Expertens guide: Så bör små företag lägga upp sin telefoni

Konsultens råd är att tänka igenom sina behov innan man upphandlar en telefonväxel eller mobilväxel. Många sitter med någon form av mobilväxel fast att de inte har behov av det. Men om företaget verkligen har användning för en växel så gäller det att man noga specificerar sina behov.

– Ofta svarar växelleverantören ”jajamensan, det har vi”, när man frågar om specifika funktioner. Det är ofta efteråt när man sitter fast i avtal som man upptäcker att funktionen inte var utformad som man hade behov av, säger Johan Hägglund.

Kostnaden för att bryta avtalet och byta lösning överstiger prisskillnaden mellan olika lösningar med råge.

Frågorna du ska ställa

– Det kan exempelvis handla om att man behöver en samtalskö för huvudnumret som flera personer kan svara på. Kan jag vara med i den om jag bara har en mobiltelefon? Kommer jag kunna se att det är ett samtal från kön när jag svarar eller kommer det se ut som ett vanligt mobilsamtal? Man måste kunna se varifrån samtalet kommer – jag vet företag som har fått byta lösning bara på grund av det här, säger han.

Ett annat exempel är om säljaren vill ha en softphone. Kan man ta emot samtal som ringt mobilnumret i softphone och kan man visa sitt mobilnummer vid utgående samtal från softphone? På samma sätt kanske man vill visa och ta emot samtal på det fasta numret även från som mobiltelefon. Kan man spärra inkommande samtal på fastnätsnumret utanför arbetstid, så man kan behålla mobilnumret som ett privat nummer?

Baka inte in onödiga funktioner

– Det finns många små fallgropar. Man ska vara noggrann med de funktioner man behöver, men inte baka in onödiga funktioner som man inte har någon nytta av. De kan krångla till saker. En vanlig fråga från företagen som säljer växlar är, ”hur många anställda är ni?”. Det är fel – frågan bör vara, ”hur många behöver en växel?”, säger han.

Johan anser att man definitivt kan ha olika lösningar till sina anställda med olika behov. Några behöver softphone för att ringa ergonomiskt från sin dator, andra behöver ingå i köer – men de flesta behöver oftast bara en vanlig smartphone med ett mobilabonnemang.

Behov av att separera det privata från jobbet

En aspekt som man bör ta hänsyn till gäller behovet av att separera privata samtal och företagssamtal.

– Jag ser ofta personer som har dubbla mobiler, en företagsmobil och en privatmobil. Det finns smarta lösningar med profiler som gör att företagsmobilen fungerar bra även privat. När man ringer ut, kan man visa mobilnummer på kvällen och ett fast nummer på dagtid? Kan man skicka det fasta numret raka vägen till mobilsvar utanför arbetstid, säger Johan.

Hoppa över nordisk hänvisning

Tidigare var nordisk hänvisning ett krav i alla telefonnätverk – det är röstmeddelandet som berättar vad den du söker är upptagen med och när personen är åter. Johan berättar att få använder funktionen i dag.

– Det är princip bara Sverige som har det här i hela världen, och i dag är det främst myndigheter som håller kvar vid det. Fråga er om ni verkligen har ett behov av nordisk hänvisning. Ni får en större valfrihet om ni inte har det, säger han.

Låt inte appen avgöra

Det samma gäller de appar som de flesta växlar har för att hantera sin anknytning i mobilen.

– Vid många upphandlingar är appens utseende och användarvänlighet avgörande – men ärligt talat så är det i realiteten max fem procent som använder de här apparna, så det är en snedvriden prioritering. En betydligt viktigare sak är att telefonväxeln och appen inte ställer till det med mobilen. Mobilen ska fungera som en vanlig mobil – man ska inte vara tvungen att använda en växel-app för att svara på kösamtal, koppla vidare och så vidare.

En bra support är viktigare

Johan konstaterar att dagens växelutvecklare har svårt att konkurrera med Apple och Google när det gäller snygga gränssnitt och bra funktioner – exempelvis används Siri oftare än telefonboken i växelappen. Ett bra användningsområde för växel-appen är om man kan ringa IP-samtal via WiFi i stället för att ringa vanliga mobilsamtal, som kan vara dyra utanför EU. Att kunna ta emot och ringa ut via sitt mobilnummer över WiFi kan vara en stor besparing för företaget.

Experten avslutar med den tyngsta prioriteringen av alla:

– Först och främst bör ni se till att ni kan få hjälp med allt från leverantören. Lägg mer krut på att välja en leverantör med bra support än en växel med bra administrationsgränssnitt. Det är betydligt viktigare ett få hjälp när man behöver det än att man kan göra så mycket som möjligt själv, säger Johan Hägglund.