den flitigt.

Expertens sju tips: Så får du till bästa videomötet
Johan Åberg, produktchef

Johan Åberg är van vid att tala inför folk. Innan han gav sig in i telekombranschen undervisade han i interaktionsdesign och presentationsteknik på Linköpings universitet i 15 år. Idag utvecklar han en molnväxelplattform med integrerad videokonferens. Enligt honom är det en pedagogisk utmaning att få folk engagerade under möten.
– Att folk börjar pilla på sin mobil beror oftast på koncentrationsbrist och att den som zoomar ut känner att ämnet inte är viktigt för dem.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår unika digitala Premium-tjänst öppen bara för prenumeranter.
  • Ett nischat nyhetsbrev för just ditt intresseområde; Professional eller Contact Center.
  • Full tillgång till vår digitala kunskapsbank med över 16 000 artiklar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Men egentligen tycker han inte att det är så stor skillnad på om man träffas digitalt eller på kontoret.
– Som för alla möten bör man ha en tydlig agenda och någon som ansvarar för ordningen, fördelar ordet och ser till att mötestiden hålls.

Jobba pedagogiskt

Man bör heller inte vara rädd för att styra diskussionen om den blir irrelevant. Han medger att det är svårare att ta tempen på digitala möten och att man därför måste jobba hårdare med den pedagogiska biten.
– Om man märker att någon suttit tyst länge eller försvinner iväg kan man alltid köra varvet runt. Eller fråga: Hur är det Kalle, eller vad tycker du Lisa?

Men det är minst lika viktigt att inte bjuda in alla bara för att ingen ska känna sig utanför. Då tycker Johan Åberg att det bättre att sprida relevant information i efterhand.

Enligt honom är det skillnad på om det rör sig om ett diskussionsmöte eller ett enkelriktat informationsmöte. Antalet deltagare är också en faktor som avgör huruvida alla ska ha videokameran påslagen.
– Kameran är absolut en bra sak om det är en lagom stor grupp och om det är en diskussionsmöte. Det skapar en närvarokänsla. Men om man är för många riskerar det snarare att bli ett störningsmoment.

Använd ”viktigaste” funktionen ofta

Det är sällan som alla mötesdeltagare ansluter samtidigt till ett möte. Och för att undvika att det sprakar och brusar varje gång en deltagare kommer in finns det en funktion som Johan Åberg tycker är viktigare än alla andra.
– Använd muteknappen och använd den flitigt.

För att slippa att alla tar med sig sina bakgrundsljud till mötet tycker han att man bör ha för vana att ha det tysta läget aktiverat redan när man kliver in för att sedan behålla det på under mötets gång. Men han uppmanar även folk att testa ljud och bild i den virtuella lobbyn innan de checkar in.
– Det är bättre att ansluta lite tidigare för att testa ljud och bild i lobbyn än att behöva lägga fem-tio minuter av mötestiden på att få ordning på det tekniska, det är ett trist sätt att börja på.

Även om det kan kännas bekvämt att återanvända gamla virtuella mötesrum, tycker Johan Åberg att man bör ha lite koll på säkerheten så att pinkoden inte läcker ut till obehöriga.
– Mötesrum hanteras på olika sätt i olika system. I det system vi har utvecklat på Easy Telefoni kan man enkelt skapa och fästa ett internt mötesrum i en chattkanal för att förenkla återkommande internmöten för olika grupper. Men generellt bör man hålla isär interna och externa mötesrum för att förhindra att obehöriga kommer in.

Expertens råd: 7 steg till bättre videomöten

Steg 1: Använd muteknappen – använd den och använd den flitigt. Ha för vana att alltid ansluta till möten med mute-funktionen påslagen för en bra ljudhygien.

Steg 2: Använd alltid headset för bra ljudkvalitet, gärna med sladd. Trådlösa lurar riskerar att laddas ur. Särskilt om man sitter i många möten på rad. När batterinivån sjunker blir även ljudkvalitén sämre. Undvik även datorns inbyggda mikrofon.

Steg 3: Använd alltid lobbyn – ha för vana att testa ljud och bild i den virtuella lobbyn innan mötet. Det är lätt att man hoppar det steget för att man tänker att det kommer att fungera. Det stjäl mycket tid när folk ska få ordning på det tekniska och är ett trist sätt att börja mötet på.

Steg 4: Använd video – men tänk gärna över när. Videomöten är bra om det är en lagom stor grupp och om mötet är diskussionsinriktat. Är det till exempel ett informationsmöte räcker det att de som talar använder video, annars riskerar det snarare blir ett störningsmoment.

Steg 5: Skärmdelning under videomöte – städa och förbered ditt skrivbord om du ska dela din skärm. Se till att ha rätt fönster öppna, i rätt storlek. Se även till att stänga ner dokument som inte är för alla, det kan till exempel bli jobbigt att dela lönefilen med hela företaget.

Steg 6: Videomöten är precis som vanliga möten –  förberedelser är nyckelordet. En tydlig agenda ger bäst resultat oavsett om mötet är på kontoret eller virtuellt. Undvik onödiga diskussioner och var inte rädd för att avbryta folk.

Steg 7: Tänk till innan du går igång med lustiga hattar och roliga bakgrunder. Det är kul första gången – sedan kan det bli rätt tjatigt.

Senaste artiklarna

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde.