Ställ krav på konsulten

Upphandling Att anlita en upphandlingskonsult är en upphandling i sig, med allt vad det innebär av kravställning, avtal med mera.
Statens Inköpscentrals enhetschef Hans Sundström delar med sig av några goda råd.

Ställ krav på konsulten

[ARTIKEL FRÅN TELEKOM IDAG NR 5 2013] Statens inköpscentral, som är en avdelning inom Kammarkollegiet, gör just nu en stor regional upphandling av it-resurskonsulttjänster och det blir allt vanligare med ett inslag av konsulter i it- och telekomramavtalen. Det gäller även för det KST-avtal som blev klart i slutet av augusti.

– Där handlar det oftast om konsulter för att säkerställa implementering av projekten. Men vi planerar även att upphandla och skriva ramavtal för rena upphandlingskonsulter. Den upphandlingen ligger något år fram i tiden, berättar Hans Sundström.

Ta inga genvägar

Så hur går man tillväga för att upphandla upphandlingskonsulten? – All lyckad upphandling bygger på att man har ett bra beslutsunderlag. Det här är ingen värld för genvägar, konstaterar Hans Sundström och tillägger att de vanliga metoderna är tillämpbara även i det här fallet.

Det handlar konkret om att lägga grunden med en genomarbetad förstudie. Den ska innehålla en behovsanalys som visar vad det är organisationen egentligen behöver. Därefter får marknadsanalysen visa vilka alternativ som står till buds.

Det är inga konstigheter: man gör en kartläggning, analyserar data och kommer fram till ett övervägandeförslag.

Koll på behoven

– När man går igenom de här stegen justeras ofta inriktningen en aning, man kanske upptäcker något som annars hade glömts bort. Att exempelvis hoppa över behovsanalysen är riskabelt och kan göra att man lätt går vilse, säger Hans Sundström.

När det gäller offentliga verksamheter är det alltid nödvändigt att följa det regelverk som finns för upphandlingar i LOU, även när upphandlingsstöd ska upphandlas.

It-upphandlingsenheten köper sedan några år tillbaka själva inte in några upphandlingskonsulter. Den kompetensen finns på enheten. Bland landets hundratals myndigheter är det däremot vanligt att man tar in extern hjälp.

– Då handlar det både om teknisk kompetens och upphandlingsexperter, säger Hans Sundström och tillägger att det i vissa fall går att hitta konsulter med båda dessa kompetenser, annars får man komplettera.

Lägg in intervjuer

Han tycker att man ska ha tydliga och höga krav på den konsult som anlitas. Det är ju spetskompetensen och förmågan att lösa problem man betalar för.

– Att få tillgång till CV och referenser är nästan enda möjligheten att kunna mäta och bedöma konsulter i en upphandling. Sedan spelar så klart de personliga egenskaperna stor roll och jag skulle vilja hålla intervjuer med ett antal kandidater också. Sätt upp det villkoret i förfrågningsunderlaget, tipsar Hans Sundström. Leveranskapaciteten är en annan viktig faktor att hålla koll på. Med det inte sagt att en enmansföretagare ska diskvalificeras, ensamkonsulter kan mycket väl besitta en stor kompetens och erfarenhet. Det viktiga är att de är tillgängliga när de behövs.

Så till priset:

– Jag tycker att man ska begära ett takpris. Den konsult som kan området bör kunna bedöma hur omfattande arbetet blir.

[Är du intresserad av att läsa mer från nummer 5/2013. Klicka här för att få veta mer och köpa ett exemplar]

Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv om aktuell teknik.