Sofia Fiske om framtidens digitala samarbete: ”Ar-teknologi har en självklar roll på arbetsplatsen”

Mycket har hänt sedan dess. Digitaliseringen har verkligen fått fäste, de fysiska mötena har blivit färre och nya former för samarbete har utvecklats.

Men hur kommer det här samarbetet att se ut om fem år? Kommer vi tillbringa all vår tid i Metaverse? Vad för krav kommer ställas på utrustningen? Och vilken roll kommer artificiell intelligens att spela?

Tidningen har pratat med några av Sveriges främsta experter på digitalt samarbete för att få svar. Sofia Fiske på Diwo är en av Sveriges ledande experter på digitala arbetsplatser och näst ut i serien. 

Vad är det största hindret för digitalt samarbete idag? 

–En utmaning är att medarbetare fortfarande förväntar sig en flexibel arbetsplats medan ledningsgrupper ofta tycker att det är dags att arbeta majoriteten av tiden från kontoret. Bland annat eftersom ledningen såklart har ett bredare perspektiv, och tänker på saker som företagskultur och hur chefer ska kunna följa upp och utvärdera medarbetare. Medarbetare utgår mer från sitt personliga perspektiv och tänker ”jag är produktiv på distans”. Personligen tror jag inte att tvinga medarbetare tillbaka till kontoret är lösningen på ledningens fråga, men vad som händer med företagskulturen när vi arbetar mycket på distans är absolut en relevant frågeställning, säger Sofia Fiske.

”Behöver bli bättre på samarbeta asynkront”

Men Sofia Fiske ser fler utmaningar. Vi är alltjämt för dåliga på att samarbeta digitalt på ett smart sätt. Mycket eftersom många organisationer fortfarande försöker ta arbetssättet som funkade på kontoret och direkt översätta det till distansarbete. 

– Det resulterar i många möten, fulla kalendrar, och fragmenterad arbetstid. För att lösa det behöver organisationer bli bättre på att hitta vilka arbetssätt som passar sig digitalt, och jobba för att befästa beteenden i organisationen som stödjer produktivt digitalt samarbete. Enkelt sagt behöver vi bli bättre på att samarbeta asynkront. Det är en nyckel för att kunna erbjuda en flexibel arbetsplats. 

En annan nyckel blir att utrusta kontoren på rätt sätt. Allt från mötesrum till poddrum behöver utrustas med bra skärmar, ljus, ljud och inte minst med bra luft. 

 – Allt det här behöver tillkomma för att vi ska kunna arbeta effektivt från kontoret. Idag stannar medarbetare hemma för att de har en bättre arbetsplats för distansarbete från hemmakontoret än de har på organisationens kontor. 

 Vilka ligger i framkant när det kommer till samarbete idag? 

 – Det finns flera företag som har anammat ”work from anywhere”-strategier. Spotify var tidiga på detta och utan att själv har arbetat med dem tycker jag att deras attityd och val av strategi ligger i framkant. Spotify har ett koncept som de kallar ”my work mode” där medarbetaren kan välja om hen vill arbeta på heltid hemifrån, heltid från kontoret eller en kombination av de två. Medarbetaren tar beslutet tillsammans med sin chef. 

”Ar-teknologi har en självklar roll på den framtida arbetsplatsen”

Sofia Fiske tycker att fler organisationer fullt ut borde implementera ett asynkront samarbete.  

– För många möten avhandlar fortfarande ämnen som statusrapporteringar, korta avstämningar och så vidare. Saker som väldigt enkelt hade kunnat avhandlas i en chatt eller kanal. Det kräver en hel del arbete att hitta rätt balans mellan vilka typer av situationer som kräver möten kontra vad som funkar att avhandla asynkront. Så för att lyckas med asykront samarbete behöver organisationen också vara duktiga på att testa nya saker, utvärdera, och ändra sig. 

 Är det någon av dagens vanliga framtidstrender på det här området som du inte tror på? 

 – Jag tror att vi ”hypear” vissa trender och ibland tror att de ska falla på plats lite väl snabbt och enkelt. Jag tror att vr-teknologi på arbetsplatsen är överskattat, men tror däremot att ar-teknologi har en självklar plats på den framtida arbetsplatsen. Det kommer dock ske först när tekniken blir mer lätt-tillgänglig. Hårdvaran behöver bli smidigare och exempelvis väga mindre så att du han ha på dig exempelvis glasögon större delen av en arbetsdag. 

Även på mjukvarufronten är det långt kvar innan ar-teknologin kan slå brett.

– Den är inte i närheten av färdigutvecklad, även om flera av techjättarna jobbar på det. Det är svårt att säga om det är på plats om fem år men jag tror att den här typen av teknologi kommer att få en stor skjuts när de ungdomar som hänger i metaverse på fritiden idag kommer ut på arbetsmarknaden. 

”Automatisering är lite av ett buzzword”

Sofia Fiske tycker sig se en generell övertro till vissa framtidstider. Eller framför allt en bristfällig förståelse för investeringarna som krävs och en avsaknad av plan för hur de i praktiken ska kunna hjälpa en specifik organisation. Hon nämner automatisering som ett exempel. 

– Det finns extremt stora vinningar i tid och effektivitet att hämta i automatisering. Men det kan vara komplext och väldigt kostsamt att automatisera företagskritiska processer och jag vågar säga att automatisering är lite av ett buzz-word i den bemärkelsen. Det ska finnas i allas strategier men långt ifrån alla lyckas översätta det till verkligt värde. Samtidigt kan alla organisationer göra vinningar i både enklare och mer avancerad automatisering, och det är därmed en framtidstrend jag tror på. Den är bara lite hypead. 

Efter pandemiårens påtvingade distansarbete har en del stora företag och organisationer valt att återigen kräva 40 timmars arbetsveckor från kontoret. 

– Vissa ledare som Elon Musk och chefer på HM verkar se det som en självklarhet. Jag hade inte kallat det för en framtidstrend dock. Snarare idioti från bakåtsträvande ledare.

Vilka nya funktioner hoppas du på? 

– På längre sikt hoppas jag att vi ska kunna brygga gapet mellan den mänskliga interaktionen och digitalt samarbete. Vi ser ju bevisligen att tekniken vi har idag inte är tillräcklig för att kunna ersätta det mänskliga mötet. Det kommer tekniken kanske aldrig kunna göra fullt ut, men jag tror att framtidens teknik kommer kunna brygga det här gapet bättre än dagens teknik kan. Det är inte tillräckligt med hårdvara för 35 000 kronor eller mer styck, som dessutom är stor och klumpig. Vi behöver mycket billigare och smidigare alternativ för att faktiskt dra nytta av det storskaligt i arbetslivet. 

Men även på kort sikt hoppas Sofia Fiske på nya funktioner för att underlätta för det digitala samarbetet. 

– Enkla saker som kameror som zoomar in på den som pratar brygger hybridarbetsgapet, men sen vill jag också se enkla funktioner i mjukvaran som att kunna visa på vart ifrån jag arbetar idag, acceptera ett möte som distansdeltagare eller på-platsdeltagare, kunna sätta min status på ”fokus” och så vidare.

”Vi toppstyrs inte med järnhand av en ledning”

Hon betonar dock att mötesrumstekniken och samarbetsplattformarna är mogna för distansarbete idag. De stora utmaningarna ligger i stället i strategier, beteenden och arbetssätt. 

Om du får drömma fritt hur kommer det digitala samarbetet se ut om fem år?

 –Jag tror aldrig att vi ”experter” kommer ha helt rätt när vi besvarar den är frågan. Men om jag får drömma fritt bottnar sig framtidens samarbete i en hög grad av autonomi. Organisationer drivs av värdeskapande snarare än maximerad vinst, och det resulterar i ett samarbete där varje medarbetare har stort eget ansvar för sin utveckling, sina resultat och att det värde hen skapar går i linje med det värde som organisationen vill bidra med till sina kunder och till samhället. För att åstadkomma det tror jag att vi kommer att samarbeta mycket, men att det samarbetet kommer vara flexibelt. Vi toppstyrs inte med järnhand av en ledning, i stället leder individers inre motivation och gemensamma drivkrafter som vi hittar hos våra kollegor oss framåt mot värdedrivna resultat. Och tekniken är som alltid bara en möjliggörare för att få det att hända.