Så vill If utveckla sina digitala möten framåt

Nu har pandemin släppt sitt grepp och på If uppmanar man personalen att återvända till kontoret, med ett uttalat önskemål om att minst hälften av arbetstiden ska tillbringas där.

– Men det handlar om tillit och att man ska känna sig trygg på kontoret. Om man har en person som tillhör en riskgrupp så får man ta beslut från fall till fall. Det finns heller inget krav om att man måste vara inne på kontoret på specifika dagar, utan det ska finnas flexibilitet. Det individuella teamet kan fatta beslut om detta, givetvis med godkännande från ledningen, säger Andreas Utzon-Frank som är Head of workplace services på If i Danmark.

Varje pryl behövs

Reglerna kan dock skilja sig mellan olika länder beroende på hur covid-19 utvecklas lokalt. Andreas berättar att det har funnits en viss osäkerhet kring om man kommer att vara tvungen att återbörda hemmakontorets it-utrustning, men så har inte varit fallet. För trots att arbetsplatserna öppnar upp igen så behövs varje pryl, och de står högt i kurs.

– Ett överskott av utrustning för hemmabruk utgör inte något problem just nu – utan vi kämpar snarare för att få tag på nya skärmar. För alla köper skärmar, dockningsstationer och trådlösa tangentbord, säger han.

Extrema leveranstider

Andreas berättar att det har varit en kamp under några år, och att det nu är extremt ansträngande.

– Vi använder primärt Dell-skärmar, och senast när vi gjorde en beställning på 300 stycken 27-tums QHD-skärmar så angavs leveranstiden till sex månader. Det är extremt och något vi inte ser i vanliga fall, men det är vad vi får leva med just nu. Och det är inte bra när bolaget moderniserar och behöver modern utrustning, säger Andreas.

Ersätter äldre utrustning

Redan innan covid-19 slog till hade If inlett arbetet med att bygga om sina kontor med fokus på aktivitetsbaserat arbete och fria sittplatser. För en ökad flexibilitet och mobilitet hade man även inlett utfasningen av stationära datorer.

– Det kan finnas vissa fall där anställda lämnar tillbaka saker, men om det exempelvis rör sig om en nyare skärm så använder vi den för att ersätta äldre utrustning på kontoret, säger han.

Med återvändande personal måste miljön vara inbjudande och så friktionsfri som möjligt. Bland den uppgraderade utrustningen finns exempelvis skärmar med inbyggda dockningsstationer samt trådlösa tangentbord och headsets. Men framtiden kan kanske bjuda på teknik som förbättrar kommunikationen mellan kontoret och de som arbetar hemma.

Tittar på vr och ar 

– Om man skådar in i kristallkulan så är det intressant att titta på hur man kan uppnå känslan av att vara nära kollegorna på distans. Där tittar vi på virtual reality och augmented reality, säger han.

Enligt Andreas skulle virtuella mötesrum kunna bli verklighet i en inte alltför avlägsen framtid. När det kommer till förstärkt verklighet så har If testat Oculus Quest 2, Microsofts Hololens, samt AR-glasögon från Motorola som fungerar med exempelvis en mobiltelefon.

– Jag tror att det finns stora kapaciteter här. Vi se dels hur det kan bidra vid samarbeten, men om vi talar om att vara ute och göra riskbedömningar på olika anläggningar så kan det här kanske göra deras arbete enklare. Man kan gå in på en fabrik, titta på en maskin och göra en virtuell anteckning på en maskindel eller på en hylla rummet – och den finns alltid finns kvar. Från kontoret kan du sedan bygga upp en 3d-bild av fabriken, säger han.

Inget knorr om återgången 

Andreas tror att flexibiliteten mellan hem och kontor kommer att finnas kvar framledes, även om det ännu är oklart till vilken grad, vilket nu diskuteras. Och han har inte märkt av något knorr från de anställda kring återgången till kontoret.

– På If jobbar hälften av personalen inom kontaktcenter, och de har historiskt inte haft den här möjligheten – så det är väldigt uppskattat bland de nära 4 000 anställda, säger Andreas Utzon-Frank.