Myndigheten tvingades byta samarbetsverktyg med en månads varsel

 Fram till 2019 använde Elsäkerhetsverket Skype för företag som samarbetslösning. Då gick myndigheten i stället över till Starleaf som en verktyg för digitala möten och beständig chatt.

 – Även utrustningen i konferensrummen var Starleaf-anpassad så det var verkligen en helhetslösning. Vi var överlag nöjda med Starleaf, berättar Jenny Nilsson, som är verksamhetsutvecklare med it-ansvar på myndigheten.

 Under sommaren 2022 började det florera rykten om att Starleaf var nära att gå i konkurs.

 – Det tog ganska lång tid för att oss att få de ryktena bekräftade av vår leverantör. 13 september fick vi till sist besked om att tjänsten skulle stängas ner 15 oktober. Då blev det bråttom.

 Hastigt och lustigt ställdes Elsäkerhetsverket inför ett snabbt plattformsbyte. 

 – Jag började med att be om hjälp. MSB gav oss råd och så fick vi enorm hjälp av Försäkringskassan.

”Den enda punkten på listan var att vi skulle kunna fortsätta ha digitala möten”

 Myndigheten har interna riktlinjer för hur gdpr och data ska hanteras, vilket att gjorde att flera alternativ föll bort. 

 – Vi har en process för hur vi inför nya system, den fick vi frångå för att hinna. Men att verktygen skulle vara lagliga och lämpliga kunde vi förstås inte frångå. Vi ville inte hamna i en situation där vi var tvungna att välja en lösning som inte gick i linje med våra tidigare ställningstagande som sedan skulle bli svår att komma ur.

 En tidig åtgärd blev att ta fram en prioriteringslista

 –  Det gick så klart inte att ta hela bredden på en och samma gång. Det kokade egentligen ner till att den enda punkten på listan var att vi skulle kunna fortsätta ha digitala möten. Vi är utsprida över hela landet och jobbar hemifrån på deltid så det har blivit en verksamhetskritisk fråga.

 Nummer två på listan var en funktion för beständig chatt.

–  Vi hade haft det med Starleaf och ville inte falla tillbaka till mejlskickandet. Den beständiga chatten är viktig del av vårt arbete.

 Tredje punkten på listan var utrustningen i konferensrummen.

– Där fick vi helt enkelt inse att det skulle bli svårt att hinna med att byta ut all utrustning på så kort tid. Under tiden fick vi ställa om hybridmötena till att bara bli digitala. 

”Fördel att vi inte var så många”

 Det nya videmötesverktyget blev Jitsi meet, som bygger på öppen källkod.

–  Försäkringskassan gav oss möjlighet att komma in i lösningen. Från slutligt okej och att vi fick inloggningsuppgifter till att vi stod med Jitsi meet som enda mötestjänst var det ganska exakt en vecka.

 Utrullningen gick väldigt fort.

 –  Vi förberedde lathundar i form av filmer. Det är en omställning att byta mötessverktyg. Kanske särskilt när vi hade haft ett verktyg som varit integrerat i mötesbokningar och epost till ett som vi kör genom webbläsaren och som inte var integrerat allt egentligen, säger Jenny Nilsson och fortsätter:

– Sen bokade vi in ett möte på fredagen dagen innan Starleaf stängde ner där alla medarbetare droppade in. Alla kunde prova mötestjänsten och jag kunde passa på att förklara hur man gör med länkar, mötesbokningar och så vidare. Där hade vi en fördel att vi inte är så många så att alla kunde vara med.

 Den beständiga chatten kom på plats efter några veckor.

 –  Där behövde vi ett annat verktyg. Jag utgick från Dsams arbete med digitala samarbetsverktyg som innehöll tre-fyra olika lösningar. Deras bedömning var att Rocketchat var enklast att använda och därför valet på den lösningen som vi köper in som en tjänst.

 Utrustningen för konferensrummen kom på plats i november.

 –  Vi köpte bring your own device-utrustning från Logitech. Helt enkelt eftersom vi ville kunna vara öppna för att kunna använda andra mötesverktyg i framtiden.

”Vi har bit kvar till där vi var med Starleaf”

 Nu har myndigheten varit igång med sina nya samarbetsverktyg i snart åtta månader.

 –  Intrycket av Jitsi är bra. Många av de funktioner som våra medarbetare efterfrågat exempelvis grupprum och omröstningar finns på plats. Även Rocketchat har funkat väldigt bra. Samtidigt håller vi fortfarande på att lära känna verktygen. Vi tittar på hur vi kan integrera verktygen mer med vår miljö för att underlätta i vardagen.

 Vilka funktioner känner du att ni saknar? 

 – En sak vi tvingades prioritera bort var möjligheten att starta videomöten direkt i den beständiga chatten. Det har vi nu fått på plats vilket är väldigt uppskattat. Vi tittar också på andra verktyg för att få till webinarium, delning av dokument och sådana saker.

 Hur långt upplever du att ni har kommit med verktygen? 

 – Vi har en bit kvar till där vi var med Starleaf. Det är framförallt integrationen som inte är på plats än. Det finns plugin-lösningar som vi kan använda, där vi återigen tar hjälp av Försäkringskassan. När det väl är på plats har vi kommit långt.

 Elsäkerhetsmyndigheten var inte en del av Esam.

 –  Vi hade gjort samma bedömningar gällande gdpr och skyddandet av data men inte varit en aktiv del av samarbetet. Där har vi nu kastats in och blivit hjärtligt välkomnade. Nu är vi med i sammanhang med andra myndigheter där vi dagligen pratar om bland annat Jitsi Meet och Rocketchat. Jag känner att vi lär oss saker varje dag.

 Är det något du hade gjort annorlunda om utrullningen hade skett idag?

 –  Med samma förutsättningar hade vi nog inte gjort någonting annorlunda. Men det är klart om vi hade haft mer tid hade vi undersökt olika alternativ, titta mer på våra krav och behov, och förankrat förändringen mer i organisationen. Samtidigt tycker jag vi uppnådde ett bra resultat. Jag är nöjd över att vi stod fast vi de ställningstaganden vi tidigare hade gjort. Det gick att hitta lösningar som var lagliga och lämpliga fast det från början kändes svårt.