Så får du bättre möten

På redaktionen för Telekom idag gillar vi så klart mötesteknik men inte den bästa videoanläggning i världen räddar ett dåligt förberett möte. Därför skulle vi vilja tipsa om en liten e-bok som headsettillverkaren Plantronics nyligen släppte ut för gratis nedladdning på sin hemsida. Den heter The Better Meetings Blueprint och Plantronics hoppas så klart att den ska få oss att köpa nya hedset men innehållet är faktiskt riktigt bra och mängden produktreklam liten.

På 28 sidor får vi både handfasta tips om hur såväl fysiska möten som distansmöten kan bli mer produktiva. Vi får också hjälp att identifiera de sju typer av deltagare som bäst kommer att bidra till resultatet och vilka sju du ska undvika att alls sätta upp på deltagarlistan.

Här kommer åttastegsprogrammet mot ett bättre möte

1. Ha ett tydligt mål. Klargör syftet med mötet och vad som är det önskade resultatet.
2. Etablera tydliga roller. Förstå vad varje deltagare ska bidra med i mötet och inte minst hur du själv ska bidra.
3. Arbeta utifrån en fastställd agenda. Använd agendan för att uppnå målet med mötet. Håll fokus.
4. Var engagerad. Tänk på varför du deltar i mötet. Lyssna, reflektera och bidra.
5. Håll tiden. Håll ett öga på klockan. Tiden är alla deltagares mest värdefulla tillgång.
6. Kom till beslut. Arbeta mot målen och bestäm vad nästa steg för att nå dem ska vara. Hur kan du själv hjälpa till?
7. Dokumentera. Skriv anteckningar och dela ut dem till deltagarna efter mötet. Inbjud deltagarna att kommentera eller förtydliga. 
8. Utvärdera mötet. Använd ett formulär för att snabbt kunna utvärdera vad som var bra och dåligt med mötet och försök förbättra till nästa gång. (Ett exempel på utvärdering finns i boken.)

Hela boken The Better Meetings Blueprint kan du ladda ner via länken nedan

http://pages.plantronics.com/rs/107-MXT-108/images/Plantronics_VC_SmarterMeetings_Ebook_a4_ENGB.pdf