Med 100 miljoner i potten

100 miljoner i potten

Trots avsaknaden av chefstitel, är det inget litet ansvar som Karin Appelgren bär. Årligen spenderar Skanska Sverige mer än 100 miljoner kronor på telefoni. Karin Appelgrens uppdrag är att sänka kostnaderna och effektivisera telefonisystemen så att de gagnar affärerna på ett ännu bättre sätt.

Ti: Vilken är den största utmaningen i ditt arbete?

– Att lyckas sovra i utbudet av nya tekniska lösningar. Alla stora företag har en historia, en grundstruktur för telefoni och datakommunikation, att ta hänsyn till. Frågan är alltid: Vad är bäst utifrån det vi har idag?, säger Karin Appelgren.

En oerhört viktig faktor är öppenheten i de tekniska lösningarna. Där ska finnas en frihet att arbeta med olika leverantörer i framtiden. Skräcken är att investera in sig i ett hörn.

– En annan stor utmaning är att lyckas ha tillräcklig framförhållning, att kunna sjösätta nya lösningar innan personalen ute i verksamheten behöver dem akut. Då måste vi ligga ett till två år före.

Steget före

För att göra det börjar Karin Appelgren och hennes kollegor med att syna verksamhetsplanerna och vilka mål och visioner som beskrivs där. Utifrån det identifieras behovet av it-stöd. Därefter sker beställning av nya verktyg och tjänster, alternativt utveckling av de system som redan finns på plats.

Karin Appelgrens bästa tips för lyckade upphandlingar är att göra en noggrann beskrivning av nuläget och vad man vill göra i de nya systemen, innan man går ut på marknaden och frågar efter de funktioner som önskas. Med ett bra underlag blir svaren mer precisa och utvärderingen enklare. För det är långt ifrån säkert att det är den billigaste eller dyraste lösningen som är det bästa alternativet.

Ti: Är du mest orienterad mot tekniken eller mot policyfrågor?

– Jag och mina kollegor på it-enheten är specialister både på verksamheten och it, särskilt kopplingen där emellan i form av arbetsprocesser. Så vi är generalister som inte ger oss ner på skruv- och mutternivån.

Inte konfliktfritt

Ti: Hur ser relationen ut mellan it och telefoni inom Skanska Sverige?

– Telefonin har som regel inte betraktats som en it-fråga ute i verksamheten, men det förändras i takt med att datakom och telefoni integreras allt mer.

– Ansvaret för telefonin var tidigare decentraliserat till de 28 regionerna och är det fortfarande i ganska stor utsträckning. Jag ser det som en process, där insikten växer om fördelarna med att centralisera telefonin och att det sänker våra kostnader. Ansvaret för trafikavtalen är dock centraliserat sedan länge.

Karin Appelgren beskriver sitt arbete som att asfaltera stora, breda vägar med bra lösningar som verksamheterna kan styra in på. Skanska Sverige arbetar med tre nivåer på telekomavtalen: tvingande, rekommenderade och valbara. Det betyder till exempel att de stora kontoren är tvingade att arbeta under de växelavtal som har tecknats centralt, medan mindre kontor ute i landet är rekommenderade att använda Telias Centrex. Telia är för övrigt den största leverantören av telefoni och datakom till Skanska Sverige, med ett nordiskt telefoniavtal som löper ut 2007

3g får vänta

Ti: Är ert nät redo för ip-telefoni?

– Både ja och nej. De flesta routrar är övervakningsbara och kan hantera quality of service, men inte alla. Vi tittar på vad ip-trafik mellan växlarna kan ge, men det är inget riktigt fokusområde. Innan det kan bli aktuellt med ip-telefoni i någon större omfattning har vi en städövning att göra bland de befintliga telefonilösningarna.

– Vi har mer fokus på vad man kan göra i mobilen, som mejl, kalenderfunktion och exempelvis ordrar till serviceteknikerna.

Men Karin Appelgren väljer att ligga lågt med 3g än så länge. Täckningen är helt enkelt för dålig på många platser där Skanska är verksamt. Men behovet av mobil datakom är redan stort och kommer att öka.

Ti: Hur fungerar konkurrensen på den svenska telemarknaden?

– Den har varit klen fram till nu, tycker jag. Att Telia börjar få jämnbördiga konkurrenter är hälsosamt för hela vår nation. Och det är intressant att Telenor har kommit in på banan ordentligt, nu även med mobiltelefoni. Det lovar gott inför vår upphandling 2007.