Skatteverket: Vi utvärderar 40-50 alternativ i steg 2

Upphandling Offentlig sektor bör inte längre använda Teams. Skatteverkets molnstrateg Peter Nordström leder den arbetsgrupp där åtta myndigheter nu letar efter tjänsterna som kan ersätta Microsofts plattform.

Skatteverket: Vi utvärderar 40-50 alternativ i steg 2

Väldigt många offentliganställda använder dagligen Microsoft Teams, men är plattformen verkligen förenlig med regelverken som svenska myndigheter har att förhålla sig till?

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Total tillgång till alla guider och tester
  • Premiumnyheter med de senaste trenderna
  • Fullt fokus på att du ska göra rätt kommunikationsval
  • Tryckt magasin med sex nummer om året
Redan prenumerant?

För att få svar på frågan gav Skatteverket och Kronofogden sina it-avdelningar i uppdrag att granska Teams ur alla perspektiv – från säkerhet och ekonomi till alla de funktioner som finns i plattformen. Domen blev att Skatteverket och Kronofogden inte kan använda plattformen.

– I fallet med Teams så är det bland annat amerikansk underrättelselagstiftning som är problemet. Att vi inte får några garantier gällande amerikanska myndigheters tillgång till vår data som lagras i Sverige, på Irland eller i Nederländerna – och det blir bekymmersamt utifrån myndigheternas perspektiv, säger Peter Nordström, som är molnstrateg och verksamhetsutvecklare på Skatteverket.

Har vägt det positiva mot det negativa

Han konstaterar att Teams är ett mycket bra verktyg, och att man har ställt den verksamhetsnytta som plattformen innebär mot kostnader, inlåsningseffekter, juridik och lämplighet. Många hade sannolikt kunnat komma runt det faktum att personuppgifter förs över så fort man skapar en e-postadress.

– Men med en bred användning så skulle kanske 40 procent av av den information som vi hanterar dagligen ligga i den här tjänsten, och då börjar det bli någonting annorlunda. Så fungerar ju de här tjänsterna – det är jobbrelaterat, det är upphandlingssekretess, det är personalärenden, men också kollegor som mejlar varandra om sina liv och har privata diskussioner. Det är ju en del av att vara kollegor. När vi började bygga på alla delar av en sådan här tjänst så kunde man se att vårt dagliga nyttjande skulle vara fullständigt bombarderat med personuppgifter av alla de slag, även känsliga, säger han.

Nu letar arbetsgruppen efter alternativen 

Därmed väcks frågan vilka lösningar som myndigheterna ska använda istället. För att inventera och utvärdera vad som finns på marknaden har Skatteverket och Kronofogden bildat en arbetsgrupp där sex andra myndigheter ingår: Försäkringskassan, Bolagsverket, Trafikverket, Länsstyrelsen, MSB och Arbetsförmedlingen. Peter kallar arbetet för samverkan på steroider.

– Vi har åtta personer från åtta myndigheter där gruppen består av de absolut smartaste hjärnorna. Vi har kompetens inom juridik, arkitektur, teknik, strategi, informationssäkerhet – för att kunna gå ut och titta på vad marknaden har att erbjuda, så att vi kan landa i att de här tjänsterna är lagliga och att de lever upp till våra funktionella krav, säger Nordström.

85 verksamheter i referensgruppen 

För alla som ville vara med men inte fick plats i arbetsgruppen finns en referensgrupp där vem som helst från offentlig sektor är välkommen. Just nu består den av cirka 85 offentliga verksamheter där merparten är myndigheter, men det finns även flera regioner och kommuner. Varje vecka får de en rapport från arbetsgruppen som berättar om vad arbetsgruppen jobbar med just nu.

– Referensgruppen får också agera bollplank, så när vi pratar om vilka krav som vi ska ha på den här samarbetslösningen så hämtar vi dels in dem från alla myndigheter i arbetsgruppen, men vi skickar också ut frågan till referensgruppen, säger han.

Den har också fått en lista med de leverantörer som arbetsgruppen jobbar med, där vissa går vidare och andra gallras bort. Som referens har man utgått från kärnfunktionerna i Teams. Det handlar om mötestjänsten, att kunna dela dokument med varandra, den permanenta gruppchatten – där man även kan hantera dokument i en grupp, samt whiteboardtavlan.

Kraven vid gallringen 

Peter berättar att många leverantörer och partners har hört av sig till arbetsgruppen. Eftersom det inte finns någon fysisk möjlighet att testa 140 tjänster, eller att få en dragning från lika många leverantörer, så blev man tvungna att ta fram gallringskrav.

– En förutsättning för att vi ska ha en sådan här produkt som tjänst är exempelvis att det ska vara av ett helägt europeiskt bolag och att leveransen ska ske inom Europa. Då försvann väl kanske 40-50 som vi hade med på listan. Sedan hade vi krav att produkten ska vara färdig samt gå att köpa, och då försvann det ytterligare några, säger han,

De har gått vidare 

I slutändan återstår mellan 40-50 lösningar som har gått vidare. Nästa del är att jämföra dem mot funktionella krav. Det kan exempelvis vara att en mötestjänst ska klara minst 50 deltagare. Men många tjänster testas, och arbetsgruppen försöker jobba väldigt agilt och enligt principen “fail fast”.

Ett problem under arbetet har varit att ingen av myndigheterna i arbetsgruppen hade ett ställe där alla kunde jobba tillsammans i dokument. Peter ser fram emot att kunna utnyttja smarta funktioner utan att först behöva problematisera kring riskerna.

– När det kommer sådan här ny, ball teknik så ska vi känna att, ”yes, det här kan vi ha nytta av”. Så det här med att arbetsgruppen nu är ute och letar efter ett alternativ till Teams tror jag kommer att vara det bästa som har hänt svenska it-branschen på länge. Att gå ifrån de här gamla produkterna som vi använder i dag till något modernt, säger Peter.

Utbudet positivt överraskande

Även om det handlar om hoppusslade lösningar så har de olika produkterna hittills kommunicerat väldigt bra med varandra, något som ska utredas vidare. Men utbudet imponerar.

– Ska jag vara helt ärlig så är vi positivt överraskade över vad som finns där ute, och det är väl egentligen slutklämmen med det här arbetet, säger Peter.

Han tror att de som säger att det inte finns några alternativ till Teams kommer att motbevisas av det utbud som nu byggs upp. Peter erkänner samtidigt att Teams på vissa sätt absolut ligger före, men flera av tjänsterna som testas har enskilda delar som är väldigt uppskattade i arbetsgruppen. Deras arbete inleddes i maj och i slutet oktober beräknas slutrapporten publiceras.

– Och det kommer inte att vara en rapport som säger att endast de här tjänsterna och produkterna får användas av offentlig sektor – utan vi presenterar bara de leverantörer och tjänster som har klarat våra krav. Sedan kan varje myndighet själva gå ut och upphandla, med vetskap om att de får leverantörer som kan svara, säger Peter Nordström.

De offentliga kunder som kanske har missat det pågående arbetet är varmt välkomna att höra av sig och vara med i referensgruppen, med fortlöpande information. Även leverantörer som arbetsgruppen kan ha missat är välkomna att höra av sig.

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation.
Just nu begränsat erbjudande!