Ögonkontakt viktig ingrediens för NBV

[Detta är en artikel från Telekom idag nr 6 2013]

Studieförbundet NBV har i Sverige 62 kontor indelade i 15 avdelningar. När förbundsrektorn Åke Marcusson tillträdde för två år sedan valde han att investera i 17 videokonferensanläggningar för att öka effektiviteten men också samhörigheten mellan avdelningarna. Slogan för arbetssättet var; träffas oftare – res mindre.

– I uppstarten var jag tydlig med att vi genom tekniken skulle mötas oftare, jag pekade på fördelarna med att inte behöva resa. Telefonkonferenser i all ära men det är inte samma sak som att se varandra. Det kan låta banalt men man ska inte underskatta den mänskliga ögonkontakten, säger Åke Marcusson.

Bygga relationer

En gång per år samlas alla NBV:s medarbetare för en kickoff. Det är då man lägger grunden till den virtuella relationen, ett steg som man inte kan hoppa över enligt Åke Marcusson. För att framgångsrikt leda de 14 verksamhetscheferna har han också försökt höja statusen för de virtuella mötena. Det ska inte ses som något sämre alternativ till ”vanliga” möten. På NBV:s huvudkontor på Stora Essingen i Stockholm har man därför byggt om ett tidigare oanvänt rum till ett dedikerat videokonferensrum. Väggarna är neutrala och man har satsat på bra ljud och ljus.

– Om funktionen ska vara förstahandsalternativet för medarbetarna måste man duka därefter.

Nöjdare personal

I det ”virtuella rummet” vill man att medarbetarna begär ordet och stänger av sitt ljud när de inte talar, man är också noga med att mötesdeltagarna ska zoomar in sig själva för att alla ska kunna ha ögonkontakt.

– Det är en vanesak, men efter ett tag tänker ingen på sådant längre, kommenterar Åke Marcusson.

NBV:s arbete har snabbt gett resultat. Medarbetarenkäterna visar att man fått en nöjdare personal som känner sig mer delaktiga.

– Det hade aldrig varit möjligt om vi inte haft de kommunikationsmöjligheterna. Vet man som ledare vad man vill åstadkomma gör medarbetarna underverk med rätt motivation och rätt tekniskt stöd.