Nader Svärd: Så kan bättre teknik utveckla hur vi samarbetar

– Det jag såg då och fortsatt ser är att vi på riktigt vill kunna samarbeta och jobba med kollaboration via den digitala tekniken. I konferensrum såväl som på distans kommer det att handla mycket om att dela dokument, bilder, men också om att workshoppa i form av digitala whiteboards där man kan skissa och designa tillsammans. Mötesdeltagarna samlas alltså kring gemensamma digitala ytor där man oberoende av plats kan prata, se varandra och jobba i gemensamma material, säger Nader Svärd.

En majoritet kör bara ljud och video

Allt det du tidigare traditionellt gjorde under en workshop ska kunna göras digitalt oberoende av geografisk placering. Ljudet och videon är bara några komponenter i det digitala samarbetet, men tämligen få organisationer befinner sig där.

– Jag skulle säga att majoriteten fortfarande sitter med rena mötestjänster, med bara ljud och video – och att förflyttningen mot det digitala samarbetet fortfarande har en lång resa kvar, säger han.

Men det finns också viss problematik kopplat till detta som handlar om informationssäkerhet. För när man går från ljud och video till att dela data så kommer informationssäkerhetsperspektivet in i bilden.

Tjänster och verktyg behöver vässas

Nader ser även flera tjänster i det traditionella videomötesrummet som han inte tycker är riktigt bra sammansatta i dag, bland annat den digitala whiteboarden för samskapande och verktyg för gemensam planering. Han vill också se integrerade verktyg för att kunna mäta arbetsmiljön på ett smart sätt.

– Vi ser i dag handuppräckning och så vidare, men hur kan man göra sina polls? Det vill säga hur kan man ställa frågor utan att alla behöver svara muntligen? Då får man hoppa över till andra tjänster för att göra en sådan liten undersökning. Det tror jag kommer behöva vara integrerat i våra videolösningar i framtiden, och att man även har mer form av digital interaktion i de här plattformarna än vad jag ser i dag, säger Nader.

Han konstaterar dock att tekniken bara är ett komplement. För att lyckas med det digitala mötet och samarbetet så måste det även finnas en befintlig kultur för detta etablerad i organisationen.

– En kombination av att digitala tjänster måste vara på plats, och vara begripliga, men också att man har en möteskultur och en workshop-kultur som går hand i hand med den – och där tror jag att många har ett arbete kvar att göra. Att man glömmer bort att jobba med huvudfrågan: hur ska vi driva våra workshopparna på ett effektiv sätt så att personalen förstår dem och kan nyttja alla de möjligheter som tekniken erbjuder på ett sätt som passar oss, säger Svärd

Alla rum får stöd för digitala samarbeten

På Tillväxtverket är alla rum ett videomötesrum, och Nader tror att det övriga landet följer efter. I framtiden kommer alla konferensrum ha stöd för digitala samarbeten. It-chefen anser dock att många har ett behov av att förstå potentialen med den här tekniken och hur den skulle kunna tillämpas i en bredare kontext i en organisation.

– Där tror jag att mycket handlar om att komma ut och se goda exempel på hur andra gör och hur det fungerar i praktiken i andra organisationer som har kommit längre och lyckats, säger Nader.

Möjlighet till samarbeten över tid

Han ser också möjligheter när det kommer till samarbeten mellan organisationer, konferenser och nätverksträffar med ett bättre stöd för att koppla samman digitala tjänster mellan mötesrum – samt hur man väver ihop det med samarbetsytor gemensamma chattar.

– Man har kanske nätverksmöten som sker över tid. Om du jobbar med ständig utveckling så vill du kunna ta upp tråden igen och titta på vad som sas senast, eller ta en paus för att ta upp tråden några dagar senare. Där ser jag också att det finns en potential. Det finns nisch-leverantörer som levererar den typen av tjänster, men jag skulle hellre se att det fanns integrerat i våra kontorsplattformar på ett bättre sätt, säger Nader Svärd.