Guide: Så bör globala företag lägga upp sin telefoni

Större företag har antagligen olika användarkategorier som exempelvis telefonist, traditionella kontorsanvändare, sällananvändare och även i vissa fall kundsupport. Numera är det populärt att knyta ihop så mycket som möjligt i en klient, exempelvis Microsoft Teams som kopplas till affärsstödsystem och växeln. För att hjälpa dig sortera fram vad ni behöver på ert företag har Telekom idag tagit hjälp av två experter.

Telefoni inte viktigast längre

Fredrik Ljungdell har mångårig erfarenhet av att upphandla kommunikationslösningar åt stora organisationer. När vi frågar honom om globala telefonilösningar säger han direkt att frågan är fel ställd, idag handlar det om inte längre främst om telefoni utan om kommunikationslösningar med många pusselbitar. Telefoni blir mindre och mindre viktigt.

– En global traditionell telefonilösning blir sällan bra och behövs inte heller i de flesta fall. Inte ens en nordisk lösning är alltid lätt att få till. Företag bör istället fundera på hur de får till en bra global kommunikationslösning – idag är Microsoft Teams vanligast, säger Fredrik Ljungdell.

Han säger vidare att varje land bör förhandla fram bärare för samtal och data själva. Då kan varje plats välja den operatör som har det bästa nätet lokalt. Det är de globala samtalen som blir dyra och det kan man enligt Fredrik lösa med en bra växellösning och ringa dem via internet. När det gäller växellösningar erbjuder idag de flesta leverantörer samma lösning med olika logotyp.

Den tredje och sista pusselbiten är att använda en kommunikationsplattform för att knyta samman allt. Om man som många andra valt Microsoft Teams kommer man köra videomöten, telefonmöten, stormöten, dela skärm och liknande i Teams. Gammaldags telefonsamtal gör man via mobilnätet och samtal från datorer och fast telefoni går via växeln.

– Med ett sådant här upplägg betalar man i princip enbart minuttaxa för mobilsamtalen, säger Fredrik Ljungdell.

Han tipsar också om att utvärdera också mindre operatörer och leverantörer – ofta har de kommit mycket längre än de stora jättarna. Det kan vara mycket värt att byta från den man alltid kört.

– Jag upplever att svenskar kan vara lite rädda för att genomföra förändringar, det verkar finnas en inställning att om man inte ändrat något så har man i alla fall inte gjort något fel. Det här resulterar i att många företag ofta väljer den dyrare och inte sällan sämre lösningen.

Börja med att identifiera era samtalsflöden

Marcus Bramlöv arbetar som konsult på Telemanagement och hjälper kunder med precis sådana här strategiska och praktiska frågor om kommunikation. Han menar att den globala organisationen som ser över sina kommunikationslösningar bör börja med att ställa sig ett antal frågor.

– Vad är telefoni och vad menar vi med det? Det är inte så självklart numera och olika delar av organisationen kan ha helt olika behov. Företag behöver också fundera på vad det är man försöker lösa, är det avtalskontroll man behöver? Eller är det kostnadskontroll och/eller sänkta kostnader man är ute efter? Då gör globala avtal ofta liten nytta, det finns bättre sätt, enligt vår erfarenhet, säger Marcus Bramlöv.

Han tar upp ett industriföretag som exempel, där finns det fortfarande behov av traditionell telefoni – men oftast bara lokalt inom en fabrik. Personalen på golvet behöver kunna ta emot larm eller ringa chefen, men de behöver inte tillgång till videomöten och Teams under arbetsdagen på samma sätt som en tjänsteperson i organisationen behöver. De kanske inte ens har behov av en mobiltelefon med data.

Marcus Bramlöv menar att det är viktigt att identifiera organisationens olika samtalsmönster eller flöden och agera utifrån dem. Först då får man fram det som ger mest effekt i verksamheten.

– Om du har behov av en global lösning, tänk inte telefoni utan tänk tal. Och fundera på vad det är du vill lösa egentligen. Krångla inte till saker i onödan. Koppla inte ihop alla i exempelvis Teams om det inte faktiskt är till nytta för medarbetarna.