Superexperterna är tillbaka: Här är 99 nya tips för Microsoft Teams

Microsoft Teams har på kort tid blivit ett väldigt populärt samarbetsverktyg. För tredje gången i ordningen har Telekom idag samlat nio av Sveriges absolut vassaste experter på samarbetsverktyget i en Teamschatt.

Var och en av dem har fått i uppdrag att ta fram sina 11 bästa tips för att få ut max av Microsoft Teams. Det har hänt ganska mycket sedan förra gången vi samlade in experternas tips. Inte minst på ai-området. Därför berör en del av årets tips Microsofts ai-assistent Copilot.

För att få tillgång till Copilot i Teams så krävs det att din organisation köper en Copilot for Microsoft 365 licens.

Först ut är Nina Rapp som är ansvarig för affärsområdet digital workplace på Microsoft i Sverige.

Nina Rapps 11 tips

Här är hennes elva bästa tips.

1. Gå över till nya Teams!

Om ni inte än har gått över till nya Teams så är det dags, för snart kommer Classic Teams att gå i pension. Nya Teams är snabbare, enklare och använder mindre resurser – och har flera funktioner som ni helt klart vill komma åt!

2. Transkribera möten – och sätt rätt språk

Vi är nu i AI-eran och vill ni nyttja kraften av AI och Microsofts Copilot i Teams, så kommer ni behöva transkribera era möten, då Copilot arbetar mot just transkriptet när den tar anteckningar eller svarar på frågor. En viktig punkt är att säkerställa rätt talspråk (spoken language) i inställningarna. Ni hittar detta under “kugghjulet” som ni ser om ni trycker er in i record & transcribe🡪transcript.

3. Låt Copilot ta dina mötesanteckningar

Förra året tipsade jag om möjligheten att ta gemensamma anteckningar direkt i ett teamsmöte, vilket fortsatt är en fantastisk funktion – men i år vill jag ta detta till nästa nivå och låta Copilot ta anteckningarna åt er i mötet. Efter ett inspelat/transkriberat möte kan Copilot hjälpa till med både summering av vad som sagts och vilka actions som finns efter mötet, men du kan även ställa följdfrågor till Copilot utöver det som står med i summeringen.

4. Gå på möten där du har en aktiv roll, Skicka Copilot på resten.

Nu för tiden kan vi komma ikapp möten vi missat väldigt snabbt med hjälp av Copilot i Teams som både summerar och svarar på frågor från vad som skett i mötet. Detta betyder att vi kan fokusera på att gå på möten där vi har en aktiv roll och alla “detta möte kunde varit ett mail” kan man enkelt komma ikapp med. Detta hjälper oss också att se över vår möteskultur och säkerställa tydlighet vid en mötesinbjudan.

5. Håll fokus i möten, med hjälp av Copilot i Teams

Har du kommit in sent i ett möte? Eller tappat tråden och behöver hjälp att komma tillbaka till vart ni är i mötet? Stör inte resten av mötet, utan dra upp Copilot direkt i Teamsmötet (kräver att transkribering är igång) och fråga Copilot “vad sade just person X” eller “Summera vad som gåtts igenom hittils i mötet”, ingen annan än du ser din konversation med Copilot. Copilot kan även hjälpa dig med förslag på relevanta frågor till en talare baserat på det som gåtts igenom och mycket mer.

6. Automatisk inspelning

Ska du boka ett möte där du vill att det spelas in? I inställningarna när du bokar ett möte klickar du i “Record and transcribe automatically” så behöver ni inte vara rädda att glömma trycka igång inspelningen.

7. Navigera promptar av Copilot i Teams

Just nu är det mycket tips kring Copilot, men hur vet man vad man kan få hjälp med från Copilot? Det finns ett prompt-bibliotek direkt i chatten som hjälper dig med förslag på vad du kan prompta Copilot att göra. Du hittar detta genom att trycka på Copilot loggan och trycka på “view prompts”.

8. Dekorera din bakgrund

Ett roligt alternativ till bakgrundsbild eller background blur är att dekorera (eller städa upp) sin bakgrund. Välj istället “decorate” så kan du få hjälp att generera en AI-version av din naturliga bakgrund. (kräver Teams premium)

9. Visuellt attraktiva announcements

När du vill designa bakgrunden i ett announcement så kan du nu generera en AI bild direkt i Teams med Microsoft Designer för att landa ditt budskap på bästa sätt och inte var begränsad till de bilder du redan har.

10. Uppdatera din platsinformation i teams

Att hitta sina kollegor i det hybrida kan ibland vara svårt. När är kollegorna inne? Ett tips här är att uppdatera vart du arbetar för dagen direkt i Teams. Detta ä ren bra vana att jobba med redan idag – och kommer bli än kraftfullare när Microsoft Places släpps.

11. Skaffa bättre vanor med Viva

Viva Insights i Teams är ett otroligt kraftigt verktyg för att förstå dig själv och dina mötes- och produktivitetsvanor. Jag rekomenderar starkt att ofta gå in och utvärdera dina vanor och hitta tips för ett bättre välmående. 

Ulrika Hedlunds 11 bästa tips.

Ulrika Hedlund är produktivtetsexpert och har ett förflutet i flera olika ledande roller hos Microsoft. Numera är hon vd på det svenska EdTech-bolaget Storyals.

Här hennes elva bästa tips.

12. Transkribera möten (om du inte redan spelar in)

Anamma en ny vana att alltid fråga om det går bra att du transkriberar mötet. Det är superbra att ha denna historik på vad som diskuterades och beslutades. Om du dessutom har Microsoft 365 Copilot kan du få en enorm hjälp med mötesanteckningar och nya insikter i dina möten.

13. Ställ in din arbetsplats

I dagens hybrida värld kan det vara svårt att veta vart alla är. Utöver att skriva en statusmeddelande, kan du även ställa in vart du jobbar från i Teams.

14. Skapa en avatar för möten då du inte kan ha kameran på

Även om det alltid är bäst med kamera på så är det ibland inte möjligt. Då är det bra att ha en avatar som du kan ta till för att visa att du är delaktig i mötet.

15. Skriv tydliga kanalbeskrivningar

För att optimera kommunikationen i era team är det viktigt att alla vet vad kanalerna används till. Skriv en tydlig beskrivning till VARJE kanal. Vad är syftet? Vilka är involverade? Varför behövs kanalen? Nu, med den nya kanaldetaljpanelen ser alla denna beskrivning mer tydligt än innan.

16. Styr kultur och beteende med hjälp av kanaler

Om ni har ett team för er grupp/avdelning så är det bra att styra viktig kommunikation till olika kanaler. Skapa en kanal för ”Socialt snack”, en för ”Lärande” och eventuellt en kanal för ”Inkorg/Diverse”– som kan användas för sådan som inte ”hör hemma” någon annanstans, och som lätta annars blir ett epost-meddelande eller ett chattmeddelande.

17. Bestäm era teams ”husregler”

Hur jobbar ni i Teams? Kamera av eller på? Avatarer? Gruppchatt eller kanalinlägg? När använder man e-post vs. chatt? Det är viktigt att ni som arbetsgrupp gemensamt bestämmer hur ni jobbar. Jag har skrivit en blogg om det här: Microsoft Teams Husregler

18. Slösa med hjärtan och andra emojis/GIFar

Det är viktigt att ha kul och visa personlighet i vår digitala arbetsplats i Teams. Var generös och slösa med emojis i alla dess former för att visa ditt engagemang.

19. Ställ in dina notifieringar på detaljnivå

Du bestämmer över hur och när du vill bli ”störd” av notifieringar. Gå in i de olika kanalerna och detaljstyr hur du vill bli notifierad och sätt på ”Tysta timmar” på Teams i mobilen.

20. Använd din närvarostatus aktivt

Se till att själv aktivt använda din närvarostatus. Ändra till ”Stör ej” (kortkommando /dnd /störej) när du behöver fokustid för att jobba ostört.

21. Organisera dina team/kanaler

Ordna teamen efter hur ofta du går in i dem. Göm kanaler du inte är aktiv i och fäst fast dem som du lätt vill komma åt.

22. Fäst dina dagliga appar för lätt åtkomst

Personligen använder jag frekvent Copilot-appen (Copilot för Microsoft 365) och LMS365 appen i Teams för lärande. Dessa har jag fäst fast i vänster navigering så att jag lätt kommer åt dem.

Henrik Byströms elva tips

Henrik Byström var i flera år ansvarig för digital work hos Microsoft. Numera är han en av medgrundarna bakom Ai-labbet.

Här är hans 11 tips.

23. Första och kanske viktigaste tipset blir ju att använda nya Teams. För alla som ännu inte gått över, så kommer det att ske automatiskt de närmaste dagarna/veckorna och var glad för det. Så mycket ny funktionalitet som kommer. För oss som jobbar med många olika organisationer så är ju enkelheten och möjligheten att kunna skifta mellan och vara aktiv i flera tenants samtidigt. Kunna sitta i ett möte i en tenant och hämta info från en annan, eller svara på ett meddelande som poppar upp från en tredje. Magi!

24. Låt oss sen gå över till några oldies men goldies. Ibland när man sitter i möten, så kan det vara lite svårt att se vad som visas. Det går ju att zooma på olika sätt och min personliga favorit är att klicka på ”Fokus på innehållet” i visamenyn i mötet. Enkelt och smidigt.

25. Sen måste vi tyvärr ta upp frågan om rätt utrustning igen. Det är allt för många som fortfarande sitter med de enkla sladdburna hörlurar man får med sin nya mobiltelefon, AirPodds eller liknande. Det må höras jättebra hos dig, men tyvärr inte för oss andra. Investera i ett Teams-certifierat headset istället. Moderna headsets innehåller dessutom ai, som gör både din och åhörarnas upplevelse mycket bättre i form av att skärma av ljud utifrån m m.

26. När vi ändå är inne på ljud och video, så vill jag tipsa om de uppdaterade möjligheterna för att trimma ljud och video. Klicka på den lilla pilen bredvid Video/Mic och trimma dina inställningar så att du hörs och syns bra. Eller varför inte ställa in och använda en Avatar eller bara roa gruppen något roligt filter. Välj rätt möte bara, så att du inte slutar i ett ”I’m not a cat!” scenariot. 😉

27. Apropå möten, så låt oss ta upp rummen. Kanske svårt för en enskild medarbetare att påverka, men jag tycker att man kan ställa frågor eller resa krav på att installera moderna mötesrum. Idag finns det fantastisk AI-baserad utrustning som ger förutsättningar för en mycket bättre och inkluderande mötesupplevelse i hybrida möten. Som fångar upp videoströmmar av den som pratar i rummet eller var ljudet kommer ifrån m m. Möbelleverantörer som t ex Kinnarps har också tagit fram uppdaterade möbelserier för att möta de moderna behoven av möblering som Microsoft har pratat om i några år.

28. Låt oss skifta fokus till något helt annat. I det nya arbetslivet är det inte ovanligt att vi arbetar vid olika tider på dygnet, eller kanske har du kollegor i andra tidszoner? I Outlook har man länge kunna schemalägga meddelanden av respekt till andra, men visste du att man kan det även i Teams? Skriv ditt meddelande i chatten och högerklicka på skickapilen så får du valmöjlighet att sätta när du vill att meddelandet skall skickas. Fiffigt!

29. En annan fiffig funktion på samma tema är att vidarebefordra meddelanden. Slut med skärmdumpar av andras meddelanden som klistras in. Klicka på de tre punkterna när du hovrar över meddelandet och välj vidarebefordra.

30. Känner du till appen uppdateringar? Perfekt om du vill stämma av med teamet, eller kanske samla in projektstatus eller liknande. Här finns mallar att utgå ifrån och ställa in hur ofta de skall skickas, men du kan också skräddarsy egna. Från denna får du sen analyserade insikter att ta del av.

31. När vi ändå har börjat röra vid frågan om ai och gränslandet till CoPilot, så måste vi lyfta frågan om transparens. CoPilot kan bara stödja dig baserat på den information du har tillgång till. Om vi gemensamt i organisationen börjar flytta informationen till kanaler i Teams och SharePoint siter, så ges möjligheten för medarbetare att ta del av organisationens samlade kunskap. Äntligen kan vi nå det kunskapsdatabasnirvana som har varit en helig graal i branschen i mer än 30 år.

32. När det kommer till CoPilot i Teams, så finns det så mycket att tipsa om, men mitt grundtips blir att börja använda det. Testa olika promptar, ta för vana att fråga CoPilot om allt möjligt. Det utvecklar din kunskap i att prompta och förstå vad CoPilot kan göra. Det är också enkelt att gå tillbaka till tidigare promptar i historiken som syns vid sidan CoPilot-chatten.

33. Mitt sista tips blir att håll dig uppdaterad kontinuerligt och inte bara en gång om året i den här fantastiska artikeln. Mitt tips blir att hålla utkik efter Teamsdagen och andra event och läsa Microsofts löpande uppdateringar på sidan https://support.microsoft.com/en-au/office/what-s-new-in-microsoft-teams-d7092a6d-c896-424c-b362-a472d5f105de . Och avsätt kontinuerligt tid för ditt eget lärande. Det är lättare att lära lite löpande än massor vid ett enskilt tillfälle. 

Amanda Sterners 11 tips

Amanda Sterner jobbar som teknisk arkitekt på specialistenheten Knowledge Factory på Advania, där hon hjälper sina kunder att få ut det mesta av sin Microsoft-investering med fokus på Microsoft 365 och Microsoft Teams. Amanda är fyra gånger utnämnd Microsoft MVP och delar gärna sin kunskap på Teamsdagen som hon arrangerar tillsammans med Mårten Hellebro och Linus Cansby. Dessutom är hon en av tre bakom teknikpodden ”Vi jobbar med data”. Hon har också spelat in utbildnings-tv hos Telekom Idag om Microsoft Copilot.

Här är hennes 11 tips

34. 2024 och mina 11 bästa tips för Microsoft Teams ännu en gång – även i år börjar jag med en påminnelse! Och det är såklart no hello ✋🏻.  När du skickar ett meddelande till en kollega skicka hela ditt meddelande direkt, du kan få in artighetsfraserna direkt men också allt du vill prata om. Låt din motpart läsa och svara när hon har tid, läs mer på aka.ms/nohello 🙋🏻♀️

35. Visst har ni börjat använda den nya Microsoft Teams-applikationen? Om inte är det dags nu! Men det var inte det jag ville tipsa om utan det jag ville tipsa om är att ni snart kommer ha en enad app där ni kan ändra mellan olika företagskonton OCH privata konton. Det betyder att ni enkelt kan byta mellan er företagskontext och privata kontext, perfekt för er som är aktiva användare av communitys i privata Teams

36. En annan otrolig grej med nya Teams (om enkelt att byta mellan tenants och privat kontext inte är nog) är att om du får en notis från en tenant när du är inne i en annan tenant kan du svara direkt på meddelanden i notisen utan att byta

37. Ett nytt motto Microsoft myntat för Microsoft Teams är ✨Simple by default, Power by demand✨, och jag tycker verkligen att det bra speglar att du får väldigt mycket direkt ur lådan men att du kan göra det så mycket bättre. En sån sak är appar, det finns otroligt många appar i Teams som gör att du kan slippa byta kontext och kan vara kvar i ditt flow i Teams. Min favorit just nu är nya OneDrive-appen, som är hela OneDrive men inuti Teams 🥹. Hitta alla dina filer, även dom som ligger i SharePoint – I ❤️ Filer

38. Det här har ni hört förut och ni kommer höra det igen och det är att samarbete hör hemma i kanaler i team, inte i en gruppchatt! Det är så smidigt att samla allt som rör ett ämne i ett team – oavsett om det gäller möten, filer, samtal eller annat! Och om det inte vore nog att det är tillgängligt, transparent och möjliggör asynkron kommunikation så är även samarbete i team en nyckel för att göra din Copilot för Microsoft 365-upplevelse ännu bättre då filer och konversationer inte ligger gömt hos enskilda personer 🫶🏻

39. En annan grej som äntligen blivit tillgängligt i kanaler och där vi bara kan vänta på en ljus framtid är Loop, nu kan du skapa en Loop-komponent i en kanal så komponenten tillhör rätt kontext. Loop är en relativt ny produkt från Microsoft som gör samtida samarbete så kul och enkelt; skriva ett stycke, skapa en uppgiftslista eller en Q&A. Möjligheterna är oändliga

40. Inte trodde ni att jag skulle hoppa över Copilot för Microsoft 365? Jag kan inte säga åt dig HUR du ska använda Copilot, utan varje person måste få sitt eget 🪄aha det här är magiskt🪄 ögonblick. Men jag tänkte dela några av mina favoritscenarion. Jag älskar att Copilot kan hjälpa mig med mötesanteckningar och visa vem som pratat i ett möte – och att det också är tillgängligt i Teams Premium-licensen gillar jag extra mycket 😏

41. En annan nyhet i Copilot som hjälper mig väldigt mycket varje dag är att enkelt kunna referera till en specifik person/fil/möte/mail genom att skriva / när jag frågar Copilot chatten om något i Microsoft Teams, nu slipper jag skriva fritext och chansa på att Copilot förstår min mänskliga hjärna

42. Okej om ni ändå hänger i gruppchattar en del så är Copilot också väldigt hjälpsam på att sammanfatta vad som hänt, fråga om höjdpunkterna från senaste veckan eller vilka beslut som fattats. Och sen kan ni tjata på era kompisar i chatten att samtalet borde ägt rum i en kanalkonversation 😉

43. Nog om Copilot! Visste ni att ni äntligen kan ändra era reaktionsemojis i Teams på datorn? Det har länge varit möjligt på mobilen, men nu även på datorn, jag är nöjd med mina val 😎🤘🏻🥲❤️🔥😭

44. Mitt sista tips för den här omgången blir en uppmuntran för er alla att testa att använda Mesh och virtuell miljö i era Teams-möten. Det kan kännas lite larvigt men ger verkligen en ny och 💖vi är i samma rum💖-känsla, jag gillar det stark för exempelvis avdelningsmöten

Linus Cansby 11 tips

Linus Cansby är samarbets-expert på Exobe, Microsoft MVP och är precis som Amanda Sterner och Mårten Hellebro (vars tips ni återfinner längre ner i listan) en av arrangörerna bakom Teamsdagen. Han driver dessutom Teamspodden ihop med den sistnämnde.

Här är hans 11 tips 

45. Vi börjar med att jobba smartare och då ska vi självklart använda kortkommandon i teams. T.ex. Ctrl + N för att starta en ny chatt eller Ctrl + E för att gå till sökfältet (kom ihåg denna till nästa tips). För att få en lista på alla ”Tangentbordsgenvägar” som finns i Teams tryck Ctrl + . (punkt).

46. Högst upp i Teams, även i nya Teams finns en sökruta, du vet ju redan kortkommandot för att komma dit (annars se tips 1). Här kan du förutom att söka skriva in olika kommandon, t.ex. /chatt för att starta en chatt med någon. Skriv /chatt och tryck enter, skriv namnet på kollegan du vill skicka meddelande till och tryck enter, skriv sedan ditt meddelande och sen enter igen för att skicka. När du börjar skriva / får du upp alla kommandon du kan använda dig av.

47. Kortkommandon ja, det som jag använder mest är troligtvis Ctrl + F, detta kommando kommer hjälpa dig att söka i den chatten eller kanalen som du har öppen istället för att söka i hela Teams. När du klickar på ett sökresultat kommer du att komma direkt till meddelandet.

48. Teams består av flera olika appar och en favorit för mig är Möte-appen, som kom relativt nyligen i nya Teams-klienten. Möte-appen visar alla kommande möten och möten som du har haft nyligen. För kommande möten kan du enkelt svara om du ska vara med eller ej, starta en chat med alla deltagare Du kan enkelt filtrera ut tidigare möten med Innehåll (dokument, inspelningar), Missade möten, möten som Spelades in och möten där du nämndes.

49. Kör du Edge som din standard-webbläsare? Om inte kanske du kommer börja göra det nu för tillsammans med Teams och Edge så blir det enklare att konversera om länkar som någon skickar till dig i en länk. När du klickar på länken i Teams-chatten så kommer den att öppnas i Edge, till höger kommer då Teams-chatten öppnas inne i Edge så att du slitter växla tillbaka till Teams för att kommentera eller diskutera innehållet på sidan som länken ledde dig till.

50. Det blir lätt många notifieringar i Teams under en dag men nu kan du välja att markera alla notifieringar som lästa, utan att behöva läsa dem. Klicka på de tre punkterna i Aktivitet-appen, och välj Markera alla som lästa. Så där ja, nu har du enkelt rensat upp.

51. ”Hallå? Hallå? Hör du mig? Vänta jag startar om mitt headset.” Ja, det kanske är något du har sagt när du startat ett möte eller samtal i Teams, du vet inte riktigt om det är din ljud-enhet eller den på andra sidan som har problem. Jag brukar då aktivera undertexter, som jag faktiskt nästan alltid har igång, då kan du enkelt see om Teams hör dig eftersom det du säger kommer då visas i undertexterna.

52. Undertexter ja, som jag skrev i sexan har jag nästan alltid igång undertexter i möten och samtal. Ibland kan det vara så att något ord missas här och där, eller att det är dålig kvalité på samtalet och då brukar undertexterna i hjälpa till och ganska ofta lyckas Teams förstå vad som sägs även om jag inte riktigt hör det. Dessutom är översättningsfunktionen för undertexter perfekt, t.ex. om jag pratar med någon från Danmark kan jag sätta Talat språk i mötet till danska och sedan översätta undertexten till svenska. Översättning kräver att organisatören eller jag själv har Teams Premium licensen.

53. För dig som slagit på ”Allmän tillgänglig förhandsversion” (Public Preview) så har du kanske sett att Röstisolering finns i Teams. Teams har tidigare haft möjlighet att ta bort bakgrundsljud, t.ex. en prasslande chipspåse, men nu kommer Teams identifiera din röst och isolera den från andra ljud och röster i bakgrunden. Du måste först spela in ett röstprov så att Teams kan identifiera din röst. Jag har använd detta några gånger och tycker att det fungerar riktigt bra, dock måste du komma ihåg att stänga av funktionen om ni är fler som ska prata via din Teams-klient, t.ex. i ett möte.

54. Kanske inte ett tips, men en förbättring som är på väg till Teams som jag gillar. Vi har fått se i Teams att det kommer mer och mer inställningar vi kan göra i våra möten så att nu är listan med mötesinställningar JÄTTELÅNG. Men nu i Public Preview kan du se att mötesinställningar är sorterade efter Säkerhet, Ljud och video, Åtagande, Roller samt Inspelning och transkription. Dessutom öppnas inställningarna, eller Mötesalternativ, direkt i Teams-appen.

55. Mitt sista tips blir att kolla in på Teams Premium-licensen, det finns något för de flesta användartyper i den licensen. Vill du ha säkrare möten får du detta med Teams premium då t.ex. punkt-till-punkt-kryptering i möten ingår, vattenstämplar i delat material och automatisk avstängning av Teams-funktioner baserat på känslighetsetiketter. För dig som håller webbinarier finns det funktioner som gör dessa bättre och för dig som bokar möten med kunder, kan du få fler funktioner för detta med Teams Premium. Du får också en mötessammanfattning på inspelade möten, där du enkelt kan se var du är omnämnd i inspelningen, en sammanfattning av mötet i punktform samt en lista på uppgifter som bestämdes under mötet. Sammanfattningen får du med Copilot också om du har tillgång till en sådan licens, men det räcker med Premium här även om Copilot har andra fördelar.

Annie Peterssons 11 tips

 Mötesexperten Annie Petersson jobbar precis som Linus Cansby på Exobe, där hon hjälper kunderna med att utveckla sina digitala samarbets-lösningar.

– Mina tips fokuserar på Teams utifrån mötesaspekten, bättre, relevantare, kortare och tom färre möten. Det här kan tyckas vara ” yesterday´s news” men detta är i allra högsta grad fortfarande relevant fortfarande i många organisationer, säger Annie Petersson.

Här är hennes 11 tips

56. Syfte med mötet, tydliggör redan i inbjudan kort och koncist vad mötet handlar om, gärna med ett tillägg om det är ”informationsmöte”, ”beslutsfattande”,  ”workshop” etc eller om ni har egna vedertagna taggar för möten i din organisation. Är det externt möte, använd lätta ”taggar” för att förhindra missuppfattningar.

57. Dela agendan i förväg och var tydlig med vad varje punkt innefattar.Dela eventuellt material i förväg – givetvis som en länk så att du kan uppdatera materialet vid behov innan mötet utan att behöva spamma med fler olika versioner av materialet. Var tydlig med om det räcker med att läsa materialet eller om det förväntas att deltagarna själva skall förbereda något.

58. Skall ni vara fler som presenterar i mötet? Säkerställ att ni är samspelta, vem gör vad?

59. Säkerställ dina deltagare. Vad har varje inbjuden person för syfte i mötet? Beroende på vad det är för möte är det oftast bättre med färre deltagare än fler. Informationsmöten och utbildningar kan givetvis hållas med många deltagare.

60. Har du problem med sen ankomst i möten? Börja möten kl XX.05 eller XX.35 – de flesta kommer tro att mötet börjar hel eller halvtimme så förhoppningsvis är de flesta på plats i god tid innan mötets start och ni hinner med lite snick-snack innan mötet. Var en schysst medmänniska, avsluta gärna dina möten 5-10 minuter innan hel eller halvtimmen så får alla lite ställtid innan nästa arbetsuppgift.

61. Säkra mötesupplevelsen i och från  konferensrummen. Kravställ att din organisation har funktionsmässiga mötesrum där både interiören och tekniken är i symbios för att skapa mötesrumsupplevelse. Hybridmöten är en självklarhet – ändamålsenliga lättanvända mötesrum är lika viktigt som ergonomiska arbetsplatser och personliga tekniska enheter.

62. Spela in alla möten! För att dela med de som inte kunde komma visst, men också för de som var där. Spelar du in mötet får du ta del av mötesinsikter efteråt.

63. Ta användning av Insikter från mötet! Sammanfattningen av mötet omvandlar du till dina mötesanteckningar och Action points. Ta användning av Insikter från mötet! Superintressant att efter mötet få svart på vitt vilka som talat mest, men framför allt vilka som talat minst? Beroende på möte kan du dra slutsatser av detta och inför nästa möte i förväg hjälpa de som talat lite att komma bättre till tals?

64. Behövs det ens ett möte eller är detta en Kanal-chatt? Fördelen med chatten är att fler kan komma till tals och vi behöver inte ta hänsyn till fullbokade kalendrar. Möjligheten till att fundera på sina svar i stället för som i mötet svara på ”uppstuds” eller rakt ut kan uppskattas av många och bidra till att fler kommer till tals.

65. Har du som jag fler headsets/ öronsnäckor och olika kameror? Då hoppas jag att du har hittat att det direkt på mikrofon och kamera ikonen i Teamsmötet numer kan växla mellan dina val av ljud och bildenheter, så smidigt!

66. Mitt sista tips är super-analogt. Alla känner till virtuella bakgrunder för att göra det fint och trevligt att titta på dig! Eller avatarer när man av någon anledning inte kan ha kameran på. Men hur har du det själv omkring dig? För att hålla energin och kreativiteten uppe hela arbetsdagen framför Teams så behöver du säkerställa att DIN miljö är trivsam för dig! Kan du sitta nära ett fönster för att titta ut på naturen? Finns det färg och form som får dig att må bra i rummet? Eller kan du med jämna mellanrum ta dig till ytor eller utrymmen för att säkerställa återhämtning för hjärnan? Det finns forskning som visar att sjukhuspatienter som har fri sikt mot naturen tillfrisknar snabbare än de med utsikt mot andra hus.

Josefin Stenmark

Josefin Stenmark jobbar som produktivitetskonsult på Xenit AB, där hon hjälper organisationer och medarbetare att uppnå harmoniska och produktiva arbetsdagar med tekniken som redskap. 

Här är hennes 11 tips

67. Om du har förmånen att ha en Copilot för Microsoft 365-licens vill jag starkt rekommendera att börja din vecka tillsammans med Copilot i Teams!. Jag brukar hälsa på Copilot med en glad fras på måndagsmorgonen och får då ett peppigt svar som hjälper mig komma på banan. Prova prompten: ”Good morning new week! Can you please help me to summarize what I ended this previous friday and what I should focus on today to be prepared for my upcoming meetings this week?”

68. Ett nytt tillskott i appfamiljen i Teams är Möte-appen. Här får du en grym översikt över dina kommande och tidigare möten. Inte minst för de möten där jag själv är arrangör tycker jag det är jättesmidigt att gå in via Möte-appen för att kolla av vilka som accepterat mötet, kunna skicka ut en snabb påminnelse till dem jag har kallat eller kopiera möteslänken via de tre prickarna i nedre kanten av mötesrutan.

69. Ännu en ny hjälpsam app vi har tillgång till i Teams är OneDrive-appen. OneDrive-appen ersätter fliken som tidigare hette Filer, och har uppdaterats rejält för att underlätta för oss att även hantera våra personliga filer inifrån Teams. Att favoritmarkera filer är ett smart knep för att snabbt komma åt filer du jobbar mycket med.

70. En stökig bakgrund i ett Teamsmöte kan lätt distrahera både dig själv och mötesdeltagarna. Det här kan dock AI hjälpa dig att fixa om du har tillgång till Teams Premium. Då kan du nämligen klicka på knappen ”Decorate” för att trolla bort stökiga element i din bakgrund. Synd bara att stöket är kvar när du vänder dig om efter mötet…

71. Om du liksom jag har gästkonton hos flera organisationer ska du hålla utkik efter ikonen med en gubbe och en klocka till vänster om din profilbild i Teamsklienten. Här får du nämligen notiser om någon omnämnt dig inom en annan organisation.

72. Samarbete i Teams gör sig som bäst i kanaler där information och dokument får ett sammanhang. Men för vissa typer av dialoger är gruppchattarna guld värda. Här vill jag tipsa om att namnge dina gruppchattar utifrån vad som ska diskuteras eller vilken kontext de hör till.

73. Ett ytterligare tips vad gäller Teamschattar är att fästa dina mest värdefulla chattar för tillfället, så att du har tillgång till dem högst upp i flödet. Kom ihåg att du när som helst kan ta bort och lägga till fästa chattar så att du skräddarsy din miljö för hur ditt arbete ser ut just nu.

74. En stor fördel med Teams är att det möjliggör snabb kommunikation kollegor emellan. Men ibland går det lite för snabbt. Ett hack för att omedelbart komma till redigeringsläge i ditt senaste chattmeddelande är att klicka på pil upp på tangentbordet.

75. Den vanligaste invändningen till att jobba i Teams som jag hör är att saker försvinner och faller mellan stolarna. Mitt bästa knep för att förhindra detta är att skapa uppgifter i To Do av de meddelanden där jag blir ombedd att göra någonting. Under de tre prickarna vid ett meddelande hittar du menyvalet ”Skapa uppgift”.

76. Visste du att du numera kan vidarebefordra ett meddelande i Teams? Ett smidigt sätt att slippa återupprepa det någon annan sagt. Men du vet väl samtidigt att det bästa med Teams är att kunna jobba öppet och transparent i kanaler?

77. I denna Copilot-era vi lever i är det väl inte mer än rätt att både börja och avsluta med ett Copilot-tips. Tänk dig en kanalkonversation som pågått hela dagen medan du har suttit med viktigt fokusarbete. Det kan vara rätt krävande att scrolla igenom och få grepp om. Be Copilot sammanfatta huvuddragen av konversationen och fråga om någon information är direkt adresserad till dig. 

Bjanka Colic Norrgrens 11 tips

Bjanka Colic är konsult på Diwo och expert på digitala arbetsplatser. Även hon hon har ett förflutet på Microsoft.

Här är hennes elva bästa tips.

78. Den funktionen jag använder absolut allra mest är ingen nyhet men jag tycker att den bör lyftas. PowerPoint Live i möten. Det kräver att man sparar filerna i Teams (SharePoint) eller i OneDrive men det är så otroligt skönt att se sina deltagare, presentationen och sin anteckningar!

79. Jag gillar att jobba effektivt och snabbt och då är snabbkommandon perfekt. Skriv in /call eller /ring i sökrutan och vips så ringer du upp vald person!

80. Brusreducering under dina möten. Ibland sitter man på högljudda platser, grannen som borrar eller kollegor som pratar högljutt och då kan det vara bra att ställa in hög brusreducering under mötesinställningar. Funkar förvånadsvärt bra!

81. Möjligheten att publicera i flera kanaler samtidigt. Detta är guld värt om man vill sprida samma information på fler platser. (Obs du behöver själv vara med i teamen där du vill posta)

82. Sätta tidsperiod för grupprummen. Numera kan man skriva in tiden för när grupprummen ska avslutas och slussa tillbaka deltagarna till huvudmötet.

83. Arkivera kanaler. Tidigare har man bara kunnat arkivera ett helt team vilket inte alltid möjligt om det är fler pågående projekt och initiativ i teamet. Men numera kan man arkivera en kanal. Tre prickarna -> arkivera kanal

84. Intelligent call recap- denna funktion kräver teams Premium eller M365 copilot men är fantastisk bra. Sätt igång inspelning under mötet och efteråt får man en automatisk genererad sammanfattning av mötet. Man kan se när olika personer pratar och få en snabb överblick över vad som ska göras efter mötet

85.Jag läste att det kommer en ny funktioner som lanseras under mars/april. Funktioner heter Discover feed. Där kan du snabbt få en personaliserad översikt över inlägg och meddelanden som du missat i olika kanaler och team.

86. En annan nyhet som kommer är att man kommer kunna sätta olika ljud på sina notifikationer, så nu kommer du kunna höra skillnad på viktiga meddelanden, vanliga inlägg och stänga av ljudet när du sitter i möten.

87. Ibland använder man Allmänt kanalen som den enda kanalen i ett tema. I andra fall så blir allmänt överflödig.En praktisk funktion som precis lanserats är att man kan gömma Allmänt kanalen de gångerna som den inte behöver synas.

88. Det lanseras så mycket nya funktioner i Teams varje månad. Jag brukar själv hantera det genom att boka in möte med med mig själv när jag vill testa ut nya funktioner för att känna mig säker när det väl är dags att visa sina färdigheter i riktiga möten.

Mårten Hellebro 11 tips

Sist ut är Mårten Hellebro som arbetar på Cloudway, och precis som Amanda Sterner och Linus Cansby är Microsoft-MVP. Trion arrangerar också Teamsdagen tillsammans. Dessutom gör Mårten Hellebro Teams-podden ihop med Linus Cansby.

Här är hans elva tips:

89. Jag börjar med två trotjänartips som ligger mig varmt om hjärtat, det första är att sluta chatta. Alltså dessa 1:1 eller gruppchattar som har med jobbet och samarbete att göra. Dessa konversationer ska föras i kanalerna i våra team i Teams så att alla inblandade kan följa med och även hjälpa till, så även våra nya assistenter i form av Copiloter. 1:1 och gruppchattar är bra för korta eller privata chattar.

90. Tysta mobilen när du inte jobbar! Har du inte redan i Teams-appen på mobilen lagt in att du inte vill få notifieringar när du inte jobbar så gör det bums! Andra kan inte hålla reda på när du jobbar och inte, så det är ditt ansvar att du inte bli störd av Teams-pling när du lagar middag, kollar tv eller ska sova. Det är busenkelt och du hittar det under ”Notifieringar” i appen.

91. Utforska det du kanske missat. Bland dina teams i Teams finns nu en ”Utforska”-vy där du får tips på saker du kanske missat, förvånansvärt användbar tycker jag. Visst, har du fullt sjå med att hålla huvudet ovanför notifieringsytan så kan detta verka överflödigt. Testa och ge feedback på det den visar så blir funktionen bättre.

92. Möten har vi ju ofta och gärna så här kommer ett par mötestips, det första är Co-organizerrollen. Där du som mötesorganisatör kan utse en eller flera personer att hjälpa dig köra mötet. Bra att dela upp ansvaret speciellt om det är ett stort eller viktigt (eller både och) möte.

93. Agenda och mötesanteckningar next level. Om du inte börjat använda den nya mötesanteckningsfunktionen som bygger på Loop så är det hög tid. Redan i mötesinbjudan kan du skriva in en agenda som alla direkt får tillgång till och själva kan lägga in saker, och när mötet startar dyker den upp och ni kan gemensamt skriva in anteckningar och beslut. Den finns även kvar efter mötet och i sann Loop-komponent-anda så är den tillgänglig varifrån som helst, för de som ska ha tillgång förstås.

94. Jag vill slå ett slag för kanalmöten, alltså möten som bokas i en kanal i ett team. Alla teammedlemmar får automatiskt tillgång till mötet, möteschatten och eventuell inspelning, allt samlat i kanalen och det som är nytt nu är att du som bjuder in äntligen kan bestämma om medlemmarna ska få en kalenderinbjudan eller inte.

95. Kommer-snart-tips: Glöm blurrad bakgrund eller den företagsgemensamma tråkiga Teamsbakgrunden för snart kan du se riktigt proffsig ut. Med en bakgrund som ett frostat fönster och en företagslogga som ny bakgrund blir du proffsigast i mötet. När funktionen väl rullas ut kan du ladda upp en bakgrundsbild som vanligt men bilden ska ha transparent bakgrund vilket då blir det frostiga tillsammans med en valfri logga eller bild.

96. Pro-tips: Om du har en dator med ett riktigt gaming-grafikkort från NVIDIA kan du få perfekt mötesbakgrund med ”green screen-effekt” utan några gröna skärmar eller annat krångel. Plus att du kan få det att se ut som att du tittar rakt in i kameran fastän du i själva verket läser på skärmen. Inget jag rekommenderar att använda jämt men vid vissa presentationen är det riktigt bra. Kolla efter programmet NVIDIA Broadcast.

97. Avslutar med några Copilot-tips: Om du hade haft en egen kontorsassistent, då hade du självklart sagt hej och tack, och lika självklart hade du varit tydlig med vad du vill att assistenten ska göra. Lika tydlig behöver du vara gentemot din Copilot, med den stora skillnaden att din Copilot oftast inte har någon historik, personkännedom eller kommer ihåg vad det egentligen var du ville ha förra gången. Tänk på det när du ber din Coipilot om något, ju tydligare du är och ju fler ingångsvärden du ger, desto mer relevanta svar får du.

98. Copilot i Teamsmöten: Om du har M365 Copilot informera alla i mötet innan ni börjar, precis på samma sätt som om du hade spelat in mötet. Det ger också en möjlighet att diskutera vad du tänker att den kan användas till i just detta möte. Efteråt, dubbelkolla och rätta ALLTID sammanfattningen innan du publicerar den i mötesanteckningarna eller chatten.

99. Microsoft Copilot (tidigare Bing Chat) är gratis och kan ge dig en massa AI-hjälp. Du behöver inte den kostsamma M365 Copilot-licensen för att sammanfatta dokument, hjälpa till att skriva PM, mejl, spotta ur sig idéer och förbättringsförslag. Var som alltid noga med att inte dela med dig av några företagshemligheter in i denna Copilot, precis på samma sätt som för alla andra Internet-tjänster.