Specialistens fyra supertips: Så lyckas ni med det digitala samarbetet

 Hon kom till Sverige och Karlskrona från hemlandet Portugal med en psykologexamen i ryggen men mötte en ganska tuff arbetsmarknad och valde att i stället satsa på ett annat stort intresse, teknik och it.

 – Min morfar var it-tekniker och under 90-talet fick jag ofta hänga med honom och göra Windows-installationer. Sedan dess har egentligen it alltid varit ett av mina stora intressen.

 Den yrkesmässiga it-karriären inleddes på Boverket. Det var där hon fick upp ögonen för frågor som på olika sätt berör digital workplace, och insåg vilken tillgång hennes bakgrund inom beteendevetenskapen kunde bli.

 – Det hände otroligt mycket med pandemin, GDPR och Schrems 2-domen som gjorde att vi började undersöka alternativa samarbetsverktyg. Jag gillade verkligen den biten, att försöka hitta bra lösningar för vår verksamhet.

 Efter att Esam-rapporten kring digitala samarbetsverktyg publicerades under 2022 blev Boverket bland de första myndigheterna att upphandla en ny digital samarbetslösning. Valet föll på Redpill Linpros lösning som består av samarbetsverktyget Nextcloud, Jitsi meet, Rocket.chat och Collaboard.

 – Jag fick arbeta med Redpill Linpro med införandet men från kundsidan. Jag tyckte det var otroligt kul och började fundera på om det gick att jobba med frågor som rör digital workplace på heltid.

Styrka med erfarenhet från offentlig sektor

Sagt och gjort. För ett drygt år sedan tog Filipa Laurenco steget över till Redpill Linpro, och dotterbolaget digital workplace. Att hon har erfarenhet av att själv arbeta i offentlig sektor ser hon själv som en stor styrka.

 – Jag förstår behoven och förutsättningarna i offentlig sektor fullt ut. Det är väldigt mycket regler och lagstiftning som du behöver förhålla dig till, mycket mer än bara tredjelandsöverföringar och GDPR.

 Redpill Linpro har flera myndigheter som kunder. Bland annat Elsäkerhetsverket, Universitetskanslersämbetet, Boverket och Riksrevisionen.

 – Det finns så klart stora beröringspunkter mellan myndigheterna men det kan skilja en hel del på detaljnivå i deras behov. Myndigheter är inte lika när det gäller resurser, befintliga system och infrastruktur, behov och intressen. Vad en myndighet jobbar med ställer också olika krav ur ett säkerhetsperspektiv, tillgänglighet på information, och även hur nära medborgare de behöver vara.

– Säkerhet är så klart alltid viktigt för myndigheter men för en beredskapsmyndighet blir det extra viktigt och då får du arbeta mycket med att lägga extra säkerhetslager på tjänsterna. Vissa myndigheter vill kanske bara ha ett samarbetsverktyg för video eller chatt medan andra vill ha en mer omfattande lösning. Men jag skulle ändå säga att själva grundbehovet är väldigt likt mellan olika myndigheter.

 Redpill Linpro har nyligen också fått en norsk myndighet som kund.

 – I grund och botten är deras behov snarlika de svenska myndigheterna. Däremot gör Norge vissa saker annorlunda. De har en central  statlig organisation som upphandlar it åt alla kommuner. Det skulle kunna vara något för Sverige att  inspireras av.

– Det har varit många regulatoriska turer först med Schrems-domarna och sedan med förra sommarens advekansbeslut.

 – Vi har haft samma diskussion sedan 2020,”Vilka tjänster kan vi använda?” och ”Var kan data lagras?”. Det blir som en limbo där många bara väntar och väntar istället för att ta ett beslut. Jag tycker inställningen borde vara att ta myndigheter ska försöka ta så lite risker som möjligt.  Välj en lösning där varje del av lösningen får användas, som driftas inom EU eller i ett land med adekvatskyddsnivå. 

 Filipa Lourenco upplever att intresset för open source-lösningar bara blir större och större. I synnerhet inom offentlig sektor men även bland det privata näringslivet.

 – Fördelarna jämfört med proprietära lösningar börjar bli ganska uppenbara. Du kan utveckla saker mycket snabbare och samarbeta mycket mer med andra myndigheter. Dessutom är det ju ett mer effektivt sätt att använda skattepengar på då tjänster och lösningar kan återanvändas och varje myndighet slipper uppfinna hjulet.

  Finns det några funktioner som användarna saknar i dagsläget?

 – Det finns en efterfrågan på en bättre lösning för  samarbete i dokument i realtid. Dessutom  finns det önskemål om ai-funktionalitet för exempelvis transkribering av möten. Jag vet att utvecklarna jobbar väldigt hårt för att få fram sådana lösningar.

 Även om hybridarbetet på många sätt har blivit norm sedan pandemin är det fortfarande en hel del utmaningar som återstår att lösa.

 – Det räcker inte bara med att säga ”du måste vara på kontoret tisdagar och torsdagar annars kan du jobba hemifrån”. Du behöver ha tydliga och genomtänkta processer även för distansarbetet och därmed för den digitala arbetsplatsen. Och framför allt lösningar som främjar bra samarbete även på distans, för då kommer det inte kännas som en nackdel att vissa inte befinner sig på kontoret.

 En annan utmaning är att få användarna att verkligen till fullo utnyttja all funktionalitet som finns i de moderna samarbetslösningarna.

 – De moderna verktygen har hur mycket funktionalitet som helst. När en användare som är van vid ett gammalt verktyg testar en ny lösning är det lätt att det blir överväldigande.

Aktiverar nya funktioner allt eftersom

– Därför brukar vi i vissa fall inte slå på all funktionalitet från början. På det sättet får man lösningen att inledningsvis vara väldigt lik de lösningar som myndigheterna redan använder och sen kan man allt eftersom aktivera ny funktionalitet.

 En annan tydlig trend som Filipa Lourenco ser är att de personer som nu kliver ut på arbetsmarknaden ställer betydligt högre krav på sina it-tjänster än tidigare generationer.

 – De som nu kommer ut på arbetsmarknaden har använt it-tjänster hela sina liv och förväntar sig att de verktygen man använder på jobbet ska vara som de lösningar man är van vid.

–Jag tror att en modern digital arbetsplats är väldigt viktig för att kunna behålla talanger i framtiden.