”Företagskulturen är viktig för lyckat distansarbete”

– Under flera år har företag investerat mycket i teknik, man vill vara produktiv och använda moderna sätt att samarbeta. Vi fokuserar mycket på mjuka värden och beteendeförändringar. Viktiga aspekter av frågan om hur vi kan vara kreativa digitalt, säger Sofia.

Det gäller nu att hitta arbetsformer som hjälper medarbetarna att vara kreativa också på distans. En nyckel är företagskulturen, ledare bör ställa sig frågan om den stöder medarbetarna så att de kan jobba bra hemifrån.

– Den här pandemin har haft flera faser och nu när många inser att oj, det här försvinner inte börjar läget stabilisera sig. Det kommer att vara värdeskapande att redan nu investera i att hitta arbetsformer som fungerar för distansarbete – för vi kommer inte att gå tillbaka till hur det var förut. Vi kommer att blanda mer mellan att vara hemma och på kontoret. Den flexibiliteten upplever många ger en bättre balans mellan arbetsliv och privatliv.

Naturliga pauser svårare hemifrån

Företagskulturen behöver vara tillåtande, man behöver sätta policys och sprida information och tips till medarbetarna kring hur man jobbar bra hemifrån. Det behöver vara mer flexibelt, och vara möjligt för människor att lägga upp sina arbetsdagar på olika sätt. Sofia menar att pauser och återhämtning brukar vara utmaningar för dem som är nya med att arbeta hemifrån.

– På kontoret får man naturliga pauser utan att tänka på det, man hämtar kaffe och börjar prata med en kollega om något annat. Resan till jobbet ger också ett avbrott som nu försvunnit. Förmedla till medarbetarna att det är okej att ta pauser, gå ut och ta en promenad eller träna under dagen. Planera också in pauser mellan möten så det inte blir back-to-back-möten för ofta.

Sofia Edholm berättar att många upplever att de är mer produktiva nu när de arbetar på distans, just eftersom de blir mindre störda. Det gäller att få till en bra balans mellan fokus och interaktion med andra. Några bra tips att ge medarbetarna är att stänga av notiser och boka in fokus-tid i kalendern så att dagarna inte fylls upp helt av möten.

– Vi behöver få möjlighet att följa en tanketråd utan att bli avbrutna för att vara kreativa och generera idéer. Det är svårt i dagens samarbetskultur, man blir avbruten varannan minut och det behövs ungefär 15 minuter ostört för att komma in i vad som kallas för ”the flow-zone”.

Kroppsspråket viktigt också digitalt

Något som är viktigt att förmedla även digitalt är vårt kroppsspråk. Vi använder det jättemycket, vi känner av energin i rummet och plockar upp sociala ledtrådar som bidrar till vår kreativitet. Sofia tycker att man ska ha som policy att alla använder video, för då kommer kroppsspråket med.

– Förberedelserna inför en digital workshop blir extra viktiga och man måste moderera noggrant. Använd gärna interaktiva verktyg för att samla in input när ett visst ämne ska diskuteras. Låt 2–3 personer hoppa ur mötet och diskutera något innan hela gruppen tar upp ämnet. Eller låt alla reflektera själva i fem minuter innan ni börjar dialogen, säger hon.

Det är svårare att få till kontinuitet digitalt. Att någon säger något och nästa hakar på. Saker som att någon lutar sig fram eller andas in ger oss viktiga ledtrådar när vi fysiskt är tillsammans, men är svårare att snappa upp digitalt.

– Som moderator behöver man också tänka på att alla deltar. Naturligt är vissa mer aktiva än andra. Använd in- och utcheckning ”runt bordet”, eller se till att skicka vidare bollen till alla.

Hon tror att en av de viktigaste utmaningarna för många företag nu under hösten är att hålla ihop socialt.

– Lägg fokus på att ha roligt ihop och ta det längre än att samlas för fika eller after work. Inför långtidskampanjer och projekt som veckans utmaning eller tävlingar. Få folk att röra på sig. Låt det sociala ta plats också i era digitala verktyg, ha exempelvis en kanal där man kan prata om saker som inte är jobbrelaterade och håll den kanalen levande. Det krävs lite mer planering för att få det att bli bra, men det kommer att vara värt det i slutändan.