Guide: Så ska du tänka kommunikation när du har flera kontor

Kommunikation Ett företag, flera kontor och dags för upphandling av telefoni. I takt med att företaget växer – ökar komplexiteten. Här är expertens bästa råd för att undvika fällorna.

Guide: Så ska du tänka kommunikation när du har flera kontor
Andreas Lindberg, verksamhetsutvecklare på Redway

Du behöver bara gå tillbaka fem år i tiden för att se hur snabbt utvecklingen inom kommunikation verkligen går. De samarbetsverktyg och lösningar som har kommit sedan dess ger helt andra förutsättningar för företag. Det innebär även att hen som var påläst inför telefoniupphandling 2016 – inte kan förlita sig på tidigare kunskap, om det nu drar ihop sig till en ny. Särskilt om det gäller att lösa sin kommunikation när man har flera kontor.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår unika digitala Premium-tjänst öppen bara för prenumeranter.
  • Ett nischat nyhetsbrev för just ditt intresseområde; Professional eller Contact Center.
  • Full tillgång till vår digitala kunskapsbank med över 16 000 artiklar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Så vad är det första man som företag ska tänka på? Telekom idag kollade av med Andreas Lindberg, verksamhetsutvecklare på Redway och expert på området.

– Jag anser att man ska börja där allt egentligen börjar – i verksamheten. Man måste utgå från sin verksamhet och titta på sina behov, säger han.

Han menar att verksamheten är avstampet, men sedan ska man snabbt lyfta blicken.

– Oavsett hur många kontor man har så tycker jag att man, i den mån det går, ska titta på molnbaserade lösningar för att se om de täcker behoven. Om de gör det så ökar flexibiliteten. Ett annat råd är att man ska försöka hålla det så enkelt och standardiserat som möjligt. Det gynnar både kunden och leverantören. Tänk enkelhet och tänk standard.

Molnet har utvecklats enormt

Andreas säger att just molnlösningar inom kommunikation är ett område som växer. De alternativen täcker alltmer av behoven som finns och kommer med bättre och bredare funktionalitet.

– För fem år var det många som inte valde en molnlösning av olika skäl, men i dag blir det vanligare och vanligare. Både inom privat och offentlig sektor. De har utvecklats mycket, har idag en hög driftsäkerhet och sist men inte minst, är användarvänliga och lätta att administrera. Det märks att operatörerna i Sverige lägger väldigt mycket energi och kraft på det här området – och har insett att kunderna vill ha det och köper det.

Experten säger att det absolut finns organisationer som fortfarande inte kan ha rena molnlösningar, men då handlar det till exempel om regulatoriska krav – eller behov av mer avancerade funktioner. Då kan man behöva tänka lite annorlunda.

– Säg att man har stora krav på sin kontaktcenterlösning som gör att man kanske måste upphandla en kombinerad lösning. I skärningen mellan enkelhet och speciell funktionalitet är det lätt att gå i fallgropar, säger Andreas

Ett tips är att sortera upp verksamhetsbehoven utifrån exempelvis tillgänglighetskrav. Då blir det lättare att kravställa rätt.

– Man ska inte köpa en avancerad lösning för hela verksamheten bara för att en del i organisationen, eller ett kontor behöver det. Att stycka upp sina verksamhetsbehov är viktigt.

Teknik enkelt – människor svårare

Att ta fram en kravspecifikation och sedan gå ut med förfrågan är ofta den enkla biten. Andreas säger att för de som bara ska ha en basfunktionalitet så är det relativt enkelt – detta oavsett om man har två eller tio olika kontor. Det är inte det här som är det svåra.

– Ofta har man ett bagage som består av till exempel arbetssätt som man har praktiserat länge. Förutom att upphandla en ny lösning och få den på plats och kanske integrera med andra komponenter så handlar det största arbetet om att få med sig människorna och titta på sina processer.

Att köpa in den senaste lösningen men inte inse att det även kräver en hel del av företaget självt är ett vanligt fel som många gör. Så hur ska man hantera det?

– Jag vurmar för att man ska fokusera på människorna och processerna. När det gäller tekniken så fixar oftast leverantörerna det och ser till att få den på plats. Men ligger i att få med sig medarbetarna att vilja lära sig det nya och få eventuella nya arbetssätt och processer på plats, säger Andreas.

Och att det inte är just det tekniska som är svårt återspeglas i att det inom Sveriges gränser är ganska okomplicerat att få en lösning att fungera.

– Att knyta samman kontor är inte svårt. Det kanske behövs någon extra access till någon plats eller en konfigurationsändring i miljön. Vi har en fantastisk infrastruktur och mobiliteten är en del av oss. Det är först när man ska knyta in andra länder som det blir en större utmaning. Det kan vara svårt och inte minst kostsamt att med traditionella lösningar försöka skapa gemensamma globala lösningar. Men den senaste tiden, då vi har levt med en pandemi och gjort att andra typer av kommunikationsplattformar har utvecklats i stormfart exempelvis med telefonintegration – vilket öppnar upp helt nya möjligheter. Visst kunde man realisera liknande lösningar tidigare, men det har krävt stora investeringar och mycket jobb samt resurser.  De nya plattformarna är här för att stanna, den intressanta frågan är hur branschen kommer att se ut om några år, säger Andreas.

Senaste artiklarna

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde.