Experterna: Så rustar du för bästa ”all hands-möten”

Videomöten Taskiga förutsättningar kan förstöra även det bästa av möten. Men hur ska man rusta sig i dagens hybridvärld för att kunna få till ett ”all hands” som verkligen ger något? Här är experternas tips.

Experterna: Så rustar du för bästa ”all hands-möten”

Förr i tiden kunde ledningen samla sitt företag på ett ställe och där hålla inspirationstal och informera om framtiden. Så är inte fallet längre. Digitalisering har flyttat gränser och numera är kontorsadressen inte alltid så fixerad – vilket ställer helt nya krav när man ska hålla stormöten.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams-telefoni, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Så hur ska man rusta sig för dessa? Telekom idag kollade med Eric Forslund och André Wilstrand, försäljnings- respektive teknikchef på Logicit.

Eric Forslund, försäljningschef på Logicit

Båda har bakgrund inom ljud och bild, men faktiskt är det inte där man ska börja i jakten på det perfekta stormötet.

– Jag säger att i början handlar det om vilken plattform man nyttjar i företaget. Är det Teams eller Zoom eller något annat. Men redan innan vi kommer dit så brukar vi sätta oss i intervju med våra kunder, säger Eric.

Med intervju menar han att många av deras uppdragsgivare kommer med en tanke och målbild, men kanske inte har tänkt igenom hela sitt behov.

– Vi brukar säga att vet inte kunden sitt behov, intervjuar vi dem tills vi vet vilket behov de har. Då tar vi reda på vilket arbetssätt de har och hur de vill jobba till vilka lokaler och ytor de har. För vår tanke är att de som använder systemet egentligen inte ska behöva veta vad det är för produkter eller modeller – utan snarare vilka funktioner de får, säger Eric.

André Wilstrand, teknikchef på Logicit

– Det är egentligen svårt att säga att det finns en rätt lösning, för kundbehoven är väldigt varierande. Ofta handlar det om att vi kliver in och ger tips och råd om vad för saker vi måste få på plats för att uppnå en bra nivå. För rent krasst, fel saker kan ge riktigt dåliga förutsättningar för bra möten. Jag ser det som att tekniken ska lösa så att alla får ett bekvämt möte. Om man tar hjälp av tekniken lyfts alla led, de som talar blir mer självsäkra och de som lyssnar får en bättre upplevelse, säger André.

Mygga, taklösning eller ”kastmikrofon”?

Men vad är då viktigast med tekniken? Det är ju många delar som spelar in om man ska kunna ha ett engagerande hybrid-stormöte.

– När det kommer till mikrofon, och om man tittar på en townhall-yta (större utrymme, reds.anm) skulle jag alltid rekommendera att man kör mygga eller headset. Detta eftersom man vill ha ut ljudet både i lokalen och ut på länk. Visst kan man ha en takmikrofon, men det gör att det kan bli jobbigt för hårdvaran som då måste filtrera bort ekon och andra ljudstörningar, säger André.

Dock är takmikrofonslösningar inte helt uteslutet i alla fall. Teknikchefen säger att om man har ett rum där man har en publik eller ledningsgrupp i rummet så kan riktade takmikrofoner vara en lösning. Men oavsett vad man väljer är det viktigt att man har en bra enhet, med god ljudprocessor och kapacitet att filtrera bort det man inte vill ha med.

Ett annat, lite mer lekfullt alternativ, att överväga en Catchbox, Eric förklarar:

– En Catchbox är som en mjuk kloss med inbyggd mikrofon. Den är perfekt att kasta ut till någon i publiken som då kan höras. Det är ju inte all som trivs med att någon kommer och stoppar en mikrofon i handen – då kan ju en lite enklare att bara få en kloss kastad till en.

På ljudkontot ska man även tänka på hur lokalen ser ut, här är det viktigt att man försöker minimera dissonans och ekon.

– Det mesta går att få till bra med en ljudprocessor, filter och högtalare. Men man kan göra väldigt mycket med ljuddämpande material vilket underlättar enormt, säger André.

Efter ljud kommer bild

Båda experterna menar att ljudet är det viktigaste, men anpassade kameror ligger inte långt efter. Så hur ligger det till där? Kan man använda vad som helst, eller hur högt ligger ribban?

– Allt är förknippat med vad man har för budget. Men om vi tittar på vad vi vill uppnå för ett typiskt all hands-möte är det ju att huvudpersonen ska synas och helst ses i helfigur. Detta för att få med kroppsrörelser vilket då ger en bättre och mer jämlik upplevelse för de som inte är på plats, säger André.

Självklart är lokalen och hur man placerar kameran/kamerorna viktig. André säger att man måste tänka till innan så att den inte sätts för högt så att du får ett onaturligt fågelperspektiv och inte heller för lågt då risken istället blir att man får med nackarna på publiken. 

– I stormöten räcker en kamera till 90 procent, i vissa fall kanske man vill ha en publikkamera. Har man fler kameror kan man ha en moderator som styr dem, men det finns kameror som kan följa talaren i lokalen och med hjälp av teknik så kan man få systemet att byta mellan kamerorna beroende på vem som talar, säger han.

Även när det kommer till bild är själva rummet eller lokalen något man ska tänka på. För även bra kameror kan få det kämpigt om förutsättningarna är fel – och mycket går att få till med ganska små insatser.

– Belysning är något som är väldigt viktigt oavsett om du är på plats eller distans. Ljus kommer ofta uppifrån och om man inte gör något åt det så ger det skuggar under ögonen. Dessa skuggeffekter eller felbelysning som vi kallar det ger sämre upplevelse för alla. Om man kan få lite ljus framifrån så elimineras det och det ger även kameran bättre förutsättningar för att fokusera rätt, säger André.

Projektorer ute – LED-väggar kan dubbeljobba

Ytterligare en viktig del att tänka igenom rör bildpresentation. Hur ska man kunna visa upp bilder, diagram eller annat i sin presentation. Förr i tiden var projektorer givet, men inte längre.

– Trenden är väldigt tydlig och det är att projektorer försvinner. Varför, jo dels för att LED-väggar och stora skärmar blir billigare, men också för att talare då slipper få lampa i ansiktet och att man slipper fläktljudet från projektorn säger Eric.

– Man får även ut mer av sin investering om man tänker på hur man kan använda tekniken på flera sätt. Säg att ytan man använder för stormöten i annat fall är entrén på kontoret. Då kan LED-väggen användas för att sprida information, välkomna gäster med ett trevligt budskap. Det är en idé vi ofta kommer med till kunder, säger André Wilstrand.

Som sista del lyfter Eric även att företag som satsar på en ny teknisk lösning för sina stormöten – även måste se till att de har infrastrukturen att backa upp dem.

– Som vi började handlar det om att man måste se till att ha plattformen och nätverk anpassat för det här. Man bör ju titta på att man har ett optimerat nätverk som klarar av all uppkoppling – det är inget att förringa, säger Eric Forslund.

Fakta

Experternas tips – 3 saker man inte får missa när man utrustar för ”all hands”

1. Enkelhet och användarvänlighet – är det inte lätt att få till drar sig folk från att använda tekniken.

2. Ljudet, mikrofonljudet är extremt viktigt för de som inte kan delta på plats. Hör man inte bra då känner man sig inte delaktig på distans.

3. Investera i styrsystem så att man inte behöver fjärrkontroller och sånt för att starta tekniken. 

Senaste artiklarna

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv.