Specialistens fyra supertips: Så lyckas ni med det digitala samarbetet

Samarbetsverktyg Filipa Lourenco på Redpill Linpro är psykologen som blev expert på digitala arbetsplatser. Vi har pratat med henne om teknikutveckling och marknadstrender. Dessutom delar hon med sig av sina bästa tips för hur du lyckas bäst med att rulla ut ett nytt samarbetsverktyg. 

Specialistens fyra supertips: Så lyckas ni med det digitala samarbetet
Filipa Lourenco, foto: Redpill Linpro.

För en utomstående kan kopplingen mellan teknik och beteendevetenskap framstå som oklar men för digital workplace-experten Filipa Lourenco har sambandet med åren blivit glasklart.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams-telefoni, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

 Hon kom till Sverige och Karlskrona från hemlandet Portugal med en psykologexamen i ryggen men mötte en ganska tuff arbetsmarknad och valde att i stället satsa på ett annat stort intresse, teknik och it.

 – Min morfar var it-tekniker och under 90-talet fick jag ofta hänga med honom och göra Windows-installationer. Sedan dess har egentligen it alltid varit ett av mina stora intressen.

 Den yrkesmässiga it-karriären inleddes på Boverket. Det var där hon fick upp ögonen för frågor som på olika sätt berör digital workplace, och insåg vilken tillgång hennes bakgrund inom beteendevetenskapen kunde bli.

 – Det hände otroligt mycket med pandemin, GDPR och Schrems 2-domen som gjorde att vi började undersöka alternativa samarbetsverktyg. Jag gillade verkligen den biten, att försöka hitta bra lösningar för vår verksamhet.

 Efter att Esam-rapporten kring digitala samarbetsverktyg publicerades under 2022 blev Boverket bland de första myndigheterna att upphandla en ny digital samarbetslösning. Valet föll på Redpill Linpros lösning som består av samarbetsverktyget Nextcloud, Jitsi meet, Rocket.chat och Collaboard.

 – Jag fick arbeta med Redpill Linpro med införandet men från kundsidan. Jag tyckte det var otroligt kul och började fundera på om det gick att jobba med frågor som rör digital workplace på heltid.

Styrka med erfarenhet från offentlig sektor

Sagt och gjort. För ett drygt år sedan tog Filipa Laurenco steget över till Redpill Linpro, och dotterbolaget digital workplace. Att hon har erfarenhet av att själv arbeta i offentlig sektor ser hon själv som en stor styrka.

 – Jag förstår behoven och förutsättningarna i offentlig sektor fullt ut. Det är väldigt mycket regler och lagstiftning som du behöver förhålla dig till, mycket mer än bara tredjelandsöverföringar och GDPR.

 Redpill Linpro har flera myndigheter som kunder. Bland annat Elsäkerhetsverket, Universitetskanslersämbetet, Boverket och Riksrevisionen.

 – Det finns så klart stora beröringspunkter mellan myndigheterna men det kan skilja en hel del på detaljnivå i deras behov. Myndigheter är inte lika när det gäller resurser, befintliga system och infrastruktur, behov och intressen. Vad en myndighet jobbar med ställer också olika krav ur ett säkerhetsperspektiv, tillgänglighet på information, och även hur nära medborgare de behöver vara.

– Säkerhet är så klart alltid viktigt för myndigheter men för en beredskapsmyndighet blir det extra viktigt och då får du arbeta mycket med att lägga extra säkerhetslager på tjänsterna. Vissa myndigheter vill kanske bara ha ett samarbetsverktyg för video eller chatt medan andra vill ha en mer omfattande lösning. Men jag skulle ändå säga att själva grundbehovet är väldigt likt mellan olika myndigheter.

 Redpill Linpro har nyligen också fått en norsk myndighet som kund.

 – I grund och botten är deras behov snarlika de svenska myndigheterna. Däremot gör Norge vissa saker annorlunda. De har en central  statlig organisation som upphandlar it åt alla kommuner. Det skulle kunna vara något för Sverige att  inspireras av.

– Det har varit många regulatoriska turer först med Schrems-domarna och sedan med förra sommarens advekansbeslut.

 – Vi har haft samma diskussion sedan 2020,”Vilka tjänster kan vi använda?” och ”Var kan data lagras?”. Det blir som en limbo där många bara väntar och väntar istället för att ta ett beslut. Jag tycker inställningen borde vara att ta myndigheter ska försöka ta så lite risker som möjligt.  Välj en lösning där varje del av lösningen får användas, som driftas inom EU eller i ett land med adekvatskyddsnivå. 

Fakta

Expertens fyra tips: Så lyckas ni med utrullningen av ett samarbetsverktyg

1.  Förankra beslutet och kommunicera mycket

 Det är viktigt att förstå att människor i grund och botten inte gillar förändring och medarbetare inte kommer hoppa på ett nytt verktyg bara för att det finns. Informera och kommunicera mycket och ofta. Det är bra att involvera verksamheten redan innan upphandlingen. Då kan medarbetare dels få chansen att komma med krav men också kanske vara med i en pilot och faktiskt testa verktygen.

 Det är oftast inte framförallt it-avdelningen som kommer använda samarbetsverktygen utan alla andra medarbetare därför är deras synpunkter extremt viktiga att ta hänsyn till. Lyckas man med det så blir resultatet betydligt bättre.

 2. Visa det tydliga värdet för värdet för individen. 

 Vi vill tro att alla medarbetare tänker ”Det som är bra för gruppen och myndigheten är också bra för mig” men oftast ser det inte ut så.  Därför är det väldigt viktigt att värdet med de nya verktygen för individerna framgår direkt ”du kommer kunna göra det här och det här” eller ”du kommer bli mer effektiv tack vare den här funktionen”.

 3. Missa inte det sociala.

På den traditionella fysiska arbetsplatsen är de sociala samlingspunkterna självklara och tydliga. Så behöver du bli även på den digitala arbetsplatsen. Det är viktigt att ha öppna digitala kommunikationskanaler där inte bara enskilda team ingår. Det går att ha intressebaserade kanaler och på det sättet skapa en kaffeautomat-känsla även digital.

Det blir ännu viktigare när några jobbar hemifrån, några på tåget och några på kontoret.

 4. Skapa ett ambassadörsnätverk.

Vi väljer ut individer på olika avdelningar eller enheter som får extra utbildning. Det är mycket lättare för övriga verksamheten om tipsen kommer från en kollega än om de kommer från någon utifrån. Det leder till bättre resultat och till att en lärandekultur skapas. Försök få ambassadörerna att träffas en gång varannan månad och prata om nya funktioner som kommer i lösningar och så vidare som de sedan kan ta med sig till sin avdelning. Det ger bättre resultat än att ha en utbildning en gång om året.

 Filipa Lourenco upplever att intresset för open source-lösningar bara blir större och större. I synnerhet inom offentlig sektor men även bland det privata näringslivet.

 – Fördelarna jämfört med proprietära lösningar börjar bli ganska uppenbara. Du kan utveckla saker mycket snabbare och samarbeta mycket mer med andra myndigheter. Dessutom är det ju ett mer effektivt sätt att använda skattepengar på då tjänster och lösningar kan återanvändas och varje myndighet slipper uppfinna hjulet.

  Finns det några funktioner som användarna saknar i dagsläget?

 – Det finns en efterfrågan på en bättre lösning för  samarbete i dokument i realtid. Dessutom  finns det önskemål om ai-funktionalitet för exempelvis transkribering av möten. Jag vet att utvecklarna jobbar väldigt hårt för att få fram sådana lösningar.

 Även om hybridarbetet på många sätt har blivit norm sedan pandemin är det fortfarande en hel del utmaningar som återstår att lösa.

 – Det räcker inte bara med att säga ”du måste vara på kontoret tisdagar och torsdagar annars kan du jobba hemifrån”. Du behöver ha tydliga och genomtänkta processer även för distansarbetet och därmed för den digitala arbetsplatsen. Och framför allt lösningar som främjar bra samarbete även på distans, för då kommer det inte kännas som en nackdel att vissa inte befinner sig på kontoret.

 En annan utmaning är att få användarna att verkligen till fullo utnyttja all funktionalitet som finns i de moderna samarbetslösningarna.

 – De moderna verktygen har hur mycket funktionalitet som helst. När en användare som är van vid ett gammalt verktyg testar en ny lösning är det lätt att det blir överväldigande.

Aktiverar nya funktioner allt eftersom

– Därför brukar vi i vissa fall inte slå på all funktionalitet från början. På det sättet får man lösningen att inledningsvis vara väldigt lik de lösningar som myndigheterna redan använder och sen kan man allt eftersom aktivera ny funktionalitet.

 En annan tydlig trend som Filipa Lourenco ser är att de personer som nu kliver ut på arbetsmarknaden ställer betydligt högre krav på sina it-tjänster än tidigare generationer.

 – De som nu kommer ut på arbetsmarknaden har använt it-tjänster hela sina liv och förväntar sig att de verktygen man använder på jobbet ska vara som de lösningar man är van vid.

–Jag tror att en modern digital arbetsplats är väldigt viktig för att kunna behålla talanger i framtiden.

Senaste artiklarna

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv.