Experternas 11 bästa tips för Microsoft Viva

Kunskaperna om Microsoft Viva är inte lika stora hos den breda allmänheten i it-Sverige och vi bestämde därför att det gick bra att ta med exempel från Viva där Teams är inblandat.

Till idag har vi tagit fram de 11 bästa tipsen om Viva från listan. De som bidrar med tipsen är Ai-labbets Henrik Byström, Bjanka Colic och Sofia Fiske från Diwo, Nina Rapp från Microsoft, Amanda Sterner från Knowledge Factory samt Mårten Hellebro från Cloudway.

Här är tipsen:

1. På temat lära och förändra vill jag tipsa om inspirationsbiblioteket i Viva Insights. Här finns massvis med bra artiklar att lära från, både som medarbetare och ledare.

2. På temat lärande finns Viva Learning, som ständigt utvecklas. Tipset är att använda sökmotorn och sen filtrera dig fram. Det finns massvis med kostnadsfria bra utbildningar att tillgå för vem som helst och självklart ännu mer för den som har olika former av abonnemang. Säkerställ att avsätta tid. Det behövs ofta bara cirka 30 min. Det har du tid med någon gång under veckan, men om du inte bokar in tid så blir det sannolikt inte av.

3. Stanna upp och analysera dina mötesvanor. För dig som har pinnat in Viva Insights appen i Teams är det enkelt att gå in och få en summering över hur dina mötesvanor ser ut och vad du kan förbättra. Bonustips är att slå på ”meeting effectiveness survey” så deltagare i dina större möten kan utvärdera dem för ytterligare värdefulla insikter direkt in i Viva insights.

Hashtaggning fungerar i Viva

4. Nästa tips handlar om inkludering, i detta fall om inkludering av information för alla er som använder Viva topics. Genom att använda en # före interna ord, akronymer eller projektnamn när du skriver i Teams så kommer ett informationskort upp och det blir enkelt för alla kollegor att följa med i konversationen. En riktig kanonfunktion! (fungerar även utanför Teams, dock intern funktion).

5. Använd Headspace via Viva Insights i Teams varje dag. Om du är en av alla dom som upplever att det är svårt att ta pauser mellan digitala möten så är det här rätt funktion för dig. Du hittar Viva Insights bland appar i Teams vänsterpanel. Här finns flera fina funktioner, men mitt första tips handlar om just Headspace och att få in vanan av en kort guidad meditation i början eller slutet av dagen. Eller varför inte mellan två stressiga möten?

6. Tips nummer två är att slå på ”pendla-digitalt” funktionen i Viva Insights. För mig kickar den igång varje dag klockan 17. I Viva-insikter, under inställningar kan du slå på virtuell pendling och bestämma vilka veckodagar och vilken tid du önskar på en påminnelse om att avsluta arbetsdagen. Viva kommer att guida dig igenom fyra steg för att avsluta arbetsdagen: 

• Ge dig chansen att skriva upp oavslutade uppgifter som du vill ha med dig till nästkommande dag
• Ger dig en överblick över kalendern kommande arbetsdag
• Ber dig reflektera över arbetsdagen
• Ber dig ta en kort stund för att andas och återhämta dig

Sen är du redo för kvällen!

7. Ställ in när du vill ha notiser i mobilen för att kunna koppla av när du inte jobbar. Tysta timmar har sen senast blivit en del av Viva Insights och går dessutom snart att sätta på organisatorisk nivå så vi kan hjälpa alla anställda att sluta kolla jobbnotiser på fritiden.

Använd Viva för att må bättre

8. Sjukskrivningar relaterat till stress ökar för varje år. Här kommer ännu ett tips i hur Viva-insikter kan hjälpa dig hålla koll på ditt mående. I Viva finns en enkel funktion för att reflektera över ditt mående just idag. Du kan ställa in påminnelser för reflektion under inställningar. På utsatt påminnelsetid skickas en notifiering i Teams som ber dig reflektera över hur du mår just nu med 5 enkla emojis. Du kan sedan gå in och följa din reflektionshistorik för att få en överblick av ditt mående över tid. Givetvis är historiken privat och enbart tillgänglig för dig.

9. Viva Connections: Genom att slå på Viva Connections kan man möjliggöra så att alla medarbetare kan nå intranätet direkt från Teams vänstermeny. Det har blivit populärt under året som gått och underlättar absolut den interna kommunikationen.

10. Viva Amplify – preview i januari. Håll utkik efter den nya Viva modulen som lanserades i preview i januari och kommer senare i vår. Det är en sätt att styra interna kommunikationskampanjer till olika målgrupper och mäta vilka som nåtts av budskapet. Tror det kommer bli ett sätt att smidigt kunna kommunicera brett och styra informationen på fler sätt än tidigare.

11. Avsluta arbetsdagen med Viva Insights i Teams. Få en check på vilka tasks du har bockat av i To Do-appen, kolla vilka tasks och möten du har planerade för morgondagen, reflektera en stund och prova gärna en kortare meditation för att verkligen stänga arbetsdagen och starta resten av ditt liv.