Experten om Microsoft Copilot: ”Viktigast att skapa god datahygien”

ai Nu har de första kunderna använt sig av Microsofts omtalade ai-assistent Copilot under en tid. Vi bad experten Josefin Stenmark berätta om hur man kommer igång med Copilot och får ut maximalt av ai-tekniken.

Experten om Microsoft Copilot: ”Viktigast att skapa god datahygien”

Det senaste året har alla pratat om artificell intelligens och hur man ska använda sig av tekniken inom den egna organisationen. Ett av de ai-verktyg som finns tillgängliga, Microsoft Copilot, har börjat användas av ett antal kunder i Sverige.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams-telefoni, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Josefin Stenmark är produktivitetskonsult på Xenit, med mångårig erfarenhet från både offentlig och privat sektor, och hjälper organisationer och deras medarbetare att bli produktiva och harmoniska på jobbat med hjälp av den senaste tekniken, dit onekligen Microsoft Copilot räknas.

Vad är viktigast att tänka på för att komma igång med Copilot på bästa sätt?

– Det är lätt att bli förförd av Microsofts lockande demovideo om hur Copilot skapar magi. Den lite tråkigare bilden är att för att magi ska kunna uppstå måste du ha ordning och reda på din organisationsdata. Så jag skulle säga att det viktigaste är att bredda perspektivet och se till att skapa god datahygien inom organisationen för att komma igång på ett bra sätt.

Vilka är de mest lyckade användningsområdena som du har sett ute hos svenska företag?

– Särskilt efter pandemin är upplåsning av medarbetares tid i digitala möten en stor produktivitetstjuv. Här kan Copilot för Microsoft 365 göra stor nytta då du kan be Copilot sammanfatta vad som har sagts tidigare i mötet om du skulle komma in tio minuter för sent. På så vis behöver inte personer återupprepa sig eller vänta med att börja mötet innan alla är på plats. Mötestiden kan helt enkelt nyttjas mycket mera effektivt.

– Att få hjälp med att sammanfatta längre mejltrådar och chatt- och kanalkonversationer i Teams har också visat sig vara ett väldigt värdeskapande användningsområde för många. Det är en fara att man ägnar alldeles för stor del av arbetsdagen i en Teamstråd eller i mejlen för att inte missa något nytt. Med Copilot kan det bli lättare att avsätta fokustid till det verkligt viktiga och veta att man till exempel innan lunch snabbt kan få en sammanfattning av pågående konversationer och till och med rekommendationer på hur man själv kan följa upp dem.

Är det några saker som kännetecknar de organisationer som lyckas bra med införandet av Copilot?

– Copilot är fortfarande så pass nytt på marknaden att det är få som hunnit göra gedigna utvärderingar för hur väl man har lyckats. Men de organisationer jag ser har potential för en lyckad start är de som förstår att detta är långt ifrån enbart ett it-projekt. Det handlar lika mycket om organisationsutveckling och utveckling av personalen. De som lyckas börjar i rätt ände med att till exempel se över sin behörighetsstruktur, städa och hålla data aktuell, jobba med tydliga namnstandarder och utbilda användare i gemensamma arbetssätt för att kommunicera och dela information inom Microsoft365 på ett säkert och kontrollerat sätt. Har man detta på plats har man goda förutsättningar för att få ut värde av att införa Copilot.

Är det omständligt att välja vilka datakällor Copilot ska få tillgång till?

– Copilot har åtkomst till allting som du som användare har som minst läsrättigheter till i din organisations Microsoft 365-tenant. Så det omständliga ligger i att se till att alla användare verkligen har behörighet till det de ska och ingenting annat. Detta är en mycket viktig säkerhetsaspekt att noggrant se över innan man slår på Copilot. I övrigt är det en indexering som behöver göras, vilket inte är särskilt omständligt men kan ta en del tid beroende på hur mycket data respektive användare har åtkomst till.

– Det finns även sätt att även exkludera informationskällor från Copilot, genom att till exempel informationsklassa dokument med hjälp av Sensitivity labels. Detta kan vara värt att se över och tillämpa innan man slår på Copilot.

Hur ska man lägga upp utbildningen för de anställda?

– Det pratas väldigt mycket om ai generellt i samhället idag och människor kan ha väldigt olika bilder av vad det innebär att samarbeta med ai. Därför tycker jag det är väldigt viktigt att börja jobba med förväntansbilden hos de anställda. Vi behöver beskriva möjligheterna med Copilot men samtidigt poängtera risker och att det kräver förändrade arbetssätt och att vi övar upp nya förmågor för att få verkligt värdeskapande resultat. Jag tror det är viktigt att inte stressa igenom det här utan verkligen se till att lägga en trygghetsskapande grund att sedan ta avstamp från.

– Min absoluta rekommendation är att börja jobba med en mindre grupp av ambassadörer i olika roller som får gedigen utbildning, testa verktyget och lära tillsammans i grupp på organisationsspecifika case. Ambassadörerna blir sedan vid en bredare utrullning nyckelpersoner i införandet på sina respektive avdelningar. Detta upplägg tycker jag bäddar som bäst när det gäller förändringar av arbetssätt, vilket Copilot absolut innefattar. Jag tror tyvärr att det främsta misstaget man kan göra är att underskatta vikten av utbildning och förändringsledning och lämna de anställda vind för våg med verktyget. Det riskerar att bli en dyr investering som aldrig når sin potential.

Senaste artiklarna

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv.