Microsoft Teams-chefen: ”Hybridkontoret är här för att stanna”

Vi kommer inte att jobba på samma sätt

Henrik Byström är affärsområdeschef för Microsoft365 och leder Microsoft Sveriges arbete med ”Det nya arbetslivet”. Han är säker på att vi inte kommer att jobba på samma sätt som vi gjorde innan coronapandemin. En tillbakagång till kontoren kommer bara ske i en mindre omfattning.

– Det finns inget tillbaka. De organisationer som blir vinnare är de som lär sig av historien, accepterar nuet och blickar framåt. Vi kommer att anpassa oss till det hybrida arbetssättet. Många anställda ser det dessutom som en rättighet och självklarhet att få jobba så här, säger Henrik Byström.

Ingen tycker det är kontroversiellt

– På Microsoft har vi egentligen jobbat på det här sättet sedan 2012 då vi grundade det som vi kallar Det nya arbetslivet. Då var det väldigt provocerande och folk trodde inte riktigt på oss. Nu har vi haft “jobba-hemma-dagen” i ett och ett halvt år och ingen tycker att det är kontroversiellt längre.

Vi kommer alltså att se en permanent förändring av arbetslivet när pandemin är avslutad?

– Jag är helt övertygad om det. Aktivitetsbaserade kontor var en trend redan innan pandemin. Nästan alla nya kontor eller kontor som byggs om är aktivitetsbaserade, säger Henrik Byström.

Den snabba teknikutvecklingen utgör en grundförutsättning för att vi ska kunna samarbeta på ett effektivt sätt även om inte alla är på plats på kontoret samtidigt.

– Egentligen ska vi vara glada över att pandemin slog till nu och inte för 30 år sedan. Då hade det varit väldigt mycket svårare, konstaterar Henrik Byström.

Behövs det helt nya verktyg för att vi ska få hybridkontoret att fungera?

– Verktygen finns men vi måste lära oss använda dem. Teams är ju inte bara en videomötesplattform utan en hel plattform för samarbete, för att dela information, samla rapporter och lägga till tredjepartsapplikationer, säger Henrik Byström.

– Kontoren är inte förberedda. Av 60 miljoner kontor som finns i världen så är det bara åtta procent som har tekniken som behövs för att skapa de här inkluderande mötesupplevelserna. Här behövs mycket investeringar i hårdvara. Man pratar också mycket om utmaningarna vid kreativa möten med whiteboard. Här finns det redan bra teknik som till exempel Surface hub, men framförallt måste vi fortsätta att investera i ny teknik som är lätt att ta till sig.

Viva ska förbättra upplevelsen för anställda

Microsoft Teams och liknande samarbetsmjukvara har blivit kittet som hållit samman många organisationer under coronapandemin, men Microsoft gjorde en annan viktig lansering i februari i år: Microsoft Viva, en mjukvarusvit med fyra komponenter, som ska förbättra upplevelsen för de anställda.

– Som individ kan du till exempel se hur du prioriterar din tid, om du använder hela organisationen som stöd eller om du lägger för mycket tid på möten. Anställda kan få tips och råd som gör att man mår bättre och gör ett bättre arbete, säger Henrik Byström.

Viva kom till stor nytta internt på Microsoft under coronapandemin. Genom att sammanställa avidentifierade data från hela företaget kunde man tidigt upptäcka att medarbetarna jobbade längre dagar och att fler jobbade på kvällar och helger.

Drog igång ett program för cheferna

– Vi drog igång ett program för våra chefer och förklarade att de måste prata med medarbetarna om hur de prioriterar tiden och att säkerställa att de får tid för reflektion och skapar balans mellan arbete och fritid, säger Henrik Byström.

Det kommer att ställas helt nya krav på ledarskapet i framtidens hybrida arbetsmiljö.

– Man kommer att bli tvungen att leda på ett annat sätt i en digital kontext. Man måste kunna fånga företagskulturfrågorna och coacha medarbetare så att de kan producera goda resultat och samtidigt må bra, säger Henrik Byström.

– Jag är en stor vän av situationsanpassat ledarskap. Ledare måste ha en finkänslighet för att identifiera vilka medarbetare som kräver väldigt mycket styrning och vilka medarbetare som kan ta väldigt mycket ansvar själva. Anställda måste också själva vara tydliga och berätta vad man behöver för att lyckas i form av kunskap, nätverk och arbetsredskap.

Vill ha det bästa av två världar

Vad är då viktigt att tänka på för en lyckad omställning till en hybrid arbetsmiljö? Framförallt måste vi inse att många anställda vill ha det bästa av två världar, både tillgång till social samvaro på ett kontor och möjlighet till flexibilitet när det gäller valet av arbetsplats.

– Framöver kommer människor vilja arbeta både på distans – inte bara hemma utan på resa eller hos en kund – och på kontoret. Exakt hur det kommer se ut är mycket beroende på individens och organisationens behov, säger Henrik Byström.

– Jag är en stark förespråkare av kontoret och ser enormt stora värden i att medarbetare träffas där. Men då måste kontoret vara inspirerande och magnetiskt så att människor verkligen vill komma dit, säger Henrik Byström.