Telias expert: Så skyddar ni er när många jobbar hemifrån

Distansarbete På Telia Cygate jobbar de flesta hemifrån. Deras expert Fredrik Börjesson ger här råd till organisationer hur man kan hantera distansarbetare, utan att tumma på säkerheten.

Telias expert: Så skyddar ni er när många jobbar hemifrån

Ny data från Telia visar att många av de som jobbar i Stockholms innerstad och i Stockholmsförorten Solna jobbar hemifrån. Här är skillnaden störst i Sverige, men på väldigt många orter i Sverige är det mer regel än undantag att de som kan jobba på distans gör det.

Telekom idag ringde upp Telia Cygates cybersäkerhetsexpert Fredrik Börjesson för att prata om it-säkerhet dels vid kriser som denna och vid massivt distansarbete.

Hur gör ni med hemarbete på Telia Cygate?

– Jag har jobbat hemifrån i tre veckor nu, precis som alla hos oss som kan arbeta på distans. Det mesta går ju att göra, men det är klart att man saknar sina kollegor – även de som man normalt sett inte har så mycket kontakt med. Vi har de som jobbar på kontoren också eftersom vi har flera uppgifter som måste utföras eftersom vi har funktioner inom totalförsvaret till exempel, säger Fredrik Börjesson.

Vilka typer av frågor får ni från era kunder om säkerhet?

– Från början handlade väldigt mycket om att kunna säkerställa att alla kan jobba på distans och komma åt rätt information till exempel. Det började för 6-8 veckor sedan, men enstaka frågor kommer fortfarande. Mycket av det här är enkelt att lösa och det är relativt korta projekt. Det handlar om högre krav på it-plattformen, lösningen för distansarbete och hastigheten på uppkopplingarna, säger han och fortsätter:

– Men oftast är det inte tekniken som är problemet, utan sättet att arbeta. Och det är svårare att få till och här är det viktigt att jobba med tydliga och enkla policys för hur vi arbetar hemifrån. Vilka enheter ska vi använda, och vilka samarbetsverktyg. Gör gärna checklistor.

Vad handlar frågorna om nu istället?

– Efterhand har det blivit mer fokuserat på samarbetsverktygen där vissa har varit i blåsväder den senaste tiden för säkerhetsbrister. Jag anser att det viktigaste är inte vilket verktyg man väljer utan att se till att det man väljer uppfyller organisationens krav för både funktioner och säkerhet.

Vad ska företagen göra för att öka it-säkerheten för de som jobbar på distans?

– Det viktiga är att man som organisation tänker igenom den här situationen ordentligt. Jag tycker att man ska se till att utrusta de medarbetare som behöver det med rätt enheter som till exempel dator, platta och liknande. Därutöver ska de på dessa ha tillgång till företagsverktygen de behöver för sitt arbete och rätt säkerhetsprodukter.

Vilka andra säkerhetsproblem dyker upp under kriser?

– Det vi ser är att cyberkriminella utnyttjar läget. Man vill utnyttja att många är rädda för hälsa, arbete och andra saker och då sänder man olika typer av skräddarsydda meddelanden, eller skapar hemsidor. Så mitt råd till individen för att möta detta är: var extra källkritisk innan du klickar på länk eller skickar något vidare. Och till organisation: Var tydlig med hur informationen kommer att komma från er under krisen; är det i mejl från vd eller på en speciell hemsida. Då vet organisationen att de kan lita på den formen.

Hur påverkas vi att möta detta när vi jobbar hemifrån?

– Mycket är ju samma råd som när man jobbar från kontoret, men skillnaden är då att på kontoren finns fler säkerhetssystem och kollegor att fråga.

Hur bör man tänka framåt under Corona-krisen?

– Just nu befinner vi oss i ett läge där många kan jobba och antalet smittade fortfarande inte är jättemånga. Vi vet inte hur det blir framöver, men organisationen bör redan nu kartlägga nästa steg, vad händer om vissa inte kan jobba – hur löser vi verksamhetskritiska uppgifter då. Hur kan man fortsatt lösa uppgifterna och fortsatt ha tillgång till it-systemen.

– Och sen ska man redan nu börja fundera på vad vi kan lära oss av detta. Var noga med utvärderingarna av vad som fungerade bra och vad som bör förbättras. Gör det strukturerat och ta fram ett scenario för hur ni ska göra om något liknande händer igen.

Tror du att det här kommer att få effekter på hur många som jobbar hemifrån på sikt?

– Man kan bara gissa. Men jag tror absolut att vi kommer att få fler svenskar som jobbar på distans. Jag tror också att det kommer att påverka hur vi möts; jag tror på mer chatt och att mötestiderna mer anpassas efter vad som behövs istället för att trycka in i luckor i kalendern.

Fakta

Fredriks checklista i åtta punkter

  1. Se över företagets policy
    Finns det styrning och regler för distansarbete? Det är viktigt att organisationens styrande regler är uppdaterade efter hur organisationen nu skall arbeta på distans.
  2. Instruktioner, rutiner och checklistor
    Är dessa uppdaterade med relevanta arbetsverktyg och nuvarande arbetssätt? Det är viktigt att medarbetarna inte börjar använda egna arbetsverktyg (”shadow-it”) för företagets information. Många har relativt nyligen påbörjat sina molnresor, det är därför extra viktigt att ha rutiner för vilken information som får lagras var.
  3. Processer och nyckelkompetens.
    Vilka affärskritiska processer finns i er organisation och hur kan ni säkerställa att dessa fungerar, även om nyckelpersoner behöver arbeta hemifrån?
  4. Utbildning av medarbetare
    Finns utbildningsmaterial framtaget för alla verktyg och arbetssätt som organisationen skall använda? Hur överförs kunskap mellan medarbetare för att säkerställa att organisationens kritiska processer fungerar även vid bortfall av viss nyckelpersonal?
  5. Verktyg och lösningar för att utföra arbetet på distans
    Det är vanligt att organisationer dimensionerar verktyg som skall användas för distansarbete för en mindre del av medarbetarna.
  6. Helpdesk och stöd
    Det är viktigt att medarbetarna kan nå organisationens helpdesk, även om det vanliga arbetssättet inte fungerar. Kanske kan en gruppchatt med tips och trick där flera medarbetare delar med sig och hjälper varandra vara ett nytt sätt att lösa problem?
  7. Arbetsplatsutrustning
    Finns utrustning för alla medarbetare som behöver arbeta på distans? Går det att använda ett nytt samarbetsverktyg, möter verktygen de lagar och regler organisationen behöver förhålla sig till? Finns headset och annan utrustning som gör det möjligt att kommunicera med hög kvalité?
  8. Tydlig information från interna källor
    Det är viktigt att medarbetarna vet var uppdaterad officiell information kommer att kommuniceras.
Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation och telekombranschen.
Just nu begränsat erbjudande!

Gratis nyhetsbrev!

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Telekomidag sparar mina uppgifter