Så rodde hon iland Dalarnas enorma telefoni-upphandling

Anne Rosengren var projektledare när 15 dalakommuner upphandlade och införde sin telefoni gemensamt. Här berättar konsulten om arbetet, och hur de försöker säkerställa att Telenor kommer göra en bra leverans under hela avtalsperioden.

Så rodde hon iland Dalarnas enorma telefoni-upphandling

Hur tar man fram en telefoni-lösning för 15 kommuner och ca 50 kommunala bolag i en rad städer och samhällen – vars verksamhet täcker allt från skola, barnomsorg, energi och vatten till avfallshantering och bostadsbolag? Anne Rosengren, konsult på det egna bolaget Candaloo Consulting, har projektlett Dalarnas gemensamma upphandling. Totalt ingår drygt 60 organisationer i lösningen.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Telekom idag med sex nummer per år
  • Full tillgång till allt digitalt material
  • Mycket mer...
Redan prenumerant?

– Det är väldigt svårt att göra en bra upphandling och att i förväg veta vad som är den bästa lösningen. Vi har lagt otroligt mycket jobb på kravställningar och vi har kravställt på en detaljerad nivå. Det finns en väldig prispress i telekombranschen – kanske till och med så mycket att det är osunt för alla. Kommuner och myndigheter har krav på sig att hålla i pengarna, men man måste hitta ett bra och kvalitativt sätt för att få en telefoni som verkligen fungerar. Kommunerna och bolagen har flera kritiska verksamheter där fungerande telefoni är ett måste. Men när alla skall-kraven är uppfyllda och mervärden viktade så är det lägst pris som gäller, säger Anne Rosengren.

Försenades ett år

Hon konstaterar att det oavsett bransch snackas mycket om lagen om offentlig upphandling – och det är väldigt vanligt att större upphandlingar blir överprövade. Så även om en kommun startar sin upphandling i god tid så kan det ändå bli fördröjningar. Dalaprojektet försenades ett år och införandet av den upphandlade telefonilösningen drog igång i februari 2018. Vinnande anbudsgivare var Telenor.

– Med facit i hand kan vi konstatera att vi och Telenor inte hade samsyn kring delar av vad som skulle levereras. Om man har en kravspecifikation i text så är det otroligt viktigt att säkerställa att båda parter har uppfattat kraven på samma sätt och att man är överens om hur man ska hantera dem. Vi försökte göra det, men lyckades inte helt. Vi skulle ha behövt sitta ned mer under uppstart-tiden för att lära känna varandra bättre. Både vi och Telenor hade då kunnat få klart för oss vilka de största utmaningarna skulle bli, säger hon.

Annes råd är att:

* Planera kommunikationen noga tillsammans med kommunikatör, för byte av telefonileverantör påverkar alla.

* Ha med upphandlarkompetens tidigt vid kravställning och framtagande av SLA och vitesmodell.

* Testa strukturerat de funktioner som har upphandlats innan ett leveransgodkännande.

* Etablera förvaltningsorganisationen under projekttiden – en bra förvaltning är en förutsättning för en lyckad leverans under avtalstiden.

* Etablera formella forum mellan kund och leverantör.

En väl genomarbetad projektplan

– Ett lyckat projekt är att uppnå organisationens effektmål. Ett sätt att nå dit är att ha en väl genomarbetad och förankrad projektplan och att man tillsammans med styrgruppen kan göra de eventuella justeringar som krävs för att styra projektet i rätt riktning, säger Anne.

Generella fallgropar i projekt är ofta bristande kommunikation, otillräcklig förankring, resurser som inte kan lägga planerad tid, samt brister i kunddata och i kravställning. Andra vanliga problem är leverantörer som inte till fullo har förstått kravbilden och komplexiteten – samt otillräckligt stöd från styrgrupp.

– I projektet Dalagemensam telefoni har samarbetet mellan kommunerna fungerat väldigt bra. Kompetenta projektdeltagare, engagerad referensgrupp och en styrgrupp som gett projektet rätt stöd har varit helt avgörande, säger Anne.

En annorlunda vitesmodell

Projektet avslutades efter sommaren 2019 och det är viktigt att leverantören fortsättningsvis har ett starkt incitament för att ge samma höga service.

– Vi har en vitesmodell som skiljer sig från många andra, där varje skall-krav kan leda till vite under hela avtalsperioden. Det har varit ett sätt för oss att försöka säkerställa att vi får en lyckad leverans. I den bästa av världar innebär vitesmodellen att vi både får kontroll över leveransen och att kommunerna får avtalad funktionalitet. Vid problem så blir viten ett effektivt påtryckningsmedel. Men vitesutfall måste diskuteras öppet och konstruktivt tillsammans med leverantören för att inte skada samarbetsklimatet, säger Anne Rosengren.

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation och telekombranschen.
Just nu begränsat erbjudande!

Gratis nyhetsbrev!

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Telekomidag sparar mina uppgifter