Region Skåne sparar miljoner

Bakom beslutet att utkontraktera all telefoniverksamhet ligger ett gigantiskt omstruktureringsprojekt. Sedan årsskiftet samordnas all it-utveckling av en gemensam utvecklings- och beställarfunktion som styrs av regionsledningen. Utvecklingsfunktionen har strategisk it-kompetens inom telekom, infrastruktur och vårdområdet. Alla it- och teleavdelningar är därmed borta. Istället har man skapat en it-förvaltning som ansvarar för leverans av infrastrukturtjänster till hela regionen. Tanken är att man på så sätt ska kunna öka nyttan av it och samtidigt spara pengar.

– Tidigare har det funnits ett antal olika it- och teleavdelningar inom regionen som alla har skött upphandling och tjänsteutveckling på sitt sätt. Genom att samla all kompetens och gemensamt köpa de tjänster vi behöver utifrån får vi bättre fokus på det som är vår kärnverksamhet, säger Ulf Enckell, it-direktör på Region Skåne och förklarar att det behövs ett helhetsgrepp för att tjänsteutvecklingen inom de olika områdena ska bli effektiv.

Tar totalansvaret

Det första steget har nu tagits på telekomsidan där man också genomfört en teleupphandling. Vinnaren av affären, som värderas till 615 miljoner kronor, blev Siemens som därmed fått totalansvaret för telefonin inom regionen. Siemens tar också över ett 60-tal personer som idag arbetar på driftsidan inom Region Skåne.

Tidigare har kostnaden för telefonin uppgått till 150 miljoner kronor per år. När Region Skåne nu lägger ut verksamheten och istället köper den som tjänst av Siemens kan de direkt se att de sparar cirka 160 miljoner de kommande fem åren.

– Dessutom får vi en bättre kontroll över kostnaderna, konstaterar Ulf Enckell. Istället för att dela ut mobiltelefoner till alla som vill ha det och sedan betala samtalsräkningarna betalar användaren nu en fast avgift för en funktion som man väljer beroende på vilket jobb man har.

Fast avgift för telefonin

Kostnaden för telefonin bestäms därmed utifrån användarens behov. Det finns idag sju olika tjänstenivåer, allt ifrån fast telefon, via dect-telefoner och enkla mobiltelefoner till avancerade mobiltelefoner med många inbyggda funktioner. Avgiften baseras helt på valet av tjänstenivå. Någon ytterligare kostnad för samtalen blir det däremot inte. Vill någon byta upp sig till nästa tjänstenivå är det därmed tydligt vad det kommer att kosta.

– Vi kan på ett helt annat sätt värdera telefonikostnaderna och väga nyttan mot den ökade kostnaden, förklarar Ulf Enckell.

För Siemens del innebär avtalet ett intensivt arbete med att byta ut telefoner och växlar i hela regionen. Telefonilösningen bygger på kommunikationsplattformen Hipath som innebär att man kan använda ip-telefoni i kombination med det traditionella telenätet. Totalt handlar det om en satsning på 150 miljoner kronor. Tanken är att så småningom helt gå över till ip-telefoni, men detta kommer att ske successivt med början i primärvården.

Blir mer tillgängliga

Men det är inte bara de ekonomiska frågorna som ligger bakom upphandlingen. Ökad effektivitet är ett annat argument. Förutom att de anställda blir mer tillgängliga och rörliga i sitt arbete får de också lättare att komma åt information och andra tjänster de behöver, som exempelvis sök- och larmtjänster. Den mobila handenheten blir mer än bara en bärbar telefon.

Utvecklingen av nya tjänster är ytterligare ett argument. I avtalet betonas att Siemens ska initiera och sträva efter att ta fram nya tjänster utifrån verksamhetens behov, något som skulle vara svårt att hantera i den tidigare organisationen.

– För oss är det viktigt att utveckla tjänsterna så att vi kan förbättra vår service gentemot kunderna. Det kan exempelvis handla om att ta fram tjänster så att patienter blir anropade via telefon när det är deras tur istället för att sitta av tiden i ett väntrum, säger Ulf Enckell. Detta underlättas i vår nya struktur eftersom vi kan fokusera på de funktioner vi vill ha och överlåta till leverantören att ta fram lösningen.

It i vården

En följd av att Siemens vann upphandlingen är att it-företaget nu planerar ett skandinaviskt kompetencenter för utveckling av tjänster för it och kommunikation inom den offentliga sektorn med placering i Malmö. Siemens ska anställa 40 personer till kompetencentret som ska arbeta med den nya telefoniplattformen. Siemens kommer även att satsa på samarbete med universiteten i Skåne genom att inledningsvis betala för två doktorandtjänster.

Region Skåne ser det som en fördel att inte anlita en renodlad teleoperatör utan en leverantör som också besitter god it-kompetens. Ulf Enckell förklarar att användandet av it i vården blir allt viktigare, till exempel inom digital journalhantering och bilddiagnostik.

– Att dra nytta av it är avgörande för den offentliga sektorn, säger han. Det är också många som med spänning följer vårt omstruktureringsarbete både i och utanför Sverige.