Så gör ditt företag sin Skype-exit på rätt sätt

Det finns ingen återvändo – i slutet av juli meddelade Microsoft när Skype för företag i Office 365 stängs ned. Den 31 juli 2021 måste alla ha klivit på Teams-tåget, även om vissa kommer göra det motvilligt. Den 21/11 kommer Mårten Hellebro till Telekom idag Live. Han är MVP och Senior Cloud Architect på CloudWay – och enligt experten måste arbetsplatserna nu bestämma sig för huruvida de vill göra en hård eller mjuk Skype-exit.

– Med en hård Skype-exit säger man bara, ”från och med i dag kör alla Teams”. Men det har givetvis föregåtts av interna tester. Det är som att riva av ett plåster – det gör lite ont men går snabbt över. Med en mjuk Skype-exit kommer man hamna i ett läge där man både använder Skype och Teams samtidigt. Där behöver man vara lite observant, för Skype och Teams pratar inte ihop sig så bra sinsemellan. En Skype-användare kan tex. inte komma in i ett Teams-möte och tvärt om. Och man kan inte ha en flerpartschatt mellan Teams och Skype-användare. Där är planeringen viktig, säger Mårten Hellebro.

Förespråkar en hård Skype-exit

En mjuk övergång kan ha sina fördelar, men frågan är hur länge man kör de olika kanalerna parallellt.

– Jag förespråkar en hård Skype-exit, även om allt inte är svart eller vitt. Men det är viktigt att inte fastna i det här mellanläget. Det finns en risk att man inte vågar stänga ner Skype – och då blir det en stor röra av det hela istället. Man ska ha en plan för när man går igång med Teams. Sedan har jag också sett att användningen av Teams kan sprida sig som en gräsbrand, med hundra olika team som plötsligt dyker upp. Då kommer frågan hur det ska administreras och vem som ska ha åtkomst. Man bör ha en plan så att man inte tappar kontrollen över informationen. Hur länge ska den sparas och vem ska ha tillgång? Detta är viktigt att ha med i planeringen när man rullar ut Teams, säger Mårten.

Stora skillnader

Han är själv en gammal Skype-fantast, men anser att det inte finns någon plats för nostalgi. För Teams erbjuder funktioner på en helt ny nivå – och de två ska inte förväxlas.

– Ett fel som många gör är att jämföra Teams och Skype. Visst kan man chatta i båda, men Teams är så mycket mer än Skype. Arbetssättet kommer förändras en hel del, för det är samarbetsmöjligheterna som är så bra i Teams, säger han.

Om man exempelvis chattar i Skype och stänger stänger ner chattfönstret så måste man börja om konversationen nästa gång. Men med Teams finns alla konversationer kvar. Enligt Mårten är framför allt mobilappen mycket bättre i Teams, med samma funktionaliteter som datorklienten.

– Sedan finns det stora möjligheter att koppla upp andra appar och botar. Men man gör klokt i att ta det lite lugnt och inte göra allt på en gång, för då blir det lite jobbigt för användaren. Man ska börja med chat, möten och filer. Och mycket av samarbetet ligger också kring filer, där man delar Word-dokument eller Excel-ark som man jobbar gemensamt i, säger han.

Sharepoint ligger i bakgrunden

Filerna ligger i Sharepoint. Tidigare var det ett väldigt komplext system för att hantera filer, men nu ligger Sharepoint bara i bakgrunden som en motor för filhantering – man använder Teams istället. Online-möten är en viktig del och Teams erbjuder en bra bild- och ljudkvalitet med enkla funktioner för att dela skärm och dokument.

– Det finns en funktion som gör bakgrunden suddig så att man slipper städa kontoret. På engelska har man direkttextning av det som sägs – det fungerar förvånansvärt bra. Efteråt kan man se vem som sa vad och när det sades, och man kan också söka i mötet, säger han.

De motsträviga pekar på att Skype har en bättre kontakthantering, men det är också en av få eftergifter i Microsofts snabba utveckling av sin storsäljare.

– En annan sak är federering, att när man pratar med ett annat Teams-företag så kan man inte skicka de glada gubbar och smileys som man skulle vilja. Jag tror att Teams har utvecklats så mycket snabbare än Microsoft hade trott, men de är duktiga på att lyssna på synpunker och det kommer nya funktioner i princip varje vecka, säger han.

Superusers kan hjälpa it-avdelningen

Med nära två år till släckningen av Skype finns det tid för att planera övergången. En bra sak är att också hitta så kallade superusers som kan hjälpa it-avdelningen att få ut budskapet om hur bra Teams faktiskt är och hur man använder det, för experten vill understryka att skillnaden är stor.

– Man brukar säga att man inte ska jämföra äpplen och päron — men det här är som att jämföra äpplen med en hel fruktkorg. Teams är fruktkorgen med alla funktioner, medan Skype bara är ett äpple, säger Mårten Hellebro.

Han poängterar att serverversionen av Skype for Business inte påverkas av nerstängningen i Office 365 – alltså den version som företag med egna Skype-servrar använder. För den versionen finns det i dagsläget inget kommunicerat datum för när den ska läggas ned. Men det hindrar givetvis inte att man börjar kika på Teams.