Expertens tips: Så gör ni mötesrummen perfekta för hybridmöten

Kontoret Dagens mötesrum måste inredas både för dem som är på plats kontoret och de som deltar i mötet digitalt. Castellums arbetsplatsstrateg Heléne Lidström delar här med sig av flera handfasta tips för att ni ska få ut max av era mötesrum.

Expertens tips: Så gör ni  mötesrummen perfekta för hybridmöten

När du ska utforma ett mötesrum idag är det en hel del du ska tänka på för att skapa en riktigt bra upplevelse. Kraven de anställda ställer på både tekniken och inredningen är på många sätt högre än någonsin. 

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams-telefoni, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Heléne Lidström har ett långt förflutet på bland annat Microsoft och Tele2.  Under sin tid som marknadsdirektör på datajätten vann företaget utmärkelserna ”Sveriges bästa arbetsplats” och ”Sveriges snyggaste kontor” tre år i rad. Idag är hon arbetsplatsstrateg på fastighetsbolaget Castellum. 

 Här delar arbetsplatsexperten med sig av sina bästa tips för hur man lyckas med utformningen av sitt nya mötesrum.

 –Först och främst behöver man slå fast vad syftet med mötesrummet är. Ska rummet användas mycket till videomöten behöver det inredas på ett visst sätt och ska det användas främst till workshops på ett annat.

Helene Lidström.

”Förutom en bra ljudupplevelse skapar det en ombonad miljö”

 Pandemin har på många sätt förändrat hur vi ser på våra mötesrum. Det hybrida arbetssättet som nu blivit standard på många arbetsplatser ställer helt andra krav på rummen.

 – Idag är det lika viktigt att utforma rummet för dem som deltar digitalt som de som deltar på plats. 

 Att skapa bra förutsättningar för den hybrida upplevelsen kan vara svårt. Ljudet är det kanske allra viktigaste i den hybrida upplevelsen. 

Möbleringens ljuddämpande effekter ska inte underskattas enligt arbetsplatsstrategen. 

 – Textiler bidrar till en bra ljudupplevelse, så inred mötesrummen med mattor, klädda stolar och gardiner i era mötesrum. Förutom en bra ljudupplevelse skapar det en ombonad miljö. 

 Ett annat av expertens tips är att undvika mötesrumskameran, och i stället låta alla deltagarna ha med sig sina egna datorer och på dem ha kameran påslagen. 

 – Jag vet att det händer väldigt mycket på det här området men än så länge är kamerorna i mötesrummen ganska dåliga på att fånga upp dem sitter långt bak i rummet. Det skapar ingen bra känsla för dem som deltar digitalt.  

Fakta

Expertens sex bästa tips för att anpassa mötesrummen för hybridarbete

1.  Färgsättningen. Undvik mörka färger på vägg och tak. Det riskerar att skapa en konstig kontrast för mötesdeltagare som befinner sig på andra platser.

2. Skärmens placering. Sätt om det är möjligt inte skärmen mitt emot ett fönster. Om det är den enda tänkbara placeringen för skärmen så se till att ha mörkläggningsgardiner i rummet.

3. Anpassningsbar belysning. I vissa små fokusrum är det lätt att belysningen blir konstig. Det funkar kanske när jag sitter själv och jobbar men blir ett problem när jag ska vara med i ett digitalt möte och får en gloria omkring mig. Även i större mötesrum är det skönt att kunna anpassa belysningen utifrån typen av möte. 

4. Lampornas placering. Undvik att ha hängande lampor över bordet om ni har en skärm vid bordsänden. Annars är risken att man bara ser halva skärmen eftersom lamporna hänger ner framför skärmen. 

5. Textilier och klädda möbler. Utöver att det skapar en ombonad och trevlig känsla så har klädda möbler ljuddämpande effekter och bidrar till bättre ljud i digitala möten. 

6. Placering av Whiteboards. Det är ganska vanligt att en whiteboard är placerad bakom en skärm. Ofta vill man ju kunna använda både skärm och whiteboard i ett möte, så i den grad det går placera whiteboarden någon annan stans.

 Heléne Lidström betonar också vikten av flexibilitet i de moderna mötesrummen.

 – Inred gärna rummet så att det är enkelt att möblera om. Stolar med hjul är en stark rekommendation. Det går faktiskt att ha olika möbleringar för olika syften även om jag förstår att tekniken ibland måste som styra och att det då blir det svårt att möblera om.

”En utveckling som accelererat sedan pandemin”

 I ett mötesrum på Castellums huvudkontor på Torsgatan i centrala Stockholm har fastighetsbolaget ställt in en soffa utmed den ena långväggen, just för att få till en större flexibilitet. 

 – Det gör att det plötsligt kan få plats betydligt fler personer än bara dem som sitter runt bordet. Det är väldigt trevligt och skapar en härlig energi i rummet. 

 Arbetsplatsexperten berättar också om en annan trend. Vi bokar allt större rum för våra möten. 

 – Är vi fyra personer som ska ha möte bokar vi ofta ett rum som är anpassat för tio personer. Det är en utveckling som accelererat sedan pandemin, vi vill fortfarande ha lite distans till varandra.

 Vad innebär det för möbleringen? 

  – Rummen behöver vara väldigt luftiga. Se till att utforma rummen så att man kan gå bakom stolarna och runt borden på ett bra sätt. 

 Men det är inte bara när det kommer till inredningen och möbleringen som kraven har höjts. Tekniken behöver vara enkel och lätt att använda.

 – Min första och kanske viktigaste rekommendation är att ha samma system i alla rum. Man ska inte behöva läsa en manual för att få saker att funka. 

 Det är också bra om det redan i bokningssystemet finns specificerat hur rummet är utrustat och möblerat. I synnerhet på större företag och organisationer.

 – Vi vill ju att man ska boka rätt rum för rätt möte. I stora organisationer kan det vara svårt att minnas hur alla mötesrum är utformade. Därför är det bra om det redan i Outlook, eller vad för bokningsverktyg man nu använder står lite info om tekniken och möblemanget i det specifika rummet.

 De senaste åren har många företag och organisationer valt att ersätta sina projektorer med regelrätta tv-skärmar. 

 – Den här typen av teknik har blivit otroligt mycket billigare på bara några år. Det har inneburit ett väldigt lyft eftersom skärpan, kontrast och bild blir så himla mycket bättre. 

 Vad finns det mer för stora tekniska trender när det kommer till mötesrum?

 – Vi ser ett stort intresse för Microsoft Teams-rum med dubbelskärmar och touchpaneler. En annan trend är att mikrofoner och själva tekniken byggs in mer i möbleringen. Det ger en lite lyxigare känsla att tekniken finns men inte syns.

 Det uppstår ibland också situationer där alla mötesrum är upptagna och man behöver ta till mer mobila lösningar.

 – Därför är bra om det även finns en del öppna ytor där det är okej att ha möten. Så att man bara kan sätta sig med sin pc eller mobil och ha mötet.

 Behovet av så kallade fokusrum har också växt kraftigt de senaste åren.

 – Det är delvis en pandemitrend. Vi vande oss vid att kunna sitta ostörda utan distraktioner och nu vill många ha den möjligheten även på kontoret.

 Heléne Lidström har bland annat arbetat med fackförbundet Vision, som under pandemin utvecklade sin arbetsplats.

– De hade en väldigt tydlig idé om att inreda alla fokusrummen på olika sätt. Det blir som en hemmiljö med olika tapeter och färgställningar där medarbetarna kan hitta sina egna favoritrum. Funktionaliteten och tekniken är densamma i alla rum, men känslan och uttrycket är lite olika. Ett av målen med arbetsplatsen var att skapa en härlig, välkomnande och trivsam miljö, eller som de uttrycker den en professionellt hemtrevlig miljö. 

Mötesrum utomhus – en framtidslösning

 En annan möjlighet som företag och organisationer experimenterar alltmer med är att utnyttja en eventuell terrass eller uteplats för att skapa ett mötesrum utomhus.

 – Jag är väldigt förtjust i biofili. Vi svenskar vill ju komma ut så fort solen är framme. Så har man som organisation möjligheten att ha en mötesplats utomhus borde man ta den. Då är det förstås viktigt att man har grundläggande saker som eluttag på plats.

 Trots att trenden idag är att organisationer utformar sina mötesrum mer utifrån rummets specifika användningsområden än tidigare så finns det fortfarande utrymme att ta ut svängarna ännu mer menar Helené Lidström.

 – Fortfarande hör jag många företag säga ”Om ska vara kreativa så hyr vi externa lokaler”. Man tycker inte att ens egna kontor är tillräckligt kreativt och det är tråkigt. I stället för att lägga dyra pengar på att hyra externa mötesrum borde man ta chansen att skapa kreativa och härliga mötesplatser på det egna kontoret. Det gör man genom att grundligt analysera sina behov samtidigt som man låter tekniken och inredningen samverka för att skapa en trevlig upplevelse. 

Senaste artiklarna

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv.