Guide: Så jobbar du effektivt med externa medarbetare i Teams

Samarbete Microsoft Teams har på kort tid seglat upp som en självklarhet på jobbet. Men hur ska du agera när det är dags att blanda in externa medarbetare? Här är experten Mårten Hellebros råd.

Guide: Så jobbar du effektivt med externa medarbetare i Teams

Digitaliseringen innebär att vi allt mer sällan träffas fysiskt. Och sedan pandemin slog till har sättet vi kommunicerar på verkligen hamnat i fokus. För när det digitala bara var ett stödhjul i verksamheten så var vilka verktyg vi använde inte lika viktigt. Men en organisation som är i behov av stödhjul för att komma framåt är inte särskilt effektiv.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår unika digitala Premium-tjänst öppen bara för prenumeranter.
  • Ett nischat nyhetsbrev för just ditt intresseområde; Professional eller Contact Center.
  • Full tillgång till vår digitala kunskapsbank med över 16 000 artiklar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

– Om vi tittar på hur mycket av samarbetet skedde tidigare – då kommunicerade man mycket via mail. Och det vet man ju att det lätt spårar ur. Man skickar ut ett mail till alla, någon svarar bara avsändaren medan någon annan svarar alla. Sen delas en fil och inom kort har man tio olika versioner av den filen – vilket snabbt leder till förvirring, säger Mårten Hellebro, på CloudWay.

Liknelsen mellan traditionell mailkonversation och Babels torn ligger nära. Det här är ju vad de moderna samarbetsplattformarna ska underlätta. Visst är det kanske lätt att slå på Teams för medarbetarna – men hur gör man då som företag om teamet innehåller flera externa medarbetare, konsulter eller leverantörer?
– Teams är ju byggt för att främja samarbete och det absolut snabbaste och enklaste sättet är att bjuda in dessa som externa gäster in i ett team. Då får de tillgång till allt som är i teamet, men bara det, och kan arbeta på precis samma sätt som anställda, säger Mårten.

Inga krav på egen licens

Mårten påpekar att vem som helst kan läggas till som gäst. Det krävs varken egen licens eller att man tillhör en Teams-organisation. Alternativet till att bjuda in som gäst är att köpa egna licenser till sina externa medarbetare. Men även om det absolut är görligt, anser Mårten att vinsten inte är självklar.
– Att registrera externa med ett eget konto innebär en högre komplexitet. Med detta kommer licenskostnader samt administration. Sen finns ju även risken att de kommer åt andra saker som de kanske inte ska ha åtkomst till. Jag ser att det snabbt blir komplicerat – då är det bättre med ett gästkonto.

– Det finns även en annan variant och det är chatta med externa kontakter, kravet är då att dessa kontakter har egna Teams eller Skype for Business-konton. En nyhet som lanserades häromveckan är möjligheten med gruppchatt med flera externa deltagare vilket är en välkommen nyhet. Nackdelen med chatt är att konversationerna hamnar utanför själva grundtanken med att samarbeta i Teams: att jobba tillsammans i team i Teams, säger Mårten.

Enkelt att administrera gäster

För försiktiga kan det låta främmande att öppna upp organisationens Teams för personer utanför, men det är lätt att sätta upp staket kring vad hen ska få tillgång till.
– Som administratör och ägare av teamet kan du bestämma vad gäster respektive anställda ska få göra och vem som ska få åtkomst till vad. När du bjuder in en gäst som medlem i ett team så kommer de åt allt där – men du kan sätta rättigheter för vad en gäst kan göra. Det vill säga lägga upp filer eller starta kanaler.

Men är det då bara att tuta och köra? Bjuda in ”gästarbetarna” med öppna armar? Nja, Mårten säger att även om samarbete är själva grundstenen i Teams så måste man tänka till.
– Den första frågan man ska ställa sig är om man har information som absolut inte får delas externt. Här kommer säkerligen alla svara ja, dock är det få som faktiskt har gjort något för att skydda den informationen. Det är väldigt ovanligt att företag har satt in spärrar eller hinder för att medarbetare ska kunna dela känslig information.

Bra säkerhetsverktyg ingår

Med detta menar Mårten att Teams i sig inte innebär en ny sårbarhet – dock så belyser det problemet att ett företag kanske inte har tänkt över sin säkerhet i alla steg. Men om man gör det så finns det bra verktyg för att hindra att misstag sker.
– I Office 365, där Teams ingår som ett av många verktyg, kan man säkerhetsklassa dokument eller blocka att vissa typer av information delas. Exempelvis kan man se till att Teams automatiskt raderar personnummer om någon skriver det i en chatt eller i ett team.

Den andra försiktighetsåtgärden ett företag bör göra innan man släpper in gäster – är att se till hur detta ska tillåtas.

Så hur ska man tänka då? Här säger Mårten att man bör titta på om man behöver klassificera sina olika team. Så att någon inte av misstag råkar bjuda in gäster i rent interna team.
– Klassificeringen gör det lätt att följa policys. Om man har ställt in att detta är ett internt eller känsligt team – så blockas gäster. Medan det i andra team, där det tillåts, kommer en tydlig notifikation om att externa deltagare är med. Här tycker jag även att det är viktigt att utbilda och träna användarna – för det är lätt att släppa på saker, men svårare att städa upp efteråt.

Så agerar du om du är med i flera olika Teams

För medarbetare är det en utmaning när man ingår i flera olika team hos olika Teams-organisationer. Du kanske sitter som administratör i ett, men är med som gäst i ett par andra. En inte helt ovanlig situation i dagens arbetsliv där man kan vara både beställare och leverantör på samma gång. Så hur agerar man för att vara tillgänglig i flera Teams-organisationer samtidigt?
–  Teams-klienten som du kör på datorn klarar bara en organisation i taget. Det innebär att du kan hantera alla dina olika team i samma företag, men inte team som ligger utanför det. Det man kan göra är att växla över till en Teams-organisation man är gäst i enkelt via Teams-klienten, det tar några sekunder bara. Problemet är att man då blir otillgänglig i sin ”hemma-Teams-organisation”. Lösningen på det är att man kan köra Teams parallellt i sin webbläsare och där vara inloggad i sitt gäst-team. Genom att använda sig av profiler i tex. Microsoft Edge eller Google Chrome kan man isolera olika inloggningar och på så sätt enkelt vara tillgänglig i flera olika organisationers gäst-team samtidigt.

– Här är faktiskt mobilappen lite bättre, för där kan man vara tillgänglig i flera teamsorganisationer samtidigt. Så där kan jag säga att den hanterar gästkonton bättre.

Låter det krångligt, håll ut. Mårten säger att Microsoft har en ny lösning på gång. Mot slutet av året ser de till att underlätta för multiteam-deltagare.
– Det är kanske tidigt att prata om redan nu, men delade kanaler eller ”Teams Connect” som funktionen officiellt heter, ska komma ut senare i år. Där ska du kunna få in externa team direkt in i din Teams-klient. Alltså team som du är gäst i, men i stället för webbläsaren så får du det inbakat i samma vy, säger Mårten Hellebro.

Senaste artiklarna

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde.