Så digitaliserade Västervik sina fullmäktigemöten

Digitalisering Från radio till webb-tv och nu livesändningar från hybridmöten. I Västervik har man tagit digitaliseringen till sig och där kan medborgare nu få insyn i kommunfullmäktigemöten som aldrig förr.

Så digitaliserade Västervik sina fullmäktigemöten

Demokrati är transparens och öppenhet. Men även om det är tillåtet som medborgare att närvara vid både riksdags- och kommunsammanträden – är det skralt i bänkraderna. Och under covid var det av pandemiskäl även tunt på politikerstolarna. 

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams-telefoni, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Men i Västervik hade man det inte så tack vare en framåtlutad digital strategi.

Fredrik Blom är kommunikatör på kommunen och han säger att dagens goda läge kommer av att man länge jobbat med frågan.

– Processen med digitaliseringen av politikermöte har gått i steg. Förut livesändes kommunfullmäktigemötena i närradion, men när den gick i konkurs testade vi att göra webb tv-sändningar. Detta för att göra politiken mer tillgänglig. Vi vände oss till den enda aktören på marknaden som var, och faktiskt är, specialiserade på just möten i offentlig sektor – Abiliteam, nuvarande Quickchannel. Började med testsändningar och sedan satsade vi på att köpa in deras system, säger han till Telekom idag.

Satsade tidigt

Det var 2008, långt innan dess att videomöten och hybridkontoret blivit vardag. Och Fredrik säger att det var inte helt friktionsfritt till en början.

Fredrik Blom.

– För att vara 2008 var det en ganska seriös satsning och vi blev ifrågasatta av vissa andra kommuner som undrade varför vi la energi på det här. Och visst var det utmaningar. För parallellt hade vi ju ett gammalt system med fysiska tryckknappar som politiker använde för voteringar. Vi hade alla problem i världen att få det systemet att prata med webb tv-systemet. Men vi kämpade på med kombinationen av två olika system i drygt tio år.

Sen kom dock nästa viktiga steg. Quickchannel, som var kommunens leverantör, lanserade ett nytt voteringssystem som kunde lösa problemet.

– Det nya systemet tog hand om politikernas digitala arbete under mötena. Att votera, skriva reservationer, trycka ordningsfråga mm. Det gick att göra i en inloggad webbmiljö på en separat enhet. Och eftersom systemen var byggda för att prata med varandra blev det enormt mycket bättre. Fick någon ordet efter anmält intresse, slog det över och syntes helt utan mänsklig handpåläggning, säger Fredrik.

Pandemin gav nästa steg

Men trots de stora fördelarna med det nya systemet, tog det faktiskt något år innan man fick lov att köpa in det. Varför? Jo, det akuta behovet uppstod inte förrän coronapandemin slog till. 

– När pandemin kom var vi ju tvungna att börja genomföra kommunfullmäktigemötena i hybridmiljö för att minska smittrisken. Då fanns det ingen möjlighet att trycka på några fysiska knappar längre. Men med Quickchannels nya system kunde man ju sitta överallt. Kombinationen med att ha livesändning på annan plats löste vi med Starleaf och allt som allt blev det riktigt lyckat när pandemin stängde ner allt.

Fredrik säger att man nu när det återigen är ok att vara på plats används systemet, och även om vissa ledamöter gärna hade velat ha en fysisk knapp – kommer man inte ta det steget tillbaka. 

– Det här underlättar enormt för oss. Allt samlas digitalt i samma ärende vilket skapar stora administrationsvinster. För medborgarna är det ju mer transparens. Live ser vi att det kanske är ett 40 tal personer som tittar, vilket kan jämföras med ungefär hur det var fysiskt där sällan mer än fem utomstående besöker lokalen. Men sedan, när sändningen ligger uppe som eftersändning är det inte ovanligt att flera hundra tittat på ett sammanträde, men då på de ärenden som intresserar var och en. Sådana besökssiffror har vi aldrig haft fysiskt och det är en motivering för mig. 

Hoppas på livetextning

Att man i eftersändningen får tydligt uppunktat vilka ärenden som avhandlas när, vem som talar med mera är uppskattat. Där får man även hela möten textade. Och just det senare är något Fredrik hoppas ska komma mer i framtiden.

– TIllgänglighetsdirektivet som EU kom med för några år säger jul att allt ska textas. Det skulle vara häftigt med livetextning. Vi har en textningsrobot som komponent, den lägger vi dock på i efterhand. Livetextning skulle vara något annat. Från chefshåll pratar man även om att de vill se mer automatisering, men jag skulle hellre se att man kan utveckla vad som ingår i sändningen. Kanske få in intervjuer, snyggare kameraåkningar. Det vore intressant, säger Fredrik Blom.

Uppfyller alla regelkrav

Viktor Underwood på Quickchannel säger att den lösning de erbjuder framförallt uppfyller alla regelkrav.

– Det vi erbjuder är en GDPR-tryggad streamingplattform som även är tillgänglighetsanpassad. Denna används för att sända politiska möten live, men i lösningen har vi även voteringssystem för att man under mötet ska kunna göra omröstningar, ta närvaro, hantera debatter, inlägg och replikskiften. Vi har även en ny AI-tjänst som kan undertexta, vilket är viktigt för de med hörselnedsättning – men även för att man ska få ut mer information från mötena, säger han. 

Att erbjuda en teknisk lösning för att streama själva politikermötet är grunden, men Viktor menar att det bara är första steget. En stor vinst är vad man får ut efter.

– Att ha en lösning där man har både streaming och votering i ett ger väldigt bra kvalitet. Och det här ser många varvid att de båda ofta upphandlas tillsammans. Men lösningen ger inte bara en stor videofil, utan efter mötet från man ut ett interaktivt media, säger Viktor.

Även om plattformen som sådan är standardiserad erbjuds kunder viss frihet när det kommer till att modifiera den visuellt.

– Jag skulle säga att vi erbjuder en kombination av skräddarsydd och standardiserad produkt. Det senare för att den ska vara stabil och lätt att utveckla. Men vi har byggt in en hög grad av anpassningsbarhet. Exempelvis hur man kan visualisera votering så att det ser ut som i det fysiska rummet. Även grafisk profil som matchar är standard i våra leveranser.

Viktor Underwood, vd på Quickchannel

När det kommer till hårdvara- och systemkrav för att kunna köra streaming är det utifrån Quickchannels sida blygsamma.

Inga avancerade hårdvarukrav

– Man kan köra från mobilen om man skulle vilja, men ofta köper kunder in lite bättre kamerautrustning. Kommuner har ofta bra mikrofoner i sina lokaler, där behövs det sällan mer. När det kommer till voteringssystemet går det att köra på egna enheter, säg politikernas privata mobiler. Vissa kunder köper in läsplattor eller motsvarande för detta. Men generellt behövs det inga omfattande investeringar i hårdvara.

Quickchannel levererar sin lösning som tjänst och har i dagsläget runt 100 kommuner som köper in dem. I Västerviks fall har man hängt med länge och allt fler kommuner tittar på liknande lösningar.

– På det politiska mötet är vi störst, vi har en majoritet av de aktiva kunderna och i och med att vi fått upp en bra volym har vi resurser att kunna utveckla tjänsterna mer. Vi ser även att de kunder som köper in vår tjänst börjat bredda användandet. Voteringssystem används i fler nämnder och man digitaliserar även mindre möten. 

Även om det framförallt är digitaliseringen av poltikermötet som ligger bakom att kommuner köper in lösningen, är den inte begränsad till det.

– Streamingplattformen kan användas mycket bredare och man kan skapa playkanaler, webinarier och liknande om man skulle vilja. Det kan gå från poltikermöte, till streamingtjänst till att bli kommunens hela kommunikationskanal, säger Viktor Underwood.

Senaste artiklarna

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv.