MSB om Esam: ”Fått fantastisk utväxling på arbetet”

– När vi såg Skatteverkets inbjudan om samarbete kring vilka verktyg man kan använda tyckte vi att det var bra att gå med för att kunna bidra med våra erfarenheter. Men vi såg även möjligheten att få stor utväxling på nedlagt arbete, säger Magnus Einarsson, it-strateg på MSB.

Vill vara på den säkra sidan

Magnus berättar att på MSB har man kört Skype for business i en on prem-lösning sedan länge och även om det finns modernare produkter, har man valt att behålla den nuvarande.
– MSB som myndighet har en restriktiv hållning till vilka verktyg vi använder. Vi har exempelvis Pexip som komplement till Skype, men då som produkt on-prem inte tjänst. När vi gick in i samverkansprojektet hade vi därför med oss lite tankar om vad som är lämpligt för offentlig sektor. För oss är det självklart att man som svensk myndighet följer svensk lagstiftning. Det kan man inte argumentera om och är det tveksamheter är det viktigt att vara på den säkra sidan.

Hela Esam-projektet sparkade mer eller mindre igång då Skatteverket och Kronofogdemyndigheten gick ut offentligt och redogjorde för varför de inte ansåg att Teams var juridiskt gångbart för svenska myndigheter. Men utöver det har samverkansprojektet även diskuterat många andra problemställningar.
– Tittar vi historiskt så finns det en otrolig marknadsnärvaro för exempelvis Skype och Sharepoint. Det har var något som identifierades tidigt. För det finns många produkter med samma funktioner, men de är relativt okända. När många byter till att köpa denna typ av verktyg som molntjänst från samma leverantör  så måste man tänka kritiskt, är det bra om alla skickar all information till en och samma leverantör. Det blir en annan risk och aggregerad informationsmängd hos en viss leverantör kan bli ett problem och det kan även ge en större sårbarhet, säger Magnus.

Kompabilitet en kärnfunktion

Just detta är en av de bakomliggande skälen till att myndigheternas samverkan mynnat ut i att försöka hitta och belysa vilka alternativ det finns på marknaden som uppfyller kraven från offentlig verksamhet. Samt även ställa ett tydligt krav om kompatibilitet.
– Om vi ska prata om funktionella krav måste en av de grundläggande kärnfunktionaliteterna vara att man ska kunna samarbeta över organisationsgränserna. Det går inta att ha 23 olika programvaror man ska behöva logga in i för kommunicera med de man samarbetar med.

Men Magnus säger att när man tittade på marknaden, var inte öppna standarder och breda ekosystem något som det fanns mängder av.
– Om vi ska förvänta oss att inte behöva olika verktyg, måste vi kommunicera det med marknaden. Och vi har sett att leverantörer nu sluter sig samman: En bra filtjänst i samarbete med bra whiteboard-alternativ eller chatt. Att säga att det som skett nu är vår förtjänst kanske är att ta i. Men vi har varit tydliga med vilka funktionella krav man bör kunna uppfylla i verktyg över organisationsgränser.

Flera positiva effekter

Esam har enligt Magnus gjort att själva frågan kring samarbetsverktyg belysts mycket, men det har även haft andra positiva effekter.
– Samarbetsformen, där intresserade myndigheter skapar en samarbetsgrupp och tar sig an en fråga. Det har varit både stimulerande och effektivt. Varje deltagande myndighet har fått väldigt mycket information. Men vi har även haft mycket utåtriktat kommunikation kring det här och det har gett känslan att vi agerar mer i linje med vad vi säger. Nu ser vi att leverantörer agerar och tar fram lösningar och att myndigheter kan testa dem, säger Magnus Einarsson.