Operatörerna: Så gör du en bra upphandling av telefoni

Telefoni Utgå från nuet, men tänk framtid – och undvik avvikande krav. När det kommer till hur man ska lägga upp en upphandling finns det många fallgropar. Här tipsar experterna om hur man som företag bör göra.

Operatörerna: Så gör du en bra upphandling av telefoni

För inte allt för länge sedan var en telefoniupphandling exakt vad det hette. Som företag skulle man lösa sitt telefonibehov. I dag har begreppet i stort sett ersatts och numera pratar vi om kommunikation. Och självklart har det inte gjort att det i dag är lättare – men har då företag och organisationer blivit bättre i sin upphandling?
– Både och. Som gammal dinosaurie i branschen upplever jag i varje fall att det ändrats. För tio år sedan satt många bolag i händerna på upphandlingskonsulter. Den situationen var nog ett bevis på att vi operatörer inte var tillräckligt bra på att föra dialog med kunderna. I dag är vi bättre på det, säger Jessica Levin, försäljningschef på Telenor.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Så vad ska man då tänka på när man gör sin upphandling. På vilket sätt bör man specificera den så att produkten man slutligen köper – är den som faktiskt uppfyller alla krav.

Utgå från verksamheten

Rickhard Broman, chef för offentlig sektor Syd på Telia, säger att det viktigaste inför att man går in i en upphandling – är att man går igenom sin organisation och sitt behov.
– Utgå från er verksamhets strategiska inriktning och mål, sätt upp relevanta effektmål som tydligt levererar mot digitaliseringsstrategin, säger han.

Med avstamp där ska man enligt Rickhard sedan börja analysera tänkta leverantörerna.
– Säkerställ och utvärdera leverantörernas förmåga samt kapacitet att leverera både tjänster, produkter och värde under hela avtalstiden. Här är saker som säkerhet, kvalitet, robusthet samt hållbarhet viktiga parametrar när nu alltmer av kundernas kritiska delar av verksamheterna digitaliseras, säger han.

Även Niklas Sjöstrand, chef för Tres företagsaffär tycker att man snabbt ska titta på leverantörer – och faktiskt ta kontakt från början.
– De upphandlingar som lyckas bäst är de där man. Inte bara skickar ut en förfrågan på papper, utan verkligen sätter sig ner och pratar med de man vill samarbeta. Inte bara köra pris, utan även diskutera lösningar.

Vanligt misstag fördyrar lösningen

Ett vanligt misstag som dock fortfarande ofta görs är att företag väljer att upphandla ”plus-menyn” trots att de inte har det behovet.
– Jag skulle vilja säga att de vanligaste missarna är att inkludera allt. Ofta så kan det vara så att allt detta inte behövs, samtidigt som det fördyrar den lösning man som kund i slutändan kan köpa. Det kan också innebära att man får färre svar från olika aktörer då det kan vara svårt att leva upp till allt, säger Sofia Ahlmark Hyvärinen, säljchef företag på Tele2.

Och just det här menar Sofia de som är noggranna kan undvika.
– Oftast kan man som kund tjäna både pengar och tid genom att lägga tid på sin egen behovsanalys. Ta gärna råd av oss i detta läge så kan vi hjälpa till att guida och vara en rådgivande part, säger hon.

Ställ många frågor

Det här är även något som Jessica på Telenor håller med om. Ju tidigare man kan bena ut vad man vill ha – så kan man börja efterforska bättre.
– Jag tror att ju fler frågor man ställer, desto fler möjligheter kommer man se. Det handlar om att telekomtjänster och kommunikationslösningar kan skapa effektivitets- och miljövinster.

Det här leder i sin tur till att man kan få ett vidare perspektiv menar hon.
– Fastnar man bara vid pris kan det bli svårt att att realisera de olika vinsterna i efterhand. Redan från start kan bra kommunikation leda till bättre samarbete och då får man information nog för att ställa vidare frågor som gör att hela affären inte mynnar ut i bara en prisdiskussion.

Och även om man inte känner att man har kompetens nog att vara den som ställer alla frågor – trycker Jessica på att det är viktigt att man inte lejer bort allt.
– Jag tycker att även om man lägger upphandlingen på en konsult så ska man inte helt främja sig från diskussionen: Annars finns det en risk att man får en lösning som inte helt matchar bolagets behov.

Se telefoni som en möjlighet

Att matcha behov är viktigt, men det är enligt Niklas på Tre även viktigt att se till att man får till en lösning som är flexibel. Och det är något man kan få till om man är noggrann redan från början.
– Det tror jag är den största vinsten. Det är stor skillnad på om man bara ser telefoni som något nödvändigt ont, eller om man ser det som en tillgång och möjlighet. Traditionellt har man dumpat upphandlingen på någon som är teknikkunnig – vilket givit resultat därefter. Nu, om man ser telefoni som något man kan använda för att stödja affären, så får man en helt annan effekt, säger han.

Tips – så gör du får att lyckas med upphandlingen av kommunikation

Jessica Levin – Telenor

  • Använda upphandlingskonsult
  • Se till att få en demonstration
  • Täck in framtida behov

Sofia Ahlmark Hyvärinen – Tele2

  • Ha ett öppet sinne och lyssna på flera aktörer
  • Fråga efter helhetslösningar för att förenkla drift
  • Dela upp konkreta- och önskade krav så blir erbjudandena bredare

Niklas Sjöstrand – Tre

  • Gör en ordentlig intern behovsanalys som underlag för upphandlingen och ta med användare från olika delar i organisationen för att fånga deras behov och få fler perspektiv.
  • Tänk på betydelsen av service och support över tid.
  • Ta upp telefonin på ledningsnivå och våga tänka utanför boxen när det kommer till mobila lösningar.

Rickhard Broman – Tre

  • Tänk att avtalet skall stötta verksamheten idag och under hela avtalstiden, säkerställ att leverantören har förmåga och kapacitet att driva den utveckling som förväntas.
  • Kravställ på VAD som skall uppnås genom tydliga effektmål, undvik att kravställa HUR avtalet skall levereras på då det ofta driver kostnader hos operatörerna då det är stor risk i att det inte matchar fullt ut med de befintliga processerna.
  • Ta er tid att skapa krav som överensstämmer med ert behov, er verksamhet, er utveckling samt med upphandlingsföremålet. Om krav återanvänds finns risk att man missar målet.

Senaste artiklarna

Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv om aktuell teknik.